Co je to interní Wiki a jak si ji můžete založit?

Je těžké udržet své firemní znalosti synchronizované mezi všemi zaměstnanci, když nemáte dobrý způsob ukládání a sdílení informací. To vede k poklesu produktivity, protože zaměstnanci tráví více času hledáním odpovědí namísto práce.

Tento problém vám může pomoci vyřešit interní wiki. V tomto článku vás provedeme procesem nastavení vaší wiki, ale nejprve:

Co je to interní Wiki a jaké jsou její výhody?

Interní wiki je úložiště znalostí, které zaměstnancům umožňuje vytvářet, upravovat a sdílet relevantní firemní obsah a osvědčené postupy. Je to jako centralizovaná databáze, která umožňuje každému zaměstnanci sdělovat informace za účelem zlepšení kolektivních znalostí vašeho týmu a odstranění nadbytečných otázek.

Je to cenné aktivum, které se může chovat jako encyklopedie vaší společnosti a uchovat institucionální znalosti, když váš tým roste.

I když je interní wiki podobná znalostní bázi v tom, že podporuje sdílení informací, hlavní rozdíl spočívá v tom, že jde o nástroj s větší mírou spolupráce, který umožňuje každému

sdílet své odborné znalosti (především pro vnitřní použití). Na druhou stranu specializovaný tým obvykle spravuje znalostní bázi a zahrnuje informace pro interní i externí použití (produkty a služby).

Zde je několik důvodů, proč byste měli vytvořit interní wiki:

• Poskytování rychlého přístupu k informacím ve vaší organizaci zlepší spolupráci mezi různými odděleními nebo v rámci vzdáleného/hybridního pracoviště.
• Mít místo, které obsahuje všechny relevantní informace, zvýší rychlost učení zaměstnanců a produktivitu.
• Interní wiki může zlepšit váš proces registrace. Obsahuje všechny relevantní informace, které noví zaměstnanci potřebují, aby se přizpůsobili svému novému prostředí a dostali míč do hry.
• Interní wiki také poskytují vyšší úroveň zabezpečení a spolehlivosti. Můžete je nastavit tak, aby byly přístupné pouze členům vaší organizace, a eliminuje to riziko ztráty dat na místních pevných discích.
• Interní wiki nástroje jsou uživatelsky přívětivé a umožňují komukoli vytvářet a upravovat obsah jasně a organizovaně pomocí odrážek, hypertextových odkazů, různých barev a dalších cenných funkcí.
• Interní wiki vám může pomoci vybudovat inkluzivnější pracoviště, protože povzbudí každého, aby vytvořil centrální nervový systém vaší společnosti.
• Interní wiki umožňuje vašim týmům komunikovat asynchronně, což snižuje stres z hledání překrývajících se hodin a rizika změny kontextu.
• Umožňuje vám zabránit ztrátě znalostí při odchodu zaměstnanců.

Jaký typ obsahu můžete ukládat do své interní Wiki?

Přestože interní wiki pojme všechny informace o vaší organizaci, je nejlepší zaměřit se na nejrelevantnější obsah, který vaše týmy potřebují ve svých každodenních operacích, včetně:

• Novinky a aktualizace společnosti
• Návody na interní software
• Školicí a vstupní dokumenty
• Technické poznámky
• Běžné pracovní postupy
• Poznámky ze schůzky
• Firemní zásady atd.

Výběr vašeho interního softwaru Wiki

I když má každá společnost odlišné potřeby a požadavky, existují některé základní funkce, na které je třeba při výběru interního nástroje wiki dávat pozor. Zde je několik důležitých funkcí, které je třeba zvážit:

• Vyberte si wiki software, který integruje populární nástroje interní komunikace jako Slack, Microsoft Teams, Asana, e-maily atd., abyste se vyhnuli neustálému přepínání mezi nimi za účelem přístupu k důležitým informacím.
• Jedním z hlavních cílů interní wiki vaší společnosti je zkrátit čas, který vaše týmy stráví hledáním informací. Vzhledem k tomu, že vaše firemní wiki může obsahovat mnoho informací, je důležité, abyste si pro rychlé procházení souborů vybrali nástroj s efektivními vyhledávacími funkcemi.
• Interní wiki software by měl poskytovat přístup a správu práv, aby byl obsah chráněn před cizími osobami.
• Váš wiki nástroj by měl umožnit více uživatelům přístup a přispívat v reálném čase.
• Vyberte si nástroj, který vám umožní vytvářet samostatné pracovní prostory pro různá oddělení. Je to proto, že vaše týmy budou produktivnější, když budou mít přímý přístup k obsahu relevantnímu pro jejich funkce.
• Wiki software, který si vyberete, by vám měl umožnit sledovat změny a aktualizace. Vy nebo tým odpovědný za údržbu wiki byste měli vědět, kdo a kdy změny provádí.

