4 tipy pro dokončení profesionálního předání zakázky

Takže vám byla nabídnuta nová práce a jste nadšeni, že můžete začít. Než to však uděláte, musíte skončit ve své současné práci a po odevzdání své práce rezignační dopis, to zahrnuje dokončení předání pro osobu, která nakonec nahradí vy.

Efektivní předání vyžaduje hodně organizace a pochopení toho, co budou vaši kolegové potřebovat vědět. Pojďme se podívat na to, jak můžete tento proces usnadnit všem zúčastněným, abyste se mohli soustředit na zahájení svého nového podniku.

Vytvořte kontrolní seznam předání

Mezi výstupními pohovory a rozloučením je snadné ztratit přehled o všem, co musíte udělat, než opustíte svou práci. Z tohoto důvodu je mít solidní kontrolní seznam pro předání dobrou praxí a udržuje vás v odpovědnosti.

Kontrolní seznam by měl obsahovat vše, co nová osoba ve vaší roli a váš manažer potřebuje vědět, takže byste měli začít shromažďovat tyto informace co nejdříve:

• Vaše každodenní povinnosti
• Informace o konkrétním softwaru a procesech
• Důležité dokumenty
• Jakékoli seznamy klientů, které je třeba předat
instagram viewer
• Klíčové kontakty v rámci společnosti i mimo ni
• Klíčové informace o zaměstnancích (pokud jste manažer)
• Jakékoli projekty, které je třeba dokončit nebo delegovat
• Kdo potřebuje obdržet předání a jakékoli informace, které potřebujete

Příbuzný: Jak může Padlet usnadnit plánování a spolupráci

Kontrolní seznam můžete vytvořit pomocí šablon ve Wordu nebo Excelu, nebo se můžete rozhodnout pro aplikace jako např Todoista a Padlet vytvořit samostatný seznam úkolů. Důležité je, že máte všechny informace někde zapsané, na které se můžete v případě potřeby spolehlivě odvolat.

Mít jasnou časovou osu

Obvyklá výpovědní lhůta je asi 4 týdny a měli byste na to pamatovat při plánování předání. V závislosti na povaze vaší současné práce byste měli očekávat, že budete postupně snižovat své pracovní vytížení, jak budete pracovat do svého posledního dne.

Padlet má vynikající šablonu časové osy, kterou můžete použít, pokud požadujete něco vizuálního, a umožňuje vám vykreslit si výpovědní lhůtu. Prvotní prioritou by mělo být informování relevantních lidí o vašem odchodu (jako jsou klienti, kolegové a externí kontakty), identifikace projektů, které můžete delegovat, a komunikace se svým manažerem o všech potřebných postupech následoval.

Příbuzný: Aplikace se seznamem úkolů pro upřednostňování a správu úkolů

Cílem je nejprve vyřešit nejnaléhavější a časově nejnáročnější úkoly, abyste to poslední týden neuspěchali. Naproti tomu konec vaší časové osy by měl ohrozit především administrativní úkoly a několik drobných nedostatků, které je třeba svázat.

Napište profesionální předávací zprávu

I když pravděpodobně budete mít předávací schůzku se svým manažerem, je dobrou praxí sepsat předávací zprávu, která zajistí hladký přechod. Dokument musí být srozumitelný, konkrétní, stručný a musí se číst jako návod, který plyne.

Microsoft Word je skvělé místo, kde začít, protože je přístupný na všech platformách a bezproblémově se integruje s jinými aplikacemi. Word nabízí velké množství šablon, ke kterým máte přístup z Domov stránku kliknutím Více šablon nad vyhledávací lištou, nebo můžete začít od a Prázdný dokument. Případně můžete jít na Zobrazit > Obrys k uspořádání zprávy do sekcí.

Ať už použijete jakýkoli přístup, měl by být rozdělen do různých sekcí s jasnými názvy, jejichž struktura může vypadat asi takto:

1. Jaká je vaše role a komu se zodpovídáte.
2. Cíle společnosti, očekávání role a postupy s nimi spojené.
3. Seznam užitečných kontaktů.
4. Jak používat příslušný software a přihlašovací údaje.
5. Rozpis vašich týdenních, měsíčních a čtvrtletních povinností.
6. Rozpis vašich probíhajících projektů nebo klientské práce, včetně termínů.

Příbuzný: Alternativy aplikace Microsoft Word, které stojí za vyzkoušení

Pokud jste manažer, budete také muset mít vyhrazenou sekci pro neustálý rozvoj vašeho týmu a práci, na které se podílí. Můžete také čtenáře nasměrovat na místo, kde máte záznamy o svých zaměstnancích.

Do těla textu můžete také vložit hypertextové odkazy, které odkazují na důležité relevantní dokumenty jako je kopie popisu vaší práce, tabulky s podrobnostmi o probíhajících projektech a užitečná společnost procesy. To vám ušetří čas při vypisování předání a zaručí, že čtenář ví, kde co najít. Udělat toto:

1. Přejít na Vložit tab.
2. Klikněte Odkazy.
3. Vybrat Odkazy z rozbalovací nabídky.
4. Vyberte soubor, na který chcete odkazovat.

Nebo můžete držet Ctrl + K přidat hypertextové odkazy a tím se zobrazí vaše složky.

Zavazování volných konců

Bez ohledu na to, jak moc plánujete, vždy se objeví nějaké volné konce, které je třeba dokončit, než budete moci pokračovat. Některé z nich mohou vyžadovat delegování, takže byste měli být připraveni je sdělit svému manažerovi a kolegům.

Software pro řízení projektů jako ásana může tuto část učinit rychlou a snadnou, ale může být stejně efektivní s použitím e-mailu nebo komunikačních nástrojů jako Slack a Microsoft Teams. Stejně jako váš předávací dokument by i předávání částí práce mělo být pro příjemce snadno srozumitelné.

Příbuzný: Ásana vs. Pondělí: Vyberte nástroj Perfect Project Management Tool

Nezapomeňte příslušným stranám zaslat sdělení o tom, na koho se obrátit ve vaší nepřítomnosti a v případě, že existují jakékoli zpoždění s uzavřením vašich účtů, povolte automatické odpovědi na váš pracovní e-mail s těmito informacemi zahrnuta.

Všechny vaše základny pokryty

Nyní, když máte předávací dokument a jasný přehled o tom, jak bude vaše výpovědní lhůta vypadat, jste připraveni začít s přípravou na váš poslední den. Organizovaný a efektivní proces předání vám poskytne klid při přechodu do nové práce a vaši kolegové vám poděkují.

Je naprosto normální cítit se z celé operace ohromen, takže si s tím dejte čas. Za předání nesete stejnou odpovědnost, jako je povinností společnosti shromáždit informace, které požaduje, takže pokud si myslíte, že jste na něco zapomněli, obraťte se na ostatní, aby vám na to přišli.

Se všemi svými základy se můžete těšit na další kapitolu své kariéry a mít dobrý pocit z toho, co jste za sebou zanechali.

10 červených vlajek pro klienty, kterých by si měl být vědom každý nezávislý pracovník

Všichni máme klienty, kteří se nehodí. Zde je několik varovných signálů, které je třeba sledovat při práci s novými klienty.

Přečtěte si další

O autorovi