Jak číslovat řádky v aplikaci Microsoft Excel

Formátování dat v aplikaci Microsoft Excel může být složité, zvláště když potřebujete upravit již vyplněnou velkou datovou sadu. Číslování řádků v Excelu je příkladem takového formátování.

Pokud je datová sada malá a souvislá, lze její řádky snadno očíslovat ručně nebo pomocí sekvence automatického vyplňování. Když je datová sada velká a nekonzistentní, některá data je třeba přidat nebo odebrat ze středu, nebo když potřebujete data filtrovat v konkrétním sloupci, číslování se zvrtne.

Pojďme prozkoumat různé způsoby číslování řádků konzistentních a nekonzistentních (prázdné řádky) datových sad v aplikaci Microsoft Excel.

1. Číslování řádků konzistentní datové sady v Excelu pomocí úchytu výplně a řady výplní:

Pokud máte konzistentní datovou sadu bez prázdných řádků, je nejsnadnějším způsobem číslování řádků použití úchytu výplně nebo řady výplní.

Pro lepší pochopení použijme oba způsoby číslování řádků na datovou sadu zobrazenou níže:

Chcete-li očíslovat řádky pomocí úchytu výplně, postupujte takto:

1. Dát 1, 2 a 3 v buňkách A2, A3 a A4.
2. Vyberte buňky A2 přes A4.
3. A ikona plus se zobrazí v pravém dolním rohu poslední vybrané buňky, když na ni umístíte kurzor.
4. Dvojitým kliknutím na něj očíslujete všechny souvislé řádky pod ním.

Pokud se tedy v datové sadě neobjeví žádné prázdné řádky, jde o rychlou metodu číslování řádků. Funkce Fill Handle však nefunguje v těchto dvou případech:

1. Kdykoli narazí rukojeť výplně na nekonzistenci (prázdný řádek), automaticky se zastaví.
2. Pokud je sousední sloupec, ve kterém používáte úchyt výplně, prázdný, nebude fungovat.

Existuje však řešení, a to ruční automatické vyplňování sekvence. Tímto způsobem, i když je v datové sadě nekonzistence nebo je přilehlý sloupec prázdný, stále můžete očíslovat řádky až do konce.

Automatické vyplňování je stejně jednoduché jako přetažení pravého dolního rohu vybraných buněk, kde je zobrazeno znaménko plus, a jeho rozšíření až na konec.

Tato metoda však není životaschopná z následujících důvodů:

1. Očísluje také všechny prázdné řádky, které mu přijdou do cesty, což samozřejmě nechceme.
2. Ruční přetažení datové sady na konec se stává problematickým, pokud je datová sada rozsáhlá.

Alternativně můžete použít metodu Fill Series, pokud nechcete ručně přetahovat sekvence ve velké datové sadě, ale přesto chcete automaticky vyplňovat data až do konce. Podívejme se, jak to funguje.

1. Poznamenejte si celkový počet vyplněných řádků v datové sadě stisknutím CTRL + konec.
2. V buňce A2, zadejte 1.
3. Vybrat Série z Vyplnit rozevírací seznam v Editace sekce Domov tab.
4. Vybrat Sloupce v Série in a Lineární v Typ.
5. Soubor Stop hodnota k celkovému počtu vyplněných řádků a Hodnota kroku na 1.
6. Klikněte OK.

Řádky budou automaticky očíslovány až po poslední vyplněný, včetně prázdných. Přestože eliminuje ruční přetahování a nepřestane vyplňovat prázdný řádek, nebude fungovat při vytváření profesionálních tabulek, protože čísluje prázdné řádky, což nechceme.

Kromě toho, protože obě metody jsou statické, pokud odstraníte řádek a přesunete nebo nahradíte jej, budete jej muset přečíslovat. Nicméně obě metody se snadno používají a fungují dobře, když jsou data konzistentní.