Několik nástrojů tedy poskytuje výše uvedené funkce a přitom je uživatelsky přívětivé, z nichž jeden ano Tettra.

Nejlepší postupy pro budování vaší interní Wiki pomocí Tettra

Je nezbytné, abyste měli podrobný plán pro vytvoření své interní wiki před tím, než se připojíte k týmům. Zde je několik kroků, které můžete provést:

1. Strukturujte své informace

Po výběru softwaru pro wiki můžete obsah rozdělit do hlavních kategorií pro lepší organizaci. Například:

• A Společnost sekce, kam budete přidávat celofiremní informace, jako jsou aktuality a novinky.
• Vytvořit HR sekce pro firemní zásady, zaměstnanecké odměny a benefity, prázdninové politiky.
• Můžete také nastavit a oddělení kategorie, kde mohou jednotlivá oddělení ve vaší organizaci rychle přistupovat k relevantním informacím.
• Další šikovnou kategorií může být Výcvik, pro vaše návody a další školicí materiály.

Můžete vytvořit více kategorií podle potřeb vaší společnosti. Cílem je zde lépe uspořádat váš obsah, aby každý věděl, kde najde konkrétní informace.

2. Importujte nebo vytvořte obsah

Po vytvoření jasné a organizované struktury pro vaši firemní wiki můžete nyní importovat stávající obsah, pokud jej máte, nebo vytvořit nový obsah ve svých kategoriích wiki.

Skvělým místem pro začátek by bylo vytvoření a Začínáme kategorie pro zahrnutí vašeho Interní Wiki průvodce. V této příručce můžete vysvětlit, jak bude tento projekt užitečný ve vaší organizaci, a osvědčené postupy, jak jej využít.

3. Nastavit integrace

Nastavte integrace, abyste zajistili, že budete moci používat své stávající interní nástroje k přidávání/aktualizaci obsahu na vaší interní wiki. Snadno tak přispějete obsahem, který by jinak trval příliš dlouho, nebo jen vytvoříte celkově lepší zážitek pro uživatele.

To zahrnuje připojení vaší chatovací aplikace, takže uživatelé mohou vymýšlet nápady, zveřejňovat je ve službě Tettra, aby je viděli ostatní, a dokonce v případě potřeby otevřít položku úkolu přímo tam. To pomůže zvýšit přijetí interní wiki tím, že se stane nedílnou součástí každodenních pracovních postupů každého.

4. Nakonfigurujte přístupová práva a oprávnění

Konfigurace přístupových práv a oprávnění vám umožňuje určit, kdo má přístup k jakému obsahu. To je důležité, protože můžete přidat obsah, který je relevantní pouze pro konkrétní tým ve vaší organizaci. Nebo můžete chtít omezit přístup k určitým dokumentům. Můžete to udělat v Tettra pod Nastavení týmu.

5. Spusťte svou Wiki

Nyní je čas rozsvítit světla a nechat všechny používat vaši interní wiki. Chcete-li to provést, můžete poslat e-maily členům týmu přímo prostřednictvím nastavení v Tettra. Jakmile to uděláte, vyzvěte je, aby si přečetli wiki průvodce, který jste přidali do kategorie Začínáme.

Podpořte spolupráci svého týmu nastavením firemní Wiki

Nastavení interní wiki je skvělý způsob, jak ukládat a sdílet informace. Mnoho společností toto nemá, ale může to být užitečné v mnoha ohledech.

Umožňuje lepší spolupráci mezi týmy a odděleními a zaměstnancům poskytuje více příležitostí učit se jeden od druhého. Použijte tyto tipy jako základ pro vytvoření vaší firemní wiki.

Jak používat nástroj Wiki v Microsoft Teams

Microsoft Teams má interní nástroj Wiki, který vám umožňuje bezproblémově spravovat a shromažďovat informace. Zde je návod, jak jej používat!

Přečtěte si další

O autorovi