Jak přestat zapomínat na věci v práci

Představte si toto: je pondělí ráno. V duchu jste si poznamenali všechny své úkoly pro daný den a těšíte se, že dosáhnete svých cílů. Ale v poledne jste zapomněli polovinu věcí, které jste měli udělat, což ve vás vyvolává pocit frustrace.

Je to scénář, který všichni moc dobře známe. Mít práci často znamená mít spoustu úkolů, které je třeba splnit za den. A snažit se zapamatovat si všechny ty úkoly může být práce sama o sobě.

Pokud máte tendenci zapomínat dělat věci v práci, můžete to změnit. Tento článek vám poskytne užitečné tipy, které vám pomohou přestat zapomínat na věci v práci, abyste se na konci dne mohli cítit lépe. Zde je návod, jak si udržet přehled o tom, co musíte udělat:

1. Použijte kontrolní seznamy

Vytvořte kontrolní seznamy pro své opakující se úkoly a pro jednorázové úkoly. Pro opakující se úkoly použijte aplikaci, která vám umožní zaškrtnout a zrušit zaškrtnutí položek, abyste se vyhnuli vytváření seznamu pokaždé.

Pro jednorázové úkoly si vytvořte ručně psaný seznam a uschovejte jej na viditelném a snadno dostupném místě na vašem stole. Zkuste použít jeden poznámkový blok a vyhoďte všechny stránky s poznámkami, které jste dokončili.

2. Vytvořte si seznam úkolů na další den

Seznamy úkolů nejsou žádnou novinkou, ale změna hry vytváří seznam úkolů den před vaším pracovním dnem. Večer, až budete odpočatí, přemýšlejte o tom, co musíte druhý den stihnout, a zapište si to.

Bonusový tip: vytvořte si „velkou pětku“ seznam svých pěti nejlepších cílů nebo úkolů na další den. Zvýrazněte nebo oddělte tyto úkoly od zbytku seznamu, protože to jsou položky, které budete upřednostňovat. I když se něco objeví, budete vědět, že to nesmí zasahovat do úkolů na tomto seznamu.

3. Potvrďte svůj seznam úkolů

Než začnete pracovat, projděte si seznam, který jste si udělali předchozí noc, abyste si osvěžili mysl, na čem budete přes den pracovat.

A pokud vám během dne na talíř přibudou další úkoly, zeptejte se sami sebe, zda jsou nové úkoly důležitější než některá z položek na vašem seznamu „velké pětky“. Pokud ano, nahraďte tyto položky novými úkoly. Ale pokud ne, stačí je přidat do seznamu a později se k nim dostanete.

4. Ke sledování důležitých e-mailů použijte štítky (nebo jakýkoli jiný systém označování).

Označování e-mailů štítky nebo kategoriemi je chytrý způsob, jak sledovat průběh e-mailů. Pokud můžete k jednomu e-mailu přidat více značek, můžete jej označit podle priority, postupu a projektů a týmů, do kterých patří.

Pokud například pracujete na úkolu pro „Projekt X“, můžete do e-mailu souvisejícího s tímto úkolem přidat čtyři značky: první štítek bude pro projekt. Druhý štítek by byl pro tým, pro který je projekt určen. Třetí by označoval, jak důležitý je e-mail, a čtvrtý štítek by ukazoval, že probíhá.

5. Automatizujte, co můžete

Využijte technologii, která vám pomůže dělat věci včas. Například můžete naplánovat e-maily v aplikaci Outlook, takže je lze odeslat později. Pokud jste správcem sociálních médií, naplánujte si všechny příspěvky v aplikaci.

Automatizace úkolů vás zbaví tlaku, abyste nezapomněli dělat věci včas, zvláště pokud musíte dokončit více časově citlivých úkolů.

6. Delegujte, co můžete

Neměli byste dělat všechno sami, pokud nemusíte. Vaši kolegové jsou tu, aby vám pomohli dosáhnout společného cíle. Využijte přednosti a schopnosti členů svého týmu, abyste si ulehčili svou zátěž delegováním určitých úkolů.

Ujistěte se, že předem komunikujete se členy svého týmu, abyste si upevnili priority pro daný den a zjistili, zda vám mohou pomoci.

7. Nastavte si připomenutí na svém telefonu nebo notebooku

Aplikace Reminders je neocenitelným nástrojem pro každého, kdo je zapomnětlivý nebo zaneprázdněný. Použijte jej jako další krok k vašemu seznamu úkolů. Pokud se chcete vyhnout stahování více aplikací, než jaké již máte, použijte ty, se kterými bylo vaše zařízení dodáno.

