5 důvodů, proč byste měli používat Microsoft

Microsoft To Do je výkonná aplikace, která je často přehlížena ve prospěch nápadnějších řešení správy úloh. To Do je ve skutečnosti robustní aplikace, která stojí za zvážení, zvláště pokud chcete zvýšit svou produktivitu při používání Microsoft 365.

Používání Úkolů denně k upřednostňování toho, co je třeba v daný den udělat, a jako centra pro všechny vaše úkoly představuje několik účinných způsobů, jak začít využívat výhody této aplikace.

Co má Microsoft dělat?

Microsoft To Do je správce úloh, který je součástí Microsoft 365. Přičemž všechny jeho funkce by mohly naplnit úplný průvodce pro začátečníky, Pointa Microsoft To Do spočívá v tom, že můžete zadávat úkoly na webu, v desktopových a mobilních aplikacích. Data se bezproblémově synchronizují přes váš účet Microsoft.

Můžete vytvářet skupiny a seznamy úkolů. Díky tomu můžete snadno sdílet seznam úkolů projektu s kolegy, seznam potravin s rodinnými příslušníky a například seznam vybavení pro kempování s přáteli. Aplikace je natolik jednoduchá, že ji mohou snadno používat i lidé, kteří nejsou zběhlí v digitálních technologiích.

Stažení: Microsoft To Do for Android | iOS | Okna | Mac (Volný, uvolnit)

5 důvodů, proč používat Microsoft To Do

1. Spojte svůj kalendář a seznamy úkolů dohromady.

Mnoho aplikací pro kalendáře a seznamy úkolů je samostatných. To může způsobit bolesti hlavy. Co se stane, když nastavíte připomenutí úkolu na 19:00 a zároveň máte událost v kalendáři? Buď jeden zmeškáte, nebo budete neustále přepínat mezi aplikací kalendáře a úkolů, abyste zkontrolovali dostupnost času.

Microsoft To Do řeší tento problém prostřednictvím úzké integrace s Kalendářem v Microsoft 365.

• V desktopové aplikaci Outlook můžete snadno klikat mezi Kalendář a Úkoly, které jsou součástí panel úkolů.
• Mobilní aplikace Outlook také obsahuje Kalendář a Úkoly. Uvidíte úkoly Úkoly v karta vyhledávání níže nedávno přijato a odesláno soubory. Můžete kliknout na To Do v Outlooku a aplikace se otevře.
• Na webu můžete použít zobrazení tabule kalendáře, abyste viděli úkoly a kalendář vedle sebe.

2. Vytvářejte úkoly ze svého e-mailu

Vše od pracovních úkolů po přátele, kteří žádají o laskavost, mnoho úkolů přichází e-mailem. Naštěstí jsou úkoly a aplikace Outlook na webu zvláště výkonnou kombinací pro produktivitu.

Microsoft 365 vám umožňuje přetáhnout e-mail z doručené pošty do Úkolů, které najdete pod Můj den tlačítko na pásu karet. Jednoduchým přehozením e-mailu na Sekce To Do, vytvoříte nový úkol.

Úkol je nezávislý na e-mailu, který můžete smazat nebo archivovat.

3. Sledujte své úkoly v rámci týmů

Microsoft doporučuje uživatelům, aby dělali co nejvíce práce v rámci Teams. To je důvod, proč Teams a To Do také dosáhly užší integrace. Úkoly můžete přidat do aplikace Teams takto:

1. Jít do Microsoft Teams > Aplikace.
2. Hledat > Úkoly.
3. Přidat > Úkoly podle plánovače a Úkoly.
4. Klikněte Otevřeno.

Úkoly plánovače a úkoly poté bude přidána k postranní panel v týmech. Úkoly můžete prohlížet a vytvářet v Teams a zobrazí se v Úkolech a naopak.

• Integrace vám umožňuje chatovat s kolegy a zároveň kontrolovat své úkoly na stejném místě, což je vynikající pro řízení projektů.
• Pokud vás kolega prostřednictvím chatu informuje, že jeden z úkolů na vašem seznamu úkolů je dokončen, můžete jej označit za dokončený přímo v Teams.

Příbuzný: Jak používat Microsoft Power Automate pro sledování Twitteru

Úkoly se rychle nahromadí v To Do. Když potřebujete rychle najít úkol, proč nepřeskočit procházení a případně jej zmeškat? Nejlépe to uděláte přidáním hashtagu buď do názvu vašeho úkolu, nebo do Přidat poznámku sekce.

Poté můžete jednoduše vyhledat hashtag a zobrazit všechny související úkoly. Je to také rychlý způsob, jak začít přeskupovat své úkoly, pokud se například změní termín dokončení článku, který máte napsat. Všechny své úkoly můžete vytáhnout pomocí hashtagu #writing a aktualizovat, když na každém z nich plánujete pracovat.

Možnost používat hashtagy není mezi nástroji pro správu úkolů jedinečná. Aplikace Apple Reminders a OmniFocus je dobře využívají a jsou také důležitou součástí To Do.

Příbuzný: Jak používat Microsoft Excel pro analýzu sentimentu

5. Zaměřte se pomocí seznamu Můj den

Je pravděpodobné, že na začátku dne strávíte alespoň nějaký čas přemýšlením o tom, co je třeba udělat. Pokud jste jako mnoho lidí, můžete si poznamenat seznam úkolů. Uděláte to, abyste je oddělili od hromady dalších úkolů, které musíte udělat zítra, příští týden a příští měsíc.

To Do může nahradit vaše ranní čmárání a inteligentně vám pomůže soustředit se na to, co je dnes potřeba udělat.

• The Seznam mého dne je připraven jít do To Do. Navrhne úkoly, které budete chtít dnes udělat. Patří sem úkoly, které jste vytvořili v Úkolech a dalších připojených aplikacích, jako je Kalendář, Outlook nebo Teams.
• Úkoly můžete také přetáhnout ručně do Seznam mého dne nebo zadejte nové úkoly, které potřebujete udělat.
• Položky, do kterých taháte Můj den zůstanou v původním seznamu a zajistíte, že o ničem neztratíte přehled.
• Na konci každého dne úkoly, které nebyly označeny jako dokončené, automaticky vypadnou Seznam mého dne. Tato funkce vám umožní začít každý den s čistým štítem, i když budou k dispozici automatické návrhy, které vám ráno pomohou znovu vytvořit váš den.

Jak říká Microsoft o úkolech: „Každý den je nový začátek.“

Microsoft To Do je výkonným centrem úkolů

Aplikace To Do od společnosti Microsoft je výkonnější, než si mnoho lidí připisuje. Zejména pokud jste již ponořeni do ekosystému Microsoft 365, stojí za to vytvořit z něj centrum pro správu úloh.

8 nejlepších aplikací, které můžete použít k upřednostnění úkolů v práci

Chcete zvýšit svou produktivitu v práci a udělat více tím, že se soustředíte na své úkoly? Zde je několik aplikací, které vám s tím mohou pomoci.

Přečtěte si další

O autorovi