Jak používat Microsoft Outlook pro řízení projektů

Pokud vy nebo vaše firma již používáte Microsoft Outlook jako svou e-mailovou aplikaci, je dobré jej používat jako plnohodnotný nástroj pro řízení projektů. Proč používat další obtížný software s neznámým rozhraním, když můžete ke svým seznamům úkolů v aplikaci Microsoft Outlook přiřadit úkoly, nastavit připomenutí a termíny splnění?

Maximalizace vaší produktivity je s aplikací Microsoft Outlook snadná. Je dodáván s mnoha užitečnými nástroji, které vám pomohou kategorizovat projekty, označovat je a dělat mnohem víc. Pojďme se podívat na to, co všechno můžete dělat s Microsoft Outlook jako nástrojem pro řízení projektů.

1. Přidělte úkoly

Pokud pracujete v malém týmu, přidělování úkolů je jednoduché a bez námahy, když používáte Microsoft Outlook. Jít do Dělat na levém panelu a pokračujte Přidejte úkol.Po přidání úkolu klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vytvořit nový seznam z tohoto úkolu.

Po vytvoření seznamu úkolů klikněte pravým tlačítkem a vyberte Sdílejte seznam. Budete mít možnost Vytvořit odkaz na pozvánku

aby lidé umožnili lidem připojit se a upravovat tento seznam úkolů. Tato funkce je neuvěřitelně užitečná pro třídění projektů v rámci malého nebo středně velkého týmu.

2. Přidejte e-mailový alias

Pracovní aktualizace a projektová komunikace se mohou ztratit v přívalu každodenních e-mailů, které dostáváte, i když jste příliš opatrní. Jeden zmeškaný e-mail může způsobit zpoždění a námitky všeho druhu. Jedním jednoduchým způsobem řešení tohoto problému je vytvoření e-mailového aliasu v aplikaci Microsoft Outlook.

Je to další e-mailová adresa, která používá stejný seznam kontaktů a nastavení pro příjem e-mailů. Můžete to udělat tak, že půjdete na Přidejte alias a vytvoření nové e-mailové adresy nebo použití stávající, která bude fungovat jako váš alias. Všechny e-maily přijaté na tuto adresu budou ve výchozím nastavení umístěny do speciálního softwaru pro správu projektů.

3. Vytvořte skupinu

Pokud se snažíte informovat všechny členy projektu o všech aktualizacích projektu, můžete snadno vytvořit skupinu. To také usnadňuje sdílení kalendářů (o tom později).

Jít do Lidé na levém panelu a vyhledejte Skupiny a vytvořit jeden. Budete požádáni o přidání členů, a jakmile to uděláte, zobrazí se vám skupinové e-mailové ID, kam můžete posílat všechny e-maily související s projektem a získat přístup ke skupinovému kalendáři. Můžete nastavovat nové události, dostávat informace o nadcházejících a předcházet termínům.

4. Sdílejte kalendáře

Není nic lepšího, než být na stejné vlně, když pracujete na projektu. Viditelnost projektu je zásadní pro úspěch projektu. Dobrým způsobem, jak to zajistit, je sdílení projektového kalendáře, který je přístupný všem členům projektu.

PŘÍBUZNÝ: Jak zajistit, aby Outlook méně rušil pomocí těchto rychlých tipů

Můžete nejen vidět, na čem ostatní pracují, ale také se zaměřit na milníky událostí a klíčové události projektu, které se blíží. Díky takové integraci kalendáře vám nikdy neuniknou důležité aktualizace. Nyní můžete kalendář sdílet se svými kontakty.

Vpravo nahoře najdete možnost sdílení a můžete se také rozhodnout, že se budou aktivity kalendáře projektové skupiny zobrazovat ve vašem kalendáři, abyste zůstali aktuální.

