Jak efektivněji používat aplikace pro zasílání zpráv na pracovišti

Aplikace pro zasílání zpráv nepochybně změnily způsob, jakým komunikujeme na pracovišti, zejména během náš přechod na práci na dálku a pryč od e-mailu, který byl pro to de facto komunikačním nástrojem dlouho.

Navzdory četným funkcím zvyšujícím produktivitu, které mnoho z těchto aplikací nabízí, můžeme také tvrdit, že mají tendenci dělat opak.

Zabíjí aplikace pro zasílání zpráv vaši produktivitu? Nebo možná je to tím, jak je používáte? Pojďme se ponořit hlouběji.

5 různých způsobů, jak mohou aplikace pro zasílání zpráv na pracovišti omezit vaši produktivitu

1. Informační přetížení

Jako kdyby přetížení e-mailu nebyl dostatečně velký problém, nyní se musíte potýkat s neustálým proudem zpráv ve vašich chatovacích aplikacích, které se z velké části staly novými schránkami. Stejně jako všechny nevyžádané e-maily ve vaší doručené poště, ne každá zpráva ve vašich chatovacích aplikacích stojí za vaši pozornost.

Pravděpodobně jste se ocitli v kanálu Slack, ve kterém jste neměli být, nebo v kanálu přeplněném příliš mnoha nebo máte kolegy, kteří diskutují o nejnovějších klepech o celebritách v kanálu určeném pro práci problémy.

Výsledkem je přetížení informacemi, které může být stejně vysilující jako přeplněná e-mailová schránka, což vede k únavě z rozhodování, stresu a v konečném důsledku ke snížení produktivity.

2. Životně důležité informace se ztratí

Jedním z vedlejších účinků přetížení informacemi je, že se některé životně důležité informace ztratí při míchání. Pokud se vám nepodaří osvojit si správné procesy, informace související s prací se mohou rychle pohřbít pod hromadou řečí o vodních chladičích nebo diskusí mimo téma.

Většinu svého pracovního dne strávíte procházením záplavy zpráv z jednoho kanálu nebo komunikační aplikace do druhé v naději, že najdete tu kritickou informaci, kterou potřebujete. To může být cvičení v marnosti a obrovské plýtvač času na pracovišti.

3. Příliš mnoho komunikačních aplikací

Jaký nástroj interní komunikace používáte pro komunikaci se vzdálenými kolegy? Microsoft Teams? Slack? E-mailem? WhatsApp?

Možná mix všech výše uvedených?

Při hledání nejnovější a funkcemi nabité aplikace pro zasílání zpráv na pracovišti jste jich možná nainstalovali příliš mnoho, což se může rychle změnit v noční můru produktivity.

Pokud během dne neustále přeskakujete z jedné aplikace do druhé, ztrácíte čas a tříštíte svou pozornost, takže je obtížné soustředit se na jakýkoli úkol.

To znamená, že možná budete chtít najít způsoby vyhnout se nadměrnému používání aplikací pro komunikaci a spolupráci na vašem pracovišti.

4. Jste „vždy zapnutý“

Neustálá konektivita a očekávání, že budete kdykoli k dispozici, abyste mohli reagovat na zprávy, se na dnešním pracovišti staly normou. Nicméně tato kultura být vždy „on“ a pracovat mimo hranice tradiční pracovní doby může vést k několika nechtěným důsledkům.

Za prvé, pracovat delší dobu nemusí nutně znamenat vyšší produktivitu. Ve skutečnosti to má často opačný efekt. Pokud zjistíte, že pracujete dlouho do noci nebo o víkendech, pravděpodobně rychle vyhoříte, což povede ke snížení kvality práce a výkonu.

Nejde však jen o váš profesní život, ale také váš osobní život může rychle začít trpět. Je málo času na relaxaci a omlazení, když jste stále „na“, což vede k psychickým i fyzickým zdravotním problémům.

