5 nejlepších aplikací, které můžete použít k psaní efektivních rekapitulací schůzek

Cítili jste se někdy zklamaní, protože jste si na schůzce nemohli dělat poznámky o důležitých detailech? To se může stát z několika důvodů, od přílišné zaneprázdněnosti až po rozptýlení svými spolupracovníky nebo bez psacích nástrojů.

Efektivní aplikace pro psaní rekapitulací schůzek vám pomůže snadno zachytit relevantní informace na schůzce.

Čtěte dále, když diskutujeme o společných funkcích, na které je třeba dávat pozor v aplikaci pro psaní rekapitulací schůzek, a identifikujeme ty nejúčinnější.

Funkce aplikací pro psaní rekapitulací schůzek

Hlavním účelem aplikace rekapitulace schůzky je dělat si poznámky během schůzky pomocí chytrých zařízení. Po skončení události jsou informace shrnuty a uloženy v zařízení, aby členům týmu pomohly udržet krok se vším, co bylo projednáno nebo dohodnuto.

Například můžete uspořádat úvodní schůzku projektu a poznamenejte si podrobnosti o schůzce pomocí účinného nástroje pro rekapitulaci schůzky. Většina těchto aplikací přichází s určitými funkcemi, které usnadňují a zpřístupňují dokumentaci. Mezi tyto funkce patří:

1. Dobré rozhraní

Rozhraní efektivní aplikace pro shrnutí schůzek je snadno dostupné, aniž by to bylo složité. Dobré rozhraní podporuje rychlou navigaci pro technicky zdatné i netechnické znalce. Protože psaní schůzek musí být rychlé, uživatelé by neměli ztrácet čas hledáním položek v aplikaci.

Dobrá aplikace pro shrnutí schůzek je také navržena tak, aby vám to umožnila organizovat produktivní virtuální setkání a stále si všímat všeho projednávaného.

2. Správné označení

Většina z těchto aplikací má správné označení pro odpovědnost. Patří mezi ně název schůzky, datum schůzky, program schůzky, doba trvání schůzky a místo schůzky. Tyto funkce usnadňují dokumentaci nových a stávajících schůzek pro rychlé vyhledání.

3. Doplnění členů týmu

Vzhledem k tomu, že týmy spolupracují, umožňuje efektivní aplikace pro psaní rekapitulací schůzek přidání více uživatelů, kteří mohou zadávat informace. Každý, komu byl udělen přístup k dokumentu, může schůzku v případě potřeby prohlížet, číst a měnit v ní. Funkce, jako jsou tyto, zabraňují nutnosti tisknout tištěné kopie poslední schůzky pro váš tým.

4. Integrace dalších aplikací

Další funkcí, kterou některé z těchto aplikací mají, je jejich integrace s jinými aplikacemi pro produktivitu. Můžete přidat aplikace jako Zoom, iCal, Kalendář Google a několik dalších, které budou sloužit jako skvělý nástroj pro připomenutí, plán schůzek nebo přeplánování.

5 aplikací, které můžete použít k sepsání efektivní rekapitulace schůzky

Je toho jen tolik, co si lidský mozek dokáže zapamatovat, zvláště s několika věcmi, o kterých je třeba přemýšlet. Použití správné aplikace pro shrnutí schůzek pro vaše schůzky zajistí, že žádné informace nezůstanou vynechány nebo zapomenuty.

Nyní, když jste si vědomi některých funkcí dostupných v aplikacích pro shrnutí schůzek, zde je několik, které byste mohli zvážit.

Hyperkontext je vytvořen pro spolupracující týmy, které se zavázaly dosahovat stanovených cílů efektivní komunikací na schůzkách.

S hyperkontextem můžete sledovat každou minutu schůzky a přidělovat povinnosti členům týmu jako vedoucí nebo manažer týmu. Pomáhá také při podpoře zdravých konverzací mezi vámi a členy vašeho týmu tím, že navrhuje různé otázky související s agendou vaší schůzky.

Pokud jste na svém pracovišti senior manažer, Hyperkontext vám může pomoci překlenout propast mezi vámi a zaměstnanci, kteří k vám nemají přímý přístup. Pomáhá lépe porozumět novým a vzdáleným zaměstnancům a budovat produktivní pracovní vztahy.

Máte příležitost integrovat hyperkontext s dalšími aplikacemi nebo nástroji, jako je Kalendář Google, Slack, Microsoft Teams, Google Meet, Zapier a Outlook.

Cena:

• Základní plán zdarma.
• Verze Pro, která účtuje 5,60 $ na osobu měsíčně za roční plán a 7 $ za měsíční platbu.
• Obchodní verze, která účtuje 8,80 USD na osobu měsíčně za roční plán a 11 USD za měsíční platbu.

