5 nejlepších tipů, jak spravovat svůj digitální prostor pro vyšší efektivitu

Vítejte v digitální éře, kde je internet nedílnou součástí práce. S počítačem, chytrým telefonem a připojením k internetu můžete pracovat a vydělávat si na živobytí.

Vaše připojené zařízení vám poskytuje digitální pracovní prostor, ekvivalent fyzického pracovního prostředí. Hledání souborů všude kolem je ztráta času a zpomaluje vaši produktivitu. Uspořádání pracovního prostoru zlepší váš pracovní postup.

V tomto článku se dozvíte, jak využít organizovaný digitální prostor pro vyšší efektivitu.

Co je digitální prostor?

Digitální prostor je jednoduše online prostor používaný k práci. Vztahuje se také na vše, co se zobrazuje na obrazovce vašeho počítače, telefonu nebo jiného digitálního zařízení. Dokonce i vaše webové stránky, filmy, fotografie atd. tvoří digitální prostor.

Pojďme si to přiblížit k domovu. Tento článek čtete v digitálním prostoru. A to proto, že je to na digitálním zařízení.

Výhody správy vašeho digitálního prostoru

Digitální prostor je součástí našeho osobního i pracovního života. Někdy máme několik souborů a zpráv na všech našich zařízeních, práce s nimi je zdrcující.

Můžeš zažít počítačový stres a opustit svou práci, když je informací na obrazovce příliš mnoho, než aby se dalo zvládnout. Z dlouhodobého hlediska to ovlivňuje vaši produktivitu.

Pojďme se podívat na některé výhody správy vašeho digitálního prostoru.

1. Vylepšená efektivita a produktivita

Sdílení dokumentů online usnadňuje skupinovou práci a spolupráci bez ohledu na fyzické umístění účastníků. Ale stane se to kontraproduktivní, když těmito soubory zasypete obrazovku počítače.

Správa vašeho digitálního prostoru je neocenitelná, pokud ano práce z domácí kanceláře protože jste náchylnější k únavě. Snadné nalezení jakýchkoli informací, které potřebujete, v organizovaném digitálním prostoru zvyšuje vaši efektivitu a produktivitu. Je to jako jet po volné silnici bez dalších aut, která by vám bránila v pohybu. Do cíle dorazíte rychleji.

Existují bezplatné nástroje, které můžete použít k uspořádání svého digitálního prostoru. Nástroje jako Dokumenty Google, Tabulky Google a Disk Google vám pomohou ukládat dokumenty do cloudu. Můžete k nim přistupovat, kdykoli je potřebujete, místo toho, abyste je měli na obrazovce počítače.

2. Uvolněte čas

Čas strávený prodíráním se přeplněným prostorem obrazovky vašeho počítače lze využít lépe.

Usnadněte si život používáním správných digitálních nástrojů pro správu digitálního prostoru. Některé z těchto nástrojů jsou automatizované a po nastavení vyžadují malý nebo žádný dohled. Můžete si například naplánovat své příspěvky na sociálních sítích a nechat je automaticky vysílat.

Iniciativy, jako je tato, vám dávají více času na jiné věci. Kromě toho, že máte více času na práci, máte také dostatek času na socializaci s přáteli a rodinou.

3. Udržujte zaměření

Mnoho lidí má ve svém digitálním prostoru příliš mnoho položek, protože chtějí multitasking. Věří, že multitasking je dělá produktivnějšími, ale ve skutečnosti je to naopak.

Multitasking zpomaluje vaši produktivitu. Může to vypadat, že děláte více, ale ve skutečném smyslu toho děláte méně.

Uspořádání digitálního prostoru vyžaduje, abyste měli otevřené pouze soubory nebo webové stránky, se kterými právě pracujete. Soustředíte se na ně, dokud nedokončíte daný úkol, než přejdete k dalšímu.

