Jak rychle napsat efektivní e-mail (4 nástroje AI, které můžete použít)

Na rozdíl od běžných textových zpráv je psaní e-mailů jiné. Lidé mají tendenci hodně přemýšlet, když přijde na psaní e-mailu od začátku. Přemýšlíte, co zahrnout, čeho se vyvarovat a bůhví, jestli to, co právě píšete, je vůbec správné?

Jako poskytovatel služeb musím každý den napsat desítky e-mailů. A to ze mě dělá perfektního člověka, který odpovídá na vaše otázky.

Se správnými informacemi je psaní efektivních e-mailů rychlejší stejně snadné jako psaní zprávy v chatovací aplikaci. Pak můžete také použít nástroje AI k urychlení procesu. Zde je návod.

10 tipů, jak rychleji psát efektivní e-maily

1. Zacházejte s předmětem jako se souhrnem vašeho e-mailu

Když musíte poslat e-mail, první věc, kterou musíte vyřešit, je napsat silný předmět. Je to první věc, kterou váš příjemce uvidí, a každý e-mail se špatným nebo žádným předmětem může být smazán nebo skončit ve složce se spamem.

Proto možná budete potřebovat další minutu na přemýšlení a napsání. Nejjednodušší způsob, jak zabránit tomu, aby řádky předmětu nebyly obecné nebo vágní, je považovat je za nadpisy. Jediné, co musíte udělat, je shrnout svůj e-mail stručným, ale informativním způsobem.

2. Pozdravte je

Po řádku předmětu musíte nastavit tón svého e-mailu a udělat dojem na příjemce. Pozdravit je, formálně nebo neformálně, je perfektní způsob, jak to udělat. Pokud jste zmatení, zvolte formální způsob.

Zde jsou různé způsoby, jak pozdravit své příjemce:

• Ahoj: To je pro přímé a přátelské rozhovory.
• Ahoj: Je to jednoduché a slušné.
• Milý: Je to trochu nepřirozené, ale můžete to použít při kontaktu s vedoucím pracovníkem nebo tak.

3. Přidejte úvodní větu

Poté, co pozdravíte svého příjemce, musíte cítit svědění mluvit o tom, o čem váš e-mail je, ale na chvíli se zastavit. Než cokoli řeknete, napište úvodní větu, aby váš e-mail začal s dobrým tokem.

Jedním z nejlepších způsobů, jak to udělat, je přidat otevírací čáru.

Zde je několik příkladů, které můžete přímo použít:

• Dovolte mi abych se představil.
• je skvělé, že vás slyším.
• Doufám, že se máš dobře.
• Obracím se na ____
• Děkuji za aktualizaci.
• Přihlašuji se na ____
• Gratulujeme k vašemu (nedávnému úspěchu).

4. Představit se

Pokud někomu posíláte e-mail poprvé, musíte se nejprve představit, než budete mluvit o čemkoli jiném.

I když lidé obvykle mluví celé hodiny, začnou se potit, když jsou požádáni, aby se představili. nebojte se. Nemusí to tak být. Pro usnadnění použijte jeden z následujících formátů.

• Jmenuji se (Celé jméno) a jsem (Vaše současná role).
• Jsem (celé jméno) a pracuji pro (průmyslovou) firmu s názvem (jméno společnosti).

Nejlepší praxí je zahrnout pouze jednu nebo dvě věty o sobě a nic víc.

5. Dostaňte se rychle k bodu

Nejlepším způsobem, jak zajistit, aby váš e-mail byl pro příjemce cenný, je zajistit rychlé doručení požadovaných informací. Jinými slovy, dostat se k věci rychleji.

Pozdravili jste příjemce, napsali úvodní řádek/představili se a teď napište, proč mu posíláte e-mail. Pokud musíte diskutovat o více věcech, upřednostněte je a začněte svůj e-mail tím nejdůležitějším. Může to být odpověď na otázku nebo podání žádosti.

Příbuzný: Gmail hacky, které vám pomohou udělat více

6. Zahrňte jeden velký nápad

Pokud se váš e-mail ukáže být trochu zdlouhavý, vezměte si tip z běžného psaní obsahu a na konec přidejte závěr nebo velkou myšlenku.

Zaměří se na to nejdůležitější. Například potřebujete něco udělat jako první, nebo potřebujete okamžitou odpověď, abyste mohli pokračovat v projektu atd. Můžete také přidat závěr tak, že řeknete něco jako: Hlavním poznatkem z naší diskuse je [____].

7. Udržujte to stručné

Průměrný profesionál obdrží přes sto e-mailů denně. Znamená to, že většina lidí, které kontaktujete, je zaneprázdněná. Bez ohledu na to, jak moc vás mohou mít rádi, pravděpodobně nebudou mít chuť na nějaké toulání. Udržujte své e-maily krátké a sladké.

Další nevýhodou dlouhých e-mailů je to, že se někdy stávají vágními, mimo hlavní bod nebo mohou dokonce způsobit nedorozumění.

