Jak používat metodu inventarizace závazků k optimalizaci správy úloh

Máte někdy pocit, že toho máte tolik na práci a nemáte na to dost času? Pokud ano, pravděpodobně patříte k většině populace. Ať už jde o práci nebo domácí povinnosti, vždy je potřeba něco udělat.

Možná jste vyzkoušeli všechny možné různé techniky produktivity, abyste se dostali na vrchol své pracovní zátěže, ale stále jste zaostávali. Pokud však chcete zlepšit svůj time management a řízení úkolů, může být vaší odpovědí inventář závazků.

Jak funguje inventarizace závazků?

Závazkový inventář je nástroj pro správu úkolů, který vám umožňuje efektivněji řídit svůj čas. Je to přímočaré, i když vyžaduje trochu plánování, aby to fungovalo. V podstatě vytvoříte kategorizovaný inventář všech svých závazků a rozhodnete se, kolik času přidělíte každé části.

Inventář, který vytvoříte, může být specifický pro práci, v takovém případě byste si zapsali všechny různé typy úkolů, které v rámci své práce děláte. To by mohlo zahrnovat administrativu, marketing, projekt A, projekt B a schůzky jako příklad.

Cílem je vypočítat, kolik času v procentech vám zabere, abyste práci v každé kategorii vykonali na dobré úrovni. Pokud zjistíte, že váš procentní podíl přesahuje 100 %, budete se muset rozhodnout, co ze svého inventáře odstranit.

Příbuzný: Důvody, proč byste měli používat myšlenkové mapy ve svém každodenním životě

Inventář závazků vám přesně ukáže, kam se váš čas musí ubírat a proč nemůžete všechno stihnout. Pomůže vám uklidit si povinnosti a umožní vám soustředit se na to, co je možné a důležité.

Vytvořte seznam závazků

Pro začátek si budete muset vytvořit seznam závazků, což by měly být kategorie úkolů, které děláte. Měl by to být důkladný seznam a měl by obsahovat vše, co musíte v rámci své práce udělat. Můžete vytvořit samostatný inventář pro domácí povinnosti nebo jej zkombinovat se svým pracovním.

Trello je vynikající aplikace pro generování vašeho seznamu, protože můžete vytvářet nástěnky s více seznamy a prohlížet je vedle sebe. Chcete-li začít, postupujte takto:

1. Na Trello nahoře klikněte Vytvořit > Vytvořit nástěnku.
2. Pojmenujte si desku a klikněte Vytvořit.
3. Klikněte na Titul z prvního seznamu zadejte „Závazky“, abyste jej přejmenovali, a stiskněte Vstupte na vaší klávesnici.
4. Klikněte Přidat kartu k vytvoření nové kategorie, např. administrace.
5. U každé kategorie můžete napsat do Popis karty jaké úkoly spadají do této kategorie.

Nyní, když máte svůj seznam závazků, můžete začít počítat procento času, které budete na každý z nich potřebovat. Nebuďte v tuto chvíli vzácní ohledně celkového procenta; stačí napsat vedle každého závazku, kolik času byste rozumně potřebovali, abyste to udělali dobře.

Příbuzný: Tipy pro správu desek Trello

Jakmile to uděláte, můžete sečíst procenta a najít svůj součet. Zde většina lidí zjistí, že jejich součet přesahuje 100 %.

Být realistický ohledně svého času

Zákon procent velí, že 100 % vašeho času je maximum, které můžete věnovat. Pokud vaše závazky vyžadují více než toto, je pravděpodobné, že buď podáte špatný výkon, nebo prostě nebudete věci dělat vůbec.

Proto se budete muset rozhodnout, co je třeba odstranit z vašeho inventáře, abyste mohli podávat dobré výkony a správně řídit svůj čas. Odstranění věcí z tohoto seznamu může být náročné, zvláště pokud to znamená opustit projekt nebo říci lidem ne. Je však nutné být realistou ohledně toho, co je v daný den nebo týden možné.

Možná budete chtít odebrat pracovní úkoly, které:

• Můžete snadno delegovat.
• Jsou další povinnosti, na které nemáte čas, tedy konkrétní projekty.
• nejsou nutné.

Chcete-li odstranit karty na Trello, umístěte kurzor na kartu a klikněte na Upravit ikonu a vyberte Archiv. Pokračujte v tom, dokud vaše závazky nebudou tvořit 100 % vašeho času.

Příbuzný: Jak dodržet termíny a dokončit úkoly včas

Použijte svůj inventář závazků pro správu úkolů

Když je inventář závazků dokončen a připraven k použití, je důležité dodržet časové limity, které jste každému závazku přidělili. To lze snadno provést nastavením úkolů na základě každého závazku.

Řekněme například, že jste administraci přidělili 15 % svého času, což zahrnuje kontrolu e-mailů, psaní poznámek a sepisování zápisů z jednání. Administrátorský čas by tedy měl zabírat pouze 15 % vaší pracovní doby, bez přestávek.

Můžete to bez problémů spravovat na Trello pomocí desky, kterou jste již vytvořili. Kliknutím na nástěnku Trello můžete vytvořit seznam úkolů Přidejte další seznam.Pro každý úkol (kartu), který přidáte, můžete vybrat Upravit > Upravit štítky a vyberte si barvu, která bude reprezentovat každý váš závazek. Tímto způsobem můžete sledovat, kolik času strávíte na každém z nich.

jestli ty naplánujte si úkoly do kalendáře, můžete to snadno spravovat nastavením kategorií v digitálním kalendáři. V aplikaci Outlook to můžete provést výběrem Kategorie na pásu karet a v Kalendáři Google jednoduše klikněte pravým tlačítkem na událost a vyberte barvu, která bude tuto kategorii reprezentovat. Získáte tak jasný přehled o svém týdnu a o tom, jak si stojí v porovnání s vašimi závazky.

Příbuzný: Nejlepší bezplatné šablony pro stanovení priorit pro vaše projekty

Postupem času si můžete všimnout, že je potřeba procenta upravit. Může to být způsobeno tím, že jste byli příliš štědří na svůj čas, nebo nebyli dostatečně štědří. V takovém případě přehodnoťte svůj inventář a proveďte potřebné změny.

Úkoly pod kontrolou

Díky inventáři závazků budete mít mnohem lepší přehled o tom, jak zvládáte svou pracovní zátěž. Pomůže vám efektivně stanovit priority vašich povinností. Je snadné vyvinout tlak na sebe, abyste udělali všechno, ale realita je taková, že to nikdo nedokáže. Místo toho, abyste se snažili všechno nacpat, udělejte krok zpět a podívejte se na to, co je před vámi.

Stanovte si během pracovního týdne hranice a budete schopni lépe plnit povinnosti, na kterých vám nejvíce záleží. Nejen to, ale budete mít funkční důkazy o tom, kde trávíte svůj čas, a budete moci provádět změny podle potřeby.

Ásana vs. Pondělí: Vyberte nástroj Perfect Project Management Tool

Asana a Monday jsou oblíbené nástroje projektového řízení, ale jak se srovnávat? Zjistěte, který z nich je lepší!

Přečtěte si další

O autorovi