Jak snadno automatizovat své úkoly: 5 užitečných nástrojů

Na pracovišti trávíte hodiny každodenními úkoly. Myslíte si, že je to součást vaší práce. Ale co když by to šlo zvládnout samostatně a vy byste mohli svůj zásadní čas investovat do kreativního myšlení nebo řešení jiných zásadních problémů? Nebylo by to skvělé?

Konečným řešením tohoto problému je automatizace úkolů. Zjistíme, jaké každodenní úkoly můžete automatizovat, jak probíhá a jaké nástroje vám mohou pomoci.

Jaké typy úkolů by měly být automatizovány

Měli byste zautomatizovat všechny rutinní úkoly, které denně provádíte a které vám zabírají značné množství času, ale nemusí nutně do vaší práce přidávat nic hodnotného.

Zde jsou některé příklady úkolů, které můžete automatizovat. Poznamenejte si ty, které jsou uvedeny v seznamu úkolů.

1. Plánování schůzek

Jeden z největší žrouti času poskytování žádné hodnoty je plánování schůzek. Přestaňte tedy se svými klienty mluvit tam a zpět, abyste našli nejlepší čas, který bude vyhovovat vám oběma. Místo toho otevřete ve svém kalendáři několik slotů a seznam s nimi sdílejte.

Tímto způsobem můžete vyškrtnout všechny úkoly plánování ze svého seznamu úkolů a přesto získat schůzky včas. Nástroje pro automatizaci vám mohou pomoci s integrací aplikací pro plánování a kalendářů.

2. Nudné úkoly

Mnoho úkolů nevyžaduje myšlení vyššího řádu. Jako je třídění a reakce na e-maily, zálohování dat, fakturace a fakturace, zákaznický servis a zapojení, aktualizace kontaktních údajů atd.

Místo toho, abyste je každý den přidávali do svého seznamu úkolů, zvažte jejich automatizaci. A podívejte se, kolik času si uděláte pro sebe.

3. Přenos informací mezi několika aplikacemi

Žádné pracoviště není od tohoto úkolu osvobozeno. Vždy potřebujete data a poté je musíte přenést z jedné aplikace do druhé. Buďte ale chytří, netrávte čas kopírováním nebo importem a exportem spousty dat, která k vám přicházejí pravidelně, různými způsoby. Automatizujte tuto akci.

4. Úkoly, které vám sníží základní čas

Kromě nastavování plánů, odesílání e -mailů a faktur, přenosu dat a dalších přichází další úkol, který se ve skutečnosti jeví jako důležitý - zveřejňování na sociálních sítích. Určitě musíte propagovat svou značku a komunikovat se svým publikem, a proto na těchto platformách zůstat aktivní.

Může vás to ale stát čas, když skončíte v nekonečně opakovaném cyklu lajkování, komentování a sdílení. Automatizujte tedy tento extrémně časově náročný úkol.

5 kroků k automatizaci úloh

Seznam automatizace vašich úkolů může být nekonečný. A někdy to může dokonce záviset na druhu práce, kterou děláte, takže je zde nemůžeme pokrýt všechny.

Přesto vám chceme celý nápad usnadnit. Zde je tedy proces automatizace úloh.

Krok 1: Zapište si denní úkoly

Při vytváření seznamu úkolů, které byste měli automatizovat, začněte takto:

• Zapisujte si úkoly, které denně provádíte.
• Uveďte čas, který věnujete jednotlivým úkolům.
• Přidejte frekvenci, kolikrát potřebujete k provedení těchto úkolů - hodinové, denní, týdenní, měsíční, roční atd.

Jakmile je hotovo. Podívejte se, do které z následujících kategorií spadají. Jsou to úkoly, které jsou:

• Provádíte pravidelně nebo podle plánu?
• Nudné a dá se to udělat bez přemýšlení vyššího řádu?
• Přenášíte informace v aplikacích?
• Jíte základní čas, který můžete investovat do cenných projektů?

Poté, co je uvedete všechny, vyzvedněte si ty, o kterých si myslíte, že by od nynějška měly být automatizovány.

Krok 2: Výzkum

Další krok zahrnuje průzkum správných nástrojů, které můžete použít k automatizaci vašich úkolů. Vycházejte z aktuálních potřeb a rozpočtu. Pokud jste například sóloprotivník, nepotřebujete automatizační nástroj vytvořený pro podniky. Podle toho tedy vybírejte.

Krok 3: Zjistěte nový pracovní postup

Po výběru nástroje, který budete používat k automatizaci vašich úkolů, najděte nový systém pracovních toků, který vám bude vyhovovat, a popište, jak se věci od nynějška budou hýbat. Zajistěte, aby všichni v týmu věděli o nových změnách, aby vše fungovalo bez problémů.