5. Nikdy nekončící upozornění

Ve své snaze být více připojeni v naději, že zvýšíte svou produktivitu, jste se možná nechtěně přihlásili k odběru nekonečného proudu oznámení z vašich chatovacích aplikací. Na první pohled se tato malá červená vyskakovací okna a šmouhy mohou zdát neškodné, ale rychle se mohou stát obrovským rozptýlením, které neúmyslně vede přepínání kontextu a snížení produktivity.

Někdy může stačit pouhé zobrazení těchto červených vyskakovacích oken (i když zprávy nečtete) k tomu, že ztratíte pozornost a narušíte tok.

Co tedy můžete udělat, abyste se těmto pastím produktivity vyhnuli?

Nejlepší strategie pro dosažení produktivní komunikace na pracovišti

1. Přijměte asynchronní komunikaci

Kladení přílišného důrazu na okamžité reakce a komunikaci v reálném čase, zvláště když členové týmu pracují v různých časových pásmech, může nakonec způsobit více škody než užitku.

Místo toho, abyste očekávali (nebo hůře, vyžadovali) okamžité odpovědi, obejměte je asynchronní komunikace. Tento komunikační styl vám umožňuje reagovat na zprávy ve vlastní čas, omezuje vyrušování a umožňuje vám soustředit se na důležitější úkoly.

Když najdete novou, nemusíte vždy do svého arzenálu přidávat další komunikační aplikaci. Všem členům vašeho týmu chvíli trvá, než si na nový nástroj zvyknou, takže je často lepší zůstat u toho, co máte, zvláště když už nabízí funkce, které potřebujete.

Namísto registrace do další aplikace si udělejte čas na vyhodnocení svých stávajících nástrojů, abyste zjistili, zda je můžete integrovat s ostatními aplikacemi, které používáte, a zefektivnit tak svůj pracovní postup. Tímto způsobem nebudete muset tak často přepínat aplikace a můžete se vyhnout související ztrátě produktivity.

3. Vytvořte interní Wiki

An interní wiki je centrální úložiště znalostí a informací vašeho týmu. Je to skvělý způsob, jak mít všechny důležité informace uspořádané a dostupné na jednom místě.

Wiki může pomoci snížit potřebu neustálé komunikace tím, že členům týmu usnadní hledání odpovědí na jejich otázky. Můžete také využít svou interní wiki k vytvoření příručky komunikace se svým týmem, která dokumentuje osvědčené postupy a pokyny pro celou společnost.

To může zahrnovat cokoli od toho, jak a kdy používat konkrétní nástroje, až po definování toho, co považujete za „urgentní“ komunikaci, a ideální dobu odezvy.

Způsob, jakým používáte nástroje pro komunikaci a spolupráci, může výrazně ovlivnit vaši produktivitu. Pokud vás neustále vyrušují oznámení, zkuste si upravit nastavení, abyste minimalizovali rozptylování.

Můžete například deaktivovat oznámení pro konkrétní kanály nebo konverzace, nastavit hodiny režimu Nerušit nebo dokonce oznámení úplně odložit během naplánované doby zaměření. Přizpůsobením nástrojů tak, aby lépe vyhovovaly vašim potřebám, můžete získat zpět kontrolu nad svou produktivitou.

Kromě toho, pokud používáte Slack, můžete přidat Rozšíření @Must-Read do vašeho pracovního prostoru, abyste zajistili, že naléhavé zprávy budou vždy vidět. Tato aplikace Slack vám umožňuje označit konkrétní zprávy jako povinné čtení a členové týmu budou mít všechny své kritické zprávy v jedné dávce, aby neztráceli čas procházením historie chatu.

Použijte své aplikace pro zasílání zpráv správným způsobem k maximalizaci produktivity

Zatímco chatovací aplikace mohou být skvělým způsobem, jak zvýšit produktivitu, mohou také významně rozptylovat, pokud nejsou používány správně. Můžeme dojít k závěru, že záleží především na tom, jak tyto nástroje používáte.

Dodržováním výše uvedených strategií můžete získat zpět kontrolu nad svou produktivitou a vyhnout se těmto nástrahám produktivity.

Jak překonat přetížení spolupráce na vašem pracovišti

Přečtěte si další

O autorovi