Jak vytvořit termín, který vám bude skutečně vyhovovat

Termíny by měly být více motivační a méně stresující, ne naopak. Pokud z vás termín nemůže přinést to nejlepší ve stanoveném čase, je to k ničemu. Proto musíte být opatrní při nastavování termínu pro projekt na prvním místě.

Pokračujte ve čtení tohoto článku, abyste věděli, jak si můžete vytvořit termín, který můžete dodržet.

1. Zvažte cíle a směrnice projektu

Pokud chcete vytvořit konečný termín pro projekt, na kterém vy nebo váš tým pracujete, musíte mít jasné cíle projektu. Kromě obecných cílů by měly existovat také některé konkrétní pokyny.

Zvažte všechny tyto skutečnosti, abyste porozuměli odhadované době dokončení při dodržení pravidel a předpisů. Před zahájením projektu se také ujistěte, že si je každý vědom pokynů a cílů kolaborativního objektu.

2. Rozdělte úkol na menší jednotky nebo dílčí úkoly

Chcete-li vytvořit konečný termín pro projekt, musíte jej rozdělit na několik menších částí. Tyto menší části jsou také známé jako úkoly a podúkoly. Později vytvořte samostatné termíny pro každou nejmenší úkolovou jednotku.

Před stanovením konečného termínu pro celý projekt také zvažte závislosti úkolů. Termín pro nezávislé úkoly dejte dříve a pro závislé úkoly později.

Vysvětlete závislosti spoluhráčům. Pochopí tak důvod rozdílných termínů pro jednotlivé úkoly.

3. Udělejte si dostatek času na vytvoření termínu

Stanovení termínu uzávěrky projektu není o nic méně důležité než ostatní úkoly s ním spojené. Proto nikdy nespěchejte s termínem. Může vás to nevědomky donutit vytvořit nerealistický, který vám bude určitě chybět.

Na dokončení termínu splatnosti si vždy věnujte dostatek času. Ujistěte se, že vám ve spěchu neuniknou žádné zásadní body.

4. Zvažte možné důvody zpoždění projektu

Zpoždění projektů se v dnešní době stalo zcela běžnou záležitostí. Téměř všechny týmy mají záznam o předložení projektů po termínu. Pokud se totéž stalo vašemu týmu, zjistěte důvod zpoždění projektu.

Pokud minule způsobil zpoždění projektu nereálný termín, mějte pro svůj další projekt liberálnější termín. V případě jakýchkoli jiných důvodů si nastavte termín, kdy budete mít dostatek času na vyřešení problému, pokud se bude opakovat.

Pokud nemáte přímou zkušenost se zpožděním projektu, zvažte běžné možné příčiny a stanovte si termín, abyste se jim všem vyhnuli.

5. Pozor na konfliktní priority

V tomto konkurenčním světě většina lidí pracuje na více projektech současně. Tyto protichůdné priority mohou způsobit, že vaše termíny nebudou dosažitelné. Abyste tomu zabránili, zkontrolujte pracovní šířku pásma každého člena týmu až do uzávěrky vašeho projektu.

Po zohlednění priorit každého člena projektu můžete přijít s reálným termínem. Možná budete muset odstranit některé členy z projektu a najmout nové lidi, aby projekt dokončili v odhadovaném čase poskytnutém klientem.

Příbuzný: Nejlepší techniky pro freelancery pro upřednostňování úkolů zdarma

6. Získejte názor od zainteresovaných stran

Úspěšný projekt vyžaduje společné úsilí všech zúčastněných, včetně dodavatelů třetích stran. Není potěšující, když uprostřed projektu zjistíte, že jeden z vašich životně důležitých zdrojů je nedostupný kvůli dovolené.

Proto musíte získat názory všech zainteresovaných stran projektu na termín. Stanovte si předběžný termín a zeptejte se, zda považují termín za přiměřený ve srovnání s jejich pracovní zátěží a prioritami. Před konečným termínem můžete mít se svým klientem také několik schůzek.

7. Poznejte svou ideální úroveň stresu

Musíte souhlasit s tím, že ideální množství stresu vždy funguje jako motivace. Když tedy říkáme, že termíny by neměly být stresující, neznamená to úplně odstranit naléhavost. Každý termín, který vytvoříte, by měl zahrnovat mírnou míru stresu. Duševně vás to nabudí nebo inspiruje k dokončení práce.

Ideální úroveň stresu se liší v závislosti na osobě a obtížnosti úkolu. Stanovte si tedy termín s ohledem na správnou úroveň stresu, která vám nejen umožní včas dokončit úkol, ale také vám přinese to nejlepší.

Příbuzný: Dovednosti sebeřízení, které si osvojíte pro produktivitu osobního a pracovního života

8. Přidělte čas navíc pro změnu rozsahu

Ať už pracujete pro klienta nebo na interním projektu pro vaši organizaci, může dojít ke změnám rozsahu. Vzhledem k tomu, že není možné předvídat tečení rozsahu, je lepší mít na to nějaký čas při plánování termínu.

Tým může čelit změně rozsahu projektu v kterémkoli bodě pokroku. Při vytváření termínu splatnosti si proto ponechte v ruce nějaký čas na úpravu rozsahu. Můžete také svému klientovi vysvětlit, že jste pro tento konkrétní účel upravili nějaký čas navíc.

9. Buďte připraveni na problémy na poslední chvíli

Nikdo nechce promeškat termín. Zvažte proto každou možnost, která může způsobit zpoždění vašeho projektu, včetně problémů na poslední chvíli. Někdy mohou spoluhráči čekat až do posledního dne, než dokončí zadaný úkol.

Poslední den může nastat mimořádná situace – někdo může onemocnět nebo mít potíže s počítačem nebo připojením k internetu. Chcete-li se vyhnout takovým problémům, kterým se lze vyhnout, vytvořte měkký termín jeden nebo dva dny před původním termínem.

Když každý odevzdá svou práci před termínem, může se projekt podat včas. Pokud někdo zmešká měkký termín, můžete úkol delegovat tak, aby byl dokončen v termínu. Ušetří vás to před neočekávaným zpožděním projektu.

10. Udržujte termín dosažitelný

Jakmile zvážíte všechny výše uvedené faktory, měli byste přijít s dosažitelným termínem. Poté, co dokončíte týmové kolegy a budete mít úplnou představu o jejich dostupnosti a prioritách, měli byste bez problémů stanovit termín, který bude každému vyhovovat.

Máte-li jakékoli pochybnosti, měli byste přímo požádat své kolegy o vysvětlení. Nástroje pro řízení projektů vám mohou pomoci sledovat průběh projektu a dostupnost zdrojů, pokud potřebujete změnit plán.

Dokončete úkoly před termínem

Pouze dosažitelný termín může zajistit dokončení úkolu v termínu.

Nezapomeňte při vytváření termínu dodržovat tipy uvedené v tomto článku, aby byl realistický. V případě jakýchkoli neočekávaných okolností můžete svůj projekt vrátit zpět na správnou cestu.

Jak rychle vrátit odložený projekt zpět na trať

Zde je deset účinných způsobů, jak dostat zpožděnou časovou osu projektu na správnou cestu, což vám umožní dokončit projekt včas.

Přečtěte si další

O autorovi