Svému týmu můžete například popsat, jak od nynějška naplánovat schůzky:

1. Vytvořte si svůj profil na Calendly, a přejděte na domovskou stránku.

2. Naplánujte si novou schůzku kliknutím na Vytvořit.

3. Vybrat doba trvání vaší schůzky z levého menu.

4. Vybrat dostupnost času přidáním různých slotů.

5. Zveřejněte svou schůzku kliknutím na další knoflík.

6. Zkopírujte odkaz na schůzku z této stránky.

7. Přidejte odkaz na svůj e -mail klientovi.

Jakmile jsou všichni v týmu s tímto procesem spokojeni, mohou proškrtnout naplánování pravidelných schůzek ze svého denního seznamu úkolů pro každého klienta. Mohou se všemi sdílet stejný odkaz na schůzku/událost. Na základě počtu obsazených slotů se můžete rozhodnout pro ty volné.

Krok 4: Proveďte plán

Jakmile je vše hotovo, implementujte svůj nový plán efektivně. Je pravděpodobné, že budete muset automatizovat řadu úkolů, a váš plán se mohl stát trochu složitějším, než jste si mysleli. V takovém případě využijte pomoc vašeho IT oddělení při vytváření a provádění vašeho nového plánu pomocí vybraného automatizačního nástroje.

Krok 5: Vyhodnoťte a otestujte

Po zautomatizování potřebných úkolů vyzkoušejte hladkost nového plánu pracovního postupu. Zjistit:

• Účinnost prováděných úkolů.
• Jeho dopad na produktivitu zaměstnanců nebo členů týmu.
• Je všem příjemné používání nových nástrojů?
• Má ušetřený čas nějaký vliv na zvýšení vašeho příjmu? (Toto je pro podnikatele, osoby na volné noze a dodavatele.)

Zde je několik skvělých automatizačních nástrojů s jejich stručnými podrobnostmi, které vám ušetří čas strávený průzkumem, jakmile zadáte úkoly, které chcete automatizovat.

Je to populární softwarové řešení automatizace, které vám umožňuje integrovat různý software. Data můžete přenášet z jednoho nástroje do druhého kombinací svých každodenních aplikací, jako jsou Gmail, Dropbox, Slack, Kalendář Google, Mailchimp atd.

Pomocí tohoto nástroje můžete automatizovat tisíce úkolů, jako je tweetování všech vašich blogových příspěvků, ukládání příloh z Gmailu na Disk Google, zálohování všech vašich souborů G-drive do Dropboxu a další.

Tento nástroj je jako Zapier, pokud jde o automatizaci. Pomáhá vám přenášet data mezi různými aplikacemi a provádět další uvedené úkoly. Bezplatná verze IFTTT je ale lepší než Zapier.

Zatímco posledně jmenovanému softwaru trvá nejméně 10–15 minut, než se věci stanou, IFTTT provede okamžitou akci po umístění spouště.

Temnější stránkou tohoto nástroje je, že je vhodný pouze pro podniky s jednou osobou. Nemají žádné verze pro týmy nebo více zaměstnanců. A pokud je to váš požadavek, jděte se Zapierem. Můžete jej použít k nastavení akcí mezi více softwary na základě placené verze, kterou používáte.

Je to skvělý nástroj, pokud jde o automatizaci a správu vašich příspěvků na sociálních médiích. Poskytují vynikající možnosti plánování a doporučují je špičkové značky.

Pokud chcete zvládnout tisíce potenciálních zákazníků, kteří vám přijdou do cesty, bez náboru kompletního prodejního týmu, zvažte LeadFormly. Pomáhá vám zautomatizovat prodejní proces, zvýšit konverzní poměr a segmentovat vaše potenciální zákazníky pocházející přímo z webové stránky.

Tímto způsobem se můžete soustředit pouze na uzavírání obchodů místo plýtvání časem v počátečních procesech vedení.

Jedná se o další jednoduchý automatizační nástroj pro malé podniky. Pomáhá vám rezervovat si schůzky, domluvit schůzky, telefonovat atd.

Aby to fungovalo, stačí nastavit předvolby dostupnosti v Calendly a přidat odkaz do e -mailu s pozvánkou na schůzku. Vaši klienti si pak z tohoto seznamu mohou vybrat čas, který bude vyhovovat jejich potřebám. Konečně, jakýkoli čas, který si vyberou, budou automaticky naplánovány ve vašem kalendáři a budete o tom informováni.

Automatizujte své rutinní úkoly hned teď

Přestaňte trávit hodiny základními, ale monotónními úkoly.

Udělejte si čas na automatizaci všech takových úkolů, procházejte kategorie, které jste právě četli, prozkoumejte nástroje, které vám mohou pomoci, a ušetřete několik hodin denně.

5 způsobů, jak může automatizace zvýšit vaši produktivitu

Automatizace některých opakujících se úkolů, které děláte každý den, vám může ušetřit spoustu času. Zde je několik nápadů na automatizaci, abyste zvládli více práce!

Číst dále

O autorovi