5. Použijte pravidla k řízení projektu

Pokud byste chtěli zautomatizovat několik světských procesů a převzít kontrolu nad svou e-mailovou schránkou a také nad svým projektem, není lepší způsob, jak to udělat, než použít pravidla. Chcete-li začít, můžete jednoduše kliknout pravým tlačítkem na e-mail a přejít na Pokročilé akce.

Klikněte na a Vytvořit pravidlo z rozbalovací nabídky. Můžete buď přesunout stávající e-mail do složky podle vašeho výběru, a pokud chcete udělat více, vyberte Více možností.Můžete také přidat akci a rozhodnout, co se stane pokaždé, když obdržíte e-mail od tohoto příjemce.

6. Kategorizovat vše

Když je vaše práce vzdálená a hodně komunikace probíhá přes e-mail, je nejlepší kategorizovat a označit různé projekty, abyste nepřišli o důležitou korespondenci. Můžete kliknout pravým tlačítkem na e-mail a vybrat si kategorizovat z rozbalovací nabídky. Nyní si můžete vybrat buď z již dostupných kategorií, nebo přistoupit k vytvoření nové.

Pokud musíte provést změny ve stávající kategorii, můžete to udělat v Spravovat kategorie.

7. Použijte vyhledávací lištu

Pokud nejste zastáncem kategorizace všeho nebo označování e-mailů, můžete k vyhledání e-mailů projektu použít vyhledávací lištu. Zadejte relevantní klíčové slovo a pokaždé najde přesně to, co hledáte.

PŘÍBUZNÝ: Jak barevně kategorizovat kalendář Outlooku

Vyhledávací panel vám umožňuje vyhledávat konkrétně ve složce podle vašeho výběru nebo v podsložce, což vám usnadní úkol. Šetří to čas a také velkou námahu. Kromě toho můžete také vyhledávat ve smazaných e-mailech, historii konverzací nebo zadat další podrobnosti, jako je předmět, klíčové slovo a příjemce, abyste našli to, co hledáte.

8. Vytvořte nové složky pro odlišení projektů

Vždy můžete nastavit novou složku, která bude obsahovat informace o projektu. Když to uděláte, šance na smíchání projektů nebo chybějící důležité e-maily a termíny by se snížily na minimum. Klikněte na tři řádky v levém horním rohu obrazovky a přejděte na konec rozevíracího seznamu.

Tam najdeš Nová složkaa vytvoření nové složky vám zabere méně než sekundu.

9. Používejte Excel, PowerPoint, Word a OneNote

Microsoft Outlook nebo jeho webová verze Outlook.com je součástí aplikace Excel, PowerPoint, Word a OneNote. K sadě softwaru pro produktivitu od společnosti Microsoft můžete snadno přistupovat z domovské stránky. Najdete je na levém panelu a můžete začít okamžitě.

Tyto integrace vám pomohou vytvářet prezentace, přidávat poznámky, vytvářet tabulky a dokumenty během okamžiku – to vše z pohodlí jediné obrazovky.

Microsoft Outlook usnadňuje řízení projektů

Microsoft Outlook, ideální pro vzdálené týmy, které pracují online, je mimořádně užitečný pro přidělování úkolů a automatizaci všedních úkolů. Když máte možnost vytvářet nové složky, podsložky, e-mailové aliasy a vše třídit do kategorií, nic se nemůže pokazit.

Microsoft Outlook může být užitečný pro vaše projektové řízení tím, že vám umožní vytvářet úkoly z e-mailu, vytvářet rychlé poznámky a vytvářet nástěnky, takže vše vidíte na první pohled. S nástrojem pro řízení projektů, který je dodáván se známým rozhraním vaší e-mailové aplikace, můžete mít své nástroje produktivity pod kontrolou kdekoli a kdykoli.

5 nejlepších nástrojů pro Microsoft Outlook

Chybí vám nějaká funkce v Microsoft Outlooku? Zde je několik nástrojů aplikace Outlook, které do vaší doručené pošty přidávají užitečné funkce!

Přečtěte si další

O autorovi