8. Buďte ohleduplní a velkorysí

Krása psaní uctivých a zdvořilých e-mailů spočívá v tom, že s někým můžete nesouhlasit, prezentovat jiné názory nebo dokonce požádat o laskavost, ale i tak budou znít dobře.

Pokud ve svém e-mailu plánujete udělat něco takového, zvažte nejprve poděkování příjemci nebo pochválení za jeho práci nebo nápady. Poté prezentujte svůj názor, aniž byste přímo uvedli, co udělali špatně nebo úplně špatně.

9. Přidejte závěrečnou větu

Váš závěrečný řádek závisí na typu odpovědi, kterou očekáváte od osoby, které posíláte e-mail. V závislosti na kontextu můžete svůj e-mail ukončit prohlášením nebo uzavřenou otázkou. Vyhněte se však za každou cenu uzavření s otevřenou otázkou.

Je to hlavně proto, že prohlášení a uzavřená otázka dávají vaší konverzaci směr, udržují věci na správné cestě a zajišťují odpověď.

Otevřená otázka však zbytečně zvětšuje diskusní vlákno. Navíc, pokud kontaktujete někoho naprosto zaneprázdněného, ​​váš e-mail může být zcela ignorován.

Zde je příklad uzavřené otázky.

Pojďme to dále probrat telefonicky. Který čas vám nejlépe vyhovuje? [Čas 1] [čas 2] [čas 3]

Vašemu příjemci to usnadní rozhodovací proces.

Na druhou stranu, zde je příklad otevřené otázky.

Můžeme to dále probrat telefonicky. Tak kdy máš volno?

Vyvíjí tlak na vašeho příjemce, aby si před odpovědí zkontroloval svůj kalendář, což ztěžuje akci.

Kromě toho může být také dobrý nápad přidat prohlášení do e-mailu. Například:

Těšíme se na vaši zprávu / spolupráci s vámi. Hezký den. Děkuju.

10. Odhlásit se

Nakonec můžete svůj e-mail ukončit některou z těchto odhlašovacích frází v závislosti na kontextu vašeho e-mailu.

• S přátelským pozdravem
• pozdravy
• S pozdravem
• Nejlepší
• Na zdraví
• Všechno nejlepší

Všechny tyto tipy vám pomůžou při sestavování a odpovídat na všechny e-maily správným způsobem.

Pokud hledáte nové projekty nebo novou práci, nebo pokud vaše současná práce vyžaduje, abyste posílali více e-mailů denně, mohou být tyto nástroje umělé inteligence užitečné.

Tento nástroj vám pomůže vytvořit vlastní otevírací řádky na základě údajů profilu vašich příjemců na LinkedIn. Jediné, co musíte udělat, je přidat adresu URL LinkedIn příjemce do nástroje a ten přijde s jedinečnými otevíracími řádky na základě podrobností jeho profilu.

Nástroj stojí 36 $ měsíčně až za 200 otevíracích řádků.

SmartWriter.ai vám pomůže shromáždit data z veřejného profilu příjemce a novinových článků, ve kterých je zmíněn. Pomáhá vám vytvářet personalizované e-maily pro lidi, které oslovujete.

Můžete jej použít k odesílání studených e-mailů nebo zpráv LinkedIn pro dosah. Předplatné nástroje začíná od 49 $ měsíčně.

Pokud zakládáte nový podnik a potřebujete finance, Snazzy.ai pro vás může být dokonalým nástrojem. Pomůže vám s e-mailovými šablonami pro nabízení VC nebo andělských investorů.

Nejprve si však budete muset vytvořit účet na platformě. Chcete-li začít posílat e-maily, zadejte publikum, na které cílíte, klíčová slova, která hledáte, a popis své nabídky. A ušetří vám spoustu času poskytnutím personalizovaného prvního návrhu.

Poté jej můžete trochu doladit, abyste zajistili dokonalost. Předplatné začíná od 25 $ měsíčně.

Toto je další nástroj AI, který vám pomůže vymyslet perfektní háček pro vaše příjemce. Chcete-li začít s Lyne.ai, zadejte CSV svých potenciálních zákazníků s jejich pracovními e-maily nebo URL jejich profilu na LinkedIn.

Můžete se také rozhodnout, kolik vět chcete, aby nástroj napsal pro otevření, například 1-2 věty nebo 3-4 věty atd. Předplatné začíná na 99 USD měsíčně.

Psaní e-mailů nebylo nikdy jednodušší

Pokud jste někdy zjistili, že je obtížné získat všechny body, abyste mohli napsat dobrý e-mail, váš boj dnes končí.

Pomocí těchto tipů nebo nástrojů můžete svůj další efektivní e-mail napsat rychleji!

4 nejlepší e-mailové aplikace pro Windows, o kterých jste nikdy neslyšeli

Všichni známe klasické e-mailové aplikace pro Windows, které každý rád používá, tak co třeba některé, o kterých jste nikdy předtím neslyšeli?

Přečtěte si další

O autorovi