Co jsou zásady zabezpečení e-mailu a jak fungují?

Kdy jste naposledy poslali e-mail? Pravděpodobně to bylo dnes. Stejně jako vy, mnoho lidí po celém světě denně posílá e-maily.

E-maily jsou součástí našich životů nejdelší dobu. Protože je téměř nemožné se bez nich obejít, musíte se zabezpečit účinnou politikou zabezpečení e-mailu.

Nechcete, aby se vaše e-maily dostaly do nesprávných rukou, že? Implementace zásad zabezpečení e-mailů pomáhá udržovat je bezpečnější.

Co jsou zásady zabezpečení e-mailu?

Zásady zabezpečení e-mailu jsou série postupů, kterými se řídí používání e-mailů v rámci sítě nebo podniku. Podrobně popisuje, jak kategorie uživatelů interaguje se zprávami, které jsou odesílány a přijímány prostřednictvím e-mailu.

Udržujte své e-maily organizované a bezpečné zvýší vaši produktivitu. Cílem zásad zabezpečení e-mailu je zabezpečit zprávy před neoprávněným přístupem.

Někdo by se mohl zeptat, kdo se může pokoušet získat přístup k e-mailům bez povolení? Kyberzločinci – velmi je zajímají důvěrné zprávy, které posíláte v rámci vaší organizace i mimo ni. A to proto, že vědí, že takové informace jsou cenné. Pokud se jí zmocní, mohou ji využít k řadě škodlivých činností, aby se obohatili.

Jak fungují zásady zabezpečení e-mailu?

Výchozí bezpečnostní síla e-mailu není tak silná. Zprávy zaslané e-mailem jsou ve veřejném prostoru. Proto k nim může snadno přistupovat kdokoli s průměrnými hackerskými dovednostmi. Vytvoření zásad zabezpečení e-mailu je jednou ze základních věcí, které můžete udělat, abyste odvrátili útočníky.

Věřit, že se vy nebo vaše organizace nemůžete stát obětí narušení e-mailu, je falešný předpoklad. Pokud používáte e-maily, můžete být cíleni.

Vaše neochota implementovat zásady zabezpečení e-mailu může zadržet vodu pouze v případě, že e-maily, které posíláte, jsou nesmyslné. Ale to sotva platí, pokud provozujete slušný obchod.

Aby byly zásady zabezpečení e-mailu účinné, musí obsahovat následující položky:

1. Rozsah a účel politiky.
2. Informace o vlastnictví obsahu obsaženého v e-mailech.
3. Obavy o soukromí a očekávání stran používajících e-mail.
4. Povinnosti uživatelů e-mailu.
5. Pokyny pro používání e-mailových účtů organizace.
6. Tipy, jak zjistit a vyhnout se hrozbám zabezpečení e-mailu.
7. Konkrétní opatření, která je třeba podniknout v případě podezření na porušení zabezpečení e-mailu.

Přístupnost je klíčem k úspěšné implementaci politiky. Členové týmu mohou být v souladu s informacemi v zásadách, pouze pokud mají přístup k dokumentu.

Namísto ukládání dokumentu na fyzické zařízení je vhodné použít nástroj pro workflow s cloudovým úložištěm a vzdáleným přístupem. Tímto způsobem mají oprávnění členové týmu přístup k zásadám odkudkoli a kdykoli.

Školení je dalším nezbytným prvkem k úspěšné implementaci zásad zabezpečení e-mailu. Někteří uživatelé se mohou zdráhat tyto zásady dodržovat, zvláště pokud v minulosti něco podobného nepoužili. Je na vás, abyste zajistili řádné školení, aby pochopili, jak je používání zásad v nejlepším zájmu všech.

Jak vytvořit efektivní zásady zabezpečení e-mailu

Zásady zabezpečení e-mailu nejsou univerzální, protože žádné dvě organizace nejsou stejné. Ale kybernetické hrozby, které ohrožují používání e-mailů, mají podobný dopad na organizace bez ohledu na jejich nabídku a velikost. Jsou to běžné atributy, které je třeba vzít v úvahu při vytváření standardní politiky.

Zde je několik praktických tipů, jak vytvořit zásady zabezpečení e-mailu, které fungují.