PŘÍBUZNÝ: Jak snadno odstranit prázdné řádky v Excelu

Podívejme se, jak očíslovat nekonzistentní datové sady s prázdnými řádky pomocí funkcí COUNTA a IF.

2. Použití funkcí COUNTA a IF k číslování řádků v nekonzistentní datové sadě

Funkce COUNTA přeskakuje prázdné řádky a postupně čísluje vyplněné. Abychom viděli, jak to funguje, aplikujme to na nekonzistentní datovou sadu:

1. Zvažte následující datovou sadu:
2. Do buňky vyplňte následující vzorec A2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Pomocí automatického vyplňování vyplňte zbývající buňky níže.

Můžete vidět, že přeskakoval prázdné buňky, zatímco očísloval pouze ty vyplněné v pořadí. Zde funkce KDYŽ rozhodne, zda je sousední buňka prázdná. Pokud jsou sousední buňky prázdné, ponechává řádky prázdné a spočítá je, pokud jsou vyplněné.

Navíc je tento způsob číslování řádků dynamický, takže když přidáte, nahradíte nebo odeberete řádek, číslování se automaticky aktualizuje.

Co když však potřebujete vyplnit datovou sadu a chcete zachovat čísla řádků? V tomto případě nepomůže kombinace IF a COUNTA a nepomůže ani Fill Handle nebo Fill Series.

Pak můžete přejít na jiný přístup, pomocí funkce SUBTOTAL zachovat číslování řádků v datovém listu při filtrování dat.

3. Použití funkce SUBTOTAL

Podívejme se na syntaxi funkce SUBTOTAL, než ji použijeme na datovou množinu.

=SUBTOTAL(číslo_funkce, rozsah 1, [rozsah 2..])

Rozsah 1 označuje rozsah datové sady, kde má být funkce použita. The číslo_funkce označuje, kde se v seznamu nachází požadovaná funkce, jak je znázorněno níže.

Chcete-li očíslovat řádky pomocí SUBTOTAL, postupujte takto:

1. Jděte do cely A2.
2. Tam zadejte následující vzorec:

   =SUBTOTAL(3;B2:$B$2)

3. Vyplňte posloupnost k vyplnění položek v buňkách níže.

Nyní, jak je ukázáno níže, když filtrujete data v jakémkoli jiném sloupci, číslování řádků se automaticky změní ve správném pořadí.

Porovnání použití jednotlivých metod

Pojďme si krátce zopakovat, kde jsou všechny tři metody užitečné:

1. Dokud máte konzistentní data bez prázdných řádků, můžete k očíslování řádků použít funkci Fill Handle nebo Fill Series.
2. Pokud jsou data nekonzistentní a potřebujete pouze očíslovat řádky (aniž byste je později filtrovali), můžete použít druhou metodu kombinace funkce COUNTA s funkcí IF.
3. Funkce SUBTOTAL bude fungovat vždy, když potřebujete filtrovat data při zachování číslování řádků.

PŘÍBUZNÝ: Jak vložit více řádků do Excelu

Číslování řádků s lehkostí v aplikaci Microsoft Excel

Tímto způsobem, bez ohledu na to, zda jsou data konzistentní nebo ne, můžete řádky snadno očíslovat. Vyberte si metodu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

Kromě těchto tří metod můžete také použít funkci ROW a vytvořit excelovou tabulku pro číslování řádků, ale každý z těchto přístupů má svá omezení.

Je vždy problém spravovat více listů s nekonečnými řádky a sloupci? Řádky a sloupce můžete snadno seskupovat, takže se vám s daty lépe manipuluje a vaši klienti a kolegové se v nich snáze orientují. Použijte je ve svých tabulkách, aby vypadaly profesionálněji.

Jak seskupit řádky a sloupce s obrysy a mezisoučty v Excelu

Přečtěte si, jak seskupit řádky a sloupce v Excelu, abyste uživatelům usnadnili přístup k souhrnným přehledům.

Přečtěte si další

O autorovi