Pokud vám aplikace, kterou používáte, umožňuje nastavit připomenutí jednorázově, denně nebo týdně – podle vašich potřeb. Nezapomeňte si nastavit budík, který se spustí spolu s připomenutím, abyste jej nepromeškali. A pokud spěcháte, použijte funkci hlasových příkazů telefonu a nastavte si připomenutí během několika sekund.

8. Použijte aplikaci pro sledování návyků

Pro opakující se úkoly použijte aplikaci pro sledování návyků. Aplikace pro sledování návyků pomoci, abyste byli odpovědní. Jsou nejlepší pro denní a týdenní priority. Habitica má například cíl „Pracujeme na dnešním nejdůležitějším úkolu“.

Příklady úkolů, které můžete přidat, zahrnují týdenní týmové dohánění, kontrolu e-mailů každé ráno a dokonce i čas na oběd. I když se to může zdát jako jednoduché věci k zapamatování, je snadné je zapomenout udělat, když stíháte termín.

Stažení: Habitica pro iOS | Google Play (Volný, uvolnit)

9. Nastavte vizuální pomůcky

Je těžké zapomenout něco udělat, když máte všude kolem sebe zářivé lepicí papírky. Proto jsou barevné lepicí papírky skvělým způsobem, jak mít důležité úkoly stále na paměti.

Nalepte si je na notebook nebo kalendář. Seřaďte je v pořadí podle důležitosti a vždy používejte stejné barvy pro stejné projekty. S aplikací Post-it® Notes můžete dokonce přejít do digitální podoby, abyste se vyhnuli zaneřádění vašeho stolu hromadou papíru.

Stažení: Post-it® pro Obchod s aplikacemi | Google Play (Volný, uvolnit)

10. Zastavte multitasking!

Jak často jste se pokusili udělat příliš mnoho najednou, jen abyste zapomněli dokončit úkol? Soustřeďte se na dokončení jednoho úkolu a poté přejděte k dalšímu. Nejprve začněte se svými největšími prioritami a poté se propracujte k nejméně důležitým úkolům.

To zajišťuje, že vaše nejdůležitější úkoly budou dokončeny, i když vám dojde čas nebo se necháte rozptylovat schůzkami na poslední chvíli a neplánovanými hovory.

11. Udržujte svou mysl zapojenou

Dopřejte svým mozkovým buňkám polední vzpruhu rychlou hrou, abyste se vyhnuli duševní únavě. Vyzkoušejte hry založené na prohlížeči jednoduchým otevřením nové karty a hraním – jako Wordle, logická hra, díky které každý den uhodnete jiné slovo.

A pokud máte málo času, můžete hrát I/O Pinball, přizpůsobená a poutavá pinballová hra od Googlu, která je osvěžujícím zážitkem oblíbeného z dětství.

12. Dát si pauzu

Dělejte si záměrně přestávky, abyste si vyčistili mysl a odpočinuli si. Využijte této příležitosti k tomu, abyste si znovu prohlédli svůj seznam úkolů a určete, jaké úkoly vám zbývají dokončit.

Pokud si na to uděláte čas v uvolněném stavu, pomůže vám to zapamatovat si věci lépe, na rozdíl od situace, kdy jste u svého stolu pod tlakem.

13. Nastavit budíky

Nastavte si jednorázové nebo opakované budíky, abyste si připomněli, že si máte dát pauzu, zavolat nebo se zúčastnit schůzky. Jen se ujistěte, že jste si nastavili budík tak, aby se spustil několik minut před termínem úkolu, abyste se mohli připravit, že se mu budete věnovat.

Pokud se například blíží schůzka, můžete si nastavit budík na 15 minut před schůzkou, abyste mohli zabalit vše, čím jste zrovna zaneprázdněni. To vám zabrání v úzkosti, když je čas zúčastnit se schůzky.

Buďte proaktivní, abyste v práci přestali zapomínat

Klíčem k zapamatování úkolů, které musíte udělat, je být proaktivní. To, že si uděláte čas na přípravu na svůj den, je ten rozdíl.

Ať už se jedná o sestavení seznamu úkolů, plánování e-mailu nebo nastavení budíku, pár minut na organizaci vám pomůže převzít kontrolu nad svým dnem. To vám zase pomůže přestat zapomínat na věci v práci.

Jak vytvořit produktivní plán práce na dálku

Přečtěte si další