Jak přidat nebo odebrat digitální podpis v souborech Microsoft Office

Všichni podepisujeme dokumenty pro různé účely, jako jsou úřední dopisy, nájemní smlouvy na náš byt, dokumenty o projektech, které máme sdílet se spolupracovníky, a žádosti o úvěr.

Je však jednodušší a často bezpečnější umístit své podpisy na dokumenty, pokud jsou provedeny digitálně. Soubory Microsoft Office, jako jsou Word, Excel a PowerPoint, vám umožňují snadno přidávat digitální podpisy. Pojďme se podívat, jak se to dělá.

Co je digitální podpis a proč jej přidat?

Digitální podpis je typ elektronického podpisu, který se používá k ověření pravosti a integrity digitálních informací, jako jsou e-maily, transakce kreditními kartami a dokumenty. Soubory Microsoft Word a Excel lze digitálně podepsat a existuje mnoho způsobů, jak podepsat soubory PDF také.

Pokud digitálně podepisujete dokument, potvrdí to, že informace v dokumentu pocházejí od vás a od vašeho podpisu nebyly změněny. Je to tedy jako virtuální otisk prstu nebo elektronická reprezentace vašeho vlastnoručního podpisu.

I když je jich mnoho

aplikace pro podepisování dokumentů online, Microsoft Office umožňuje vytvářet digitální podpisy v souborech Word, Excel a PowerPoint. Nemusíte si dokument vytisknout, podepsat perem a poté jej naskenovat a odeslat. Stačí vytvořit digitální podpis v souboru Office a poslat jej e-mailem.

Přidání digitálního podpisu pomáhá učinit dokument autentickým a oficiálním. Zajišťuje také nepopiratelnost, což znamená, že všem stranám prokazuje původ podepsaného obsahu.

Kromě toho, podle společnosti Microsoft, podpisy v souborech Microsoft Word, Microsoft Excel nebo Microsoft PowerPoint, které jsou opatřeny časovým razítkem zabezpečeným serverem časových razítek, mají za určitých okolností platnost a notářské ověření.

Jak udělat oficiální digitální podpis

K potvrzení vaší identity a oficiálnímu provedení potřebujete certifikát digitálního podepisování. Když odešlete digitálně podepsaný soubor Microsoft Office, digitální certifikát je v něm zahrnut spolu s veřejným klíčem.

Digitální certifikáty vydává certifikační autorita (CA). Certifikát je obvykle platný jeden rok, po kterém si musí podepisující osoba obnovit nebo získat nový podpisový certifikát, aby zjistila identitu.

Pokud nechcete certifikát kupovat nebo potřebujete dokument ihned podepsat, můžete si také vytvořit svůj certifikát. V systému Windows závisí proces vytvoření certifikátu na verzi systému Windows, kterou používáte – Windows 10, 8, 7, Vista nebo XP.

Chcete-li se dozvědět více o službách digitálních certifikátů nebo pokyny k vytvoření certifikátu, navštivte tuto stránku podpory společnosti Microsoft.

Jak přidat digitální podpis do souboru Microsoft Office

Do souborů Word, Excel a PowerPoint můžete přidávat digitální podpisy. Chcete-li přidat digitální podpis, musíte mít otevřený soubor dokumentu Word nebo Excel. Proces pro Word a Excel je podobný, takže pojďme prozkoumat, jak přidat digitální podpis do souboru aplikace Word.

1. V otevřeném souboru aplikace Word například na konec, kde podepisujete dokument, umístěte ukazatel na místo, kde chcete vytvořit digitální podpis.
2. Klikněte na Vložit tab. Seznam Signature Line bude ve skupině Text vpravo nahoře.
3. Klikněte Podpis Microsoft Office Čára. Otevře se karta nastavení podpisu, do které můžete vyplnit několik polí.
4. Přidejte relevantní informace v dialogovém okně Nastavení podpisu: Doporučený signatář: (toto by bylo vaše jméno), Titul signatáře: (vaše označení) a E-mailová adresa signatáře: (vaše e-mailová adresa, pokud ji chcete dát).
5. Pod pokyny pro signatáře bude výchozí pokyn: Před podepsáním tohoto dokumentu ověřte správnost obsahu, který podepisujete. Tento pokyn lze změnit a níže budou dvě možnosti, které můžete nastavit zaškrtnutím zaškrtávací políčka: Povolit podepisujícímu přidávat komentáře v dialogovém okně Podepsat a Zobrazit datum podpisu v podpisu čára.
6. Po vyplnění vašich údajů klikněte OK. Nyní budete moci vidět řádek podpisu s vaším jménem a titulem pod ním.