5 nejlepších tipů pro správu digitálního prostoru

Máte tendenci se vystresovat z přeplněného digitálního prostoru. V polovině práce ztrácíte motivaci. Pravděpodobně si myslíte, že jste líní, ale nemusí to tak být. Lidský mozek nefunguje tak dobře v neuspořádaném prostředí.

Pokud máte zájem o správu svého digitálního prostoru, budou užitečné následující tipy.

1. Vytvářejte různé složky pro různé účely

Při procházení internetu můžete narazit na několik materiálů, které jsou užitečné při vaší práci. Čím více těchto položek stáhnete, tím více bude vaše zařízení znečištěné.

Dobrým způsobem, jak udržet svůj digitální prostor čistý, je vytvářet složky pro ukládání podobného obsahu. Spíše než mít jednotlivé položky rozházené všude, máte jen několik složek. Také vám to ušetří stres spojený s obecným hledáním na vašem zařízení za účelem nalezení jediné položky. Když něco potřebujete, víte, kde to získat.

2. Využijte možnost Oblíbené

Možnost „oblíbené“ vám pomůže najít aplikace, složky nebo soubory, které v zařízení používáte častěji.

Některé vyhledávače také používají tuto možnost, aby vám zobrazily webové stránky, které navštěvujete častěji. Místo abyste je celé přepisovali, stačí na ně kliknout na domovské stránce.

3. Odstraňte obsah, který již nepotřebujete

Nemá smysl mít v zařízení obrázky, filmy, soubory nebo aplikace, které již nepotřebujete. Je to podobné jako s úklidem vaší kanceláře nebo domova. Zbavíte se starých a poškozených věcí.

Tímto způsobem vytvoříte prostor pro nové věci, aniž byste vytvořili nepořádek. Pokud trváte na tom, že máte na svém zařízení staré i nové položky, nebudete mít žádný prostor k dýchání.

4. Zálohujte svá data

Správa vašeho digitálního prostoru znamená zbavit se irelevantních souborů nebo dokumentů. S ohledem na to se můžete kdykoli rozhodnout formátovat nebo smazat soubory na svém zařízení. Pokud si je již nezálohujete, riskujete ztrátu důležitých informací.

Zálohování dat se také hodí v případě ztráty zařízení. Díky zálohování v cloudu je to ještě cennější, protože ke svým souborům můžete kdykoli přistupovat na dálku.

5. Udržujte svou doručenou poštu čistou

Vzhledem k tomu, že do vaší doručené pošty přichází několik zpráv, je snadné, aby byla přeplněná. Přečtěte si důležité zprávy a odstraňte je, pokud již nejsou užitečné pro přijímání nových zpráv.

Gmail svými nedávnými aktualizacemi usnadnil svým uživatelům správu doručené pošty. Zprávy a e-maily můžete ztlumit nebo pozastavit, abyste se vyhnuli rozptýlení.

Čistá schránka zlepšuje vaši odezvu. Pomůže vám jasně vidět různé kategorie zpráv. Můžete si přečíst nepřečtené zprávy a odpovědět na ty, na které jste neodpověděli.

Pracujte snadno v organizovaném digitálním prostoru

Ve svém digitálním prostoru trávíte mnohem více času, než si uvědomujete. Uběhne pár hodin a vy stále plníte stejný úkol. Nepořádek ve vašem prostoru přispívá k prodloužení času. Vteřiny strávené navigací mezi složkami, soubory a kartami jsou v kombinaci dlouho.

Nemusíte se dívat příliš daleko, abyste viděli výhody efektivní správy vašeho digitálního prostoru. Vyzkoušejte si to sami. Udržujte svůj digitální prostor při práci na zařízení čistý a uvidíte rozdíl. Nejen, že budete pracovat rychleji, ale také budete více v klidu.

Je vaše pracovní plocha zaneřáděná? Co to vypovídá o vaší osobnosti

Zaneřáděná pracovní plocha může říci hodně o vaší osobnosti. Zjistěte, jaký jste typ člověka a zda je to pro vás dobré!

Přečtěte si další

O autorovi