Beenote je software pro správu schůzek vytvořený s ohledem na ředitele, projektové manažery a členy představenstva. Umožňuje vám dokumentovat různé fáze schůzek. To sahá od počáteční fáze plánování, akce a následných kroků.

Aplikace Beenote vám umožňuje zahájit aktivní spolupráci mezi vámi a účastníky (zaměstnanci) bez fyzického kontaktu. Umožňuje vám také zapisovat si poznámky ke spolupráci, rozhodnutí a úkoly během schůzky, které budou automaticky spojeny do vašich zápisů z jednání.

Můžete efektivně monitorovat pokrok členů týmu v průběhu projektu pro zajištění odpovědnosti.

Cena:

• Platba Beenote závisí na počtu uživatelů.
• Platba se počítá měsíčně, ale s roční fakturou.
• Každý balíček má bezplatnou zkušební dobu.

nTask je produktivní aplikace pro správu projektů s mnoha funkcemi pro správu týmu, včetně správy schůzek, správy úkolů, řízení rizik, sledování času a sledování problémů.

S nTask můžete plánovat a spravovat schůzky se svým týmem bez problémů na cestách, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi. Můžete opravit agendu schůzky, zaznamenávat diskusní body, zavádět následné akce a vytvářet opakující se schůzky.

Příbuzný: Nejlepší vlastnosti nTask pro bezproblémové řízení projektů

Během procesu nahrávání umožňuje odhadnout a revidovat zápis z jednání před zveřejněním. Tím zajistíte, že vy a váš tým budete na stejné stránce ohledně podrobností schůzky.

Další vynikající funkcí nTask je to, že vám dává možnost zasílat e-maily ze schůzek účastníkům nebo členům týmu, kteří nejsou součástí vašich nástěnek nTask.

Cena:

• Má základní bezplatný plán.
• Cena prémiového plánu je 3 $ měsíčně na uživatele.
• Obchodní plán je přístupný za 8 $ měsíčně na uživatele.

Magic Minutes nabízí platformu, kde si můžete dělat poznámky ze schůzek a stejně tak vytvářet úkoly, které lze přidělit členům týmu s naplánovanými daty a vysvětleními.

Agendy můžete vytvářet okamžitě nebo si je nastavit předem, abyste zaručili, že vaše schůzky budou soustředěné bez jakéhokoli rozptylování. Do svých minut můžete snadno přidat obrázky nebo snímky obrazovky, aby byly věci srozumitelnější – to pomáhá při demonstraci vašich bodů a zachycení momentů z relace na tabuli.

Po schůzce lze záznam vašich minut odeslat členům e-mailem nebo si jej prohlédnout přímo na jejich řídicím panelu při používání Magic Minutes. Abyste zajistili, že účel schůzky bude vynalézavý, můžete domluvit následnou schůzku. Tuto funkci aktivujete jednoduchým klepnutím na tlačítko. Všichni členové budou pozváni a v případě potřeby si také vyžádáte zprávy.

Cena:

• Magic Minutes nabízí účastníkům schůzky bezplatný plán. Mohou prohlížet a provádět funkce, ale nemohou vytvářet ani spouštět schůzky.
• Jeho prémiový plán je 12 GBP měsíčně na uživatele.
• Jeho týmový plán je 6 GBP měsíčně na uživatele

Co dělá Meeting Booster jedinečným, je to, že vše centralizuje do zápisů z jednání. Nabízí funkce vyhledávání a slučování, které umožňují vyhledávat konkrétní zápisy ze schůzek a vybírat témata, poznámky nebo úkoly. Výsledky pak můžete spojit do jednoho konsolidovaného dokumentu. To usnadňuje proces hodnocení a zvyšuje efektivitu vašich schůzek.

Cena:

• Nabízí bezplatnou zkušební verzi. Uživatelé si poté mohou vybrat placenou možnost.

Napište si efektivní shrnutí schůzek pro referenci

Schůzky jsou kritické události, kde se dělají důležitá rozhodnutí a uvádějí se plány do pohybu. Je nezbytné vzít na vědomí diskutované body pro referenci. V opačném případě mohou členové týmu později po cestě nabídnout protichůdné informace nebo nápady.

Aby bylo zajištěno, že schůzka bude adekvátně sledována, je nejlepší použít vhodnou aplikaci pro rekapitulaci schůzky, která efektivně zachytí a shrne relevantní informace.

7 nejlepších aplikací AI Meeting Assistant, které byste měli používat

Aplikace pro asistenty schůzek mohou automatizovat úkoly související se schůzkami a zjednodušit pracovní postupy. Zde jsou některé z nejlepších, které byste měli vyzkoušet.

Přečtěte si další

O autorovi