1. Přijměte šablonu

Vytvoření zásad zabezpečení e-mailu od nuly není špatný nápad, ale můžete si ušetřit nějaký čas tím, že přijmete existující šablonu. To je nutné, zvláště pokud nejste obeznámeni s obsahem zásad.

Namísto vytváření irelevantních informací máte důležité informace pro vytvoření zásad, které fungují.

2. Upravte šablonu

Přijetí existující šablony neznamená, že byste ji měli používat tak, jak je. Šablona vám má poskytnout představu o tom, jak zásady vypadají.

Namísto toho, abyste vzali vše, co obsahuje šablona s háčkem a platinou, upravte ji tak, aby vyhovovala jedinečným potřebám vašeho podnikání.

Nakonec budete mít originální dokument šitý na míru vaší organizaci.

3. Identifikujte podmínky zapojení uživatelů

Uživatelé vašeho e-mailu se mohou zapojit do nevybíravých aktivit, pokud si nejsou vědomi toho, že takové aktivity jsou zakázány. Je vaší odpovědností výslovně uvést, jak mají používat váš e-mail.

Identifikujte nezdravé e-mailové praktiky, které mohou vaši síť vystavit kybernetickým útokům, a varujte před zapojováním se do takových aktivit.

Bez implementace nástroje, který zvyšuje zabezpečení vašich e-mailů, jsou vaše zásady zabezpečení e-mailů neúplné.

Ruční ochrana vašeho e-mailu před kybernetickými hrozbami je nedostatečná, zvláště když kyberzločinci používají pro své útoky pokročilé technologie. Spojte jejich energii s nástroji, jako jsou sandboxy, spamové filtry a software pro prevenci malwaru. Účinný spamový filtr vám zabrání v prohlížení škodlivých e-mailů.

5. Vynutit potvrzení uživatelských zásad

Úspěšná implementace vašich zásad začíná ochotou vašich uživatelů je dodržovat. Změna přichází s určitým odporem. Členové týmu, kteří neznají zásady zabezpečení e-mailu, se mohou rozhodnout je přehlédnout.

Přimějte uživatele, aby se zavázali používat zásady připojením svých podpisů jako formu potvrzení. Tímto způsobem budete mít důkaz o jejich souhlasu s jeho použitím v případě, že tak neučiní.

6. Trénujte uživatele

Uživatelé vašeho e-mailu nemusí rozumět některým informacím v zásadách. Nechat je ve stavu zmatku je riskantní, protože mohou podniknout nevhodné kroky, které ohrozí vaši síť.

Zajistěte, aby všichni rozuměli zásadám prostřednictvím školení. Vytvořte jim prostor, aby se mohli ptát na šedé oblasti, aby každý věděl, co dělat a co ne.

7. Vypracujte plán reakce na incidenty

I přes všechna školení o tom, jak efektivně implementovat zásady zabezpečení e-mailu, se může stát, že se věci pokazí.

Vypracujte plán reakce na incidenty v v případě narušení bezpečnosti. Vaše zásady by měly obsahovat, co by uživatelé měli dělat, když mají podezření na škodlivou aktivitu nebo útok. Správné kroky mohou zmírnit dopady kybernetického útoku.

Kultivujte zdravou kyberkulturu pomocí zásad zabezpečení e-mailů

Rychlé zasílání zpráv může být trendy při komunikaci s přáteli a rodinou. Ale pokud jde o práci a podnikání, starý dobrý e-mail je stále aktuální. Pomáhá organizacím udržovat smysl pro pořádek a formálnost.

Možná nebudete schopni zabránit útočníkům v zacílení na vaše e-maily, ale můžete jejich útoky zrušit účinnou politikou zabezpečení e-mailu.

Když každý, kdo používá váš e-mail, pochopí, jak uchovávat informace v bezpečí, kyberzločinci nebudou mít příležitost udeřit. Je jen otázkou času, než se vzdají pokusu proniknout do vaší sítě a přejdou na další.

Jak rychle napsat efektivní e-mail (4 nástroje AI, které můžete použít)

Bojujete s psaním e-mailů, abyste věci stihli? Zde je několik tipů, jak rychleji psát lepší e-maily, spolu s některými nástroji, které můžete použít.

Přečtěte si další

O autorovi