Nyní se podívejme, jak přidat podpis na řádek podpisu.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši řádek podpisu v souboru. Poté vyberte Podepsat z nabídky.
2. Svůj podpis můžete přidat následujícími třemi způsoby:
   • Chcete-li přidat svůj vytištěný znak, jednoduše zadejte své jméno poblíž X symbol.
   • Pokud máte obrázek svého podpisu, klikněte na Vyberte Podpisový obrázek kartu a klepněte na tlačítko Vyberte Obrázek—otevře se Průzkumník souborů a můžete přidat obrázek svého podpisu procházením počítače.
   • Za třetí, pokud máte tablet PC, můžete také přidat vlastnoruční podpis podepsáním vedle X na řádku podpisu.
3. Můžete také přidat podrobnosti o signatáři (což byste byli vy), jako je vaše role a adresa místa výroby, kliknutím na Podrobnosti knoflík.
4. Poté na konci klikněte na Podepsat dole.
5. Obdržíte výzvu k potvrzení podpisu. Poté se váš podpis objeví na řádku podpisu ve vašem dokumentu. Nyní můžete odeslat svůj digitálně podepsaný dokument.

Jak odstranit digitální podpis

Odebrání digitálního podpisu je otázkou několika kliknutí.

1. Otevřete soubor Microsoft Word nebo Excel s digitálním podpisem.
2. Klepněte pravým tlačítkem myši na Podpisový řádek.
3. Klikněte Odebrat podpis. Zobrazí se výzva k potvrzení odstranění podpisu.

Váš digitální podpis bude z dokumentu odstraněn. Úpravou dokumentu z něj také odstraníte podpisy.

Jak přidat nebo odebrat neviditelný digitální podpis

Na rozdíl od viditelného podpisu nepřidává neviditelný digitální podpis do dokumentu žádné značky ani text. Neviditelný podpis spíše přidává do souboru dokumentu pouze metadata, aby byla zajištěna pravost dokumentu, aniž by se změnil jeho obsah.

Do souboru Microsoft Office můžete přidat neviditelný digitální podpis pomocí následujících kroků:

1. Otevřete dokument aplikace Word, Excel nebo PowerPoint a klikněte Soubor. The Info sekce se otevře.
2. Vybrat Chránit dokument.
3. Poté z rozbalovací nabídky vyberte Přidejte digitální podpis.
4. Otevře se schránka pro digitální podpis. V dialogovém okně zadejte účel podepsání dokumentu.
5. Pak klikněte Podepsat.
6. The Info sekce pak ukáže, že dokument byl podepsán a označen jako konečný.

Jakmile je soubor digitálně podepsán, stane se dokumentem pouze pro čtení, aby se zabránilo dalším změnám.

Je také snadné odstranit neviditelný digitální podpis.

1. Otevřete soubor s neviditelným digitálním podpisem. Nahoře uvidíte dvě zprávy – jednu, že dokument je označen jako konečný, a druhou, která říká, že dokument obsahuje platné podpisy.
2. Na druhém Podpisy řádek zprávy, klikněte na Zobrazit podpisy. The Podpisy panel se otevře na pravé straně dokumentu.
3. Klikněte na Šíp vedle názvu podpisu.
4. Pak klikněte Odebrat podpis z rozbalovací nabídky.
5. Nakonec klikněte Ano na výzvu, která se zobrazí. A váš neviditelný digitální podpis bude odstraněn.

Poskytněte svým kancelářským dokumentům pravost a zabezpečení pomocí digitálního podpisu

Digitální podpisy dodávají vašim dokumentům vrstvu důvěryhodnosti a autenticity. Vzbuzuje důvěru ve vaše spolupracovníky a příjemce vašich dokumentů.

Navíc máte klid, že vaše dokumenty jsou v bezpečí a nelze s nimi manipulovat. Usnadněte a zabezpečte své oficiální a osobní transakce přidáním digitálních podpisů do souborů Microsoft Office.

Jak digitálně podepsat dokument Microsoft Word

Přečtěte si další

O autorovi