Jak napsat e-mail s referenčními postavami

Ucházet se o novou práci nebo příležitost je nervy drásající, ale pozitivní reference postavy zvýší vaši sebedůvěru a šance na její získání. Takže když děláte odkazování, snažte se kandidáta podpořit.

Pokud jde o psaní znakového referenčního e-mailu, logika je stejná jako u dopisu – pouze rozložení je mírně odlišné. Zde jsou klíčové tipy, které je třeba mít na paměti, abyste vy i kandidát udělali na příjemce e-mailu dobrý dojem.

1. Napište odkazy na postavy pro kandidáty, které znáte

Jako manažer byste si například měli vybudovat vztah se svým týmem. Nejenže to posiluje organizaci, ale také usnadňuje psaní e-mailů s referenčními postavami.

Při kladení skvělé online platformy pro budování týmu pro dobré využití si poznamenejte úspěchy, vlastnosti a anekdoty pracovníků. Tímto způsobem, když jeden z nich požádá o odkaz na postavu, budete vědět, co o něm říci.

Vyhněte se psaní odkazů pro lidi, se kterými nemáte žádný nebo minimální vztah. I když můžete e-maily vyplnit podrobnostmi od kolegy, nebudete mít osobní zkušenosti, o které byste se mohli podělit. Tím se reference oslabí.

2. Získejte přesné podrobnosti o příjemci a příležitosti e-mailu

Výzkum je nezbytný pro vytvoření dobrého e-mailu s referenčními postavami. Požádejte kandidáta o informace o tom, ke komu se hlásí a na co.

Potřebují profesionální, akademické nebo osobní reference? Pokud je k dispozici popis práce, může vám říci, co zaměstnavatel hledá a jaké podrobnosti by vašeho kandidáta rozzářil. Názvy společností a kontaktů jsou také ideální pro vyhledávání dalších informací prostřednictvím internetového průzkumu.

Na konci dne musíte přizpůsobit e-mail požadavkům příležitosti a pokusit se mluvit přímo s příjemcem, aniž byste byli neformální.

3. Strukturujte znakový referenční email vpravo

Existuje ideální způsob, jak strukturovat e-maily pro odkazy na postavy. Dávejte pozor na jejich uspořádání a obsah.

Na rozdíl od dopisu nepotřebuje e-mail vaše údaje ani údaje o příjemci nahoře. Začněte formálním pozdravem a přejděte přímo do těla textu.

Vaše informace jsou uvedeny na konci e-mailu. Zavřete jej svou e-mailovou adresou, telefonním číslem a dalšími kontaktními údaji, které považujete za vhodné. Uveďte své jméno a podpis.

II. Buďte jasní a struční

Pokud jde o celkovou strukturu e-mailu, vybírejte slova pečlivě. Odkaz na postavu musí být informativní, ale stručný a snadno čitelný.

Než začnete psát, vyberte si klíčové body, které chcete udělat. Vložte je do seznamu odrážek pro každou sekci, ze které se bude e-mail skládat.

III. Upřesněte svůj vztah s kandidátem

E-mail začněte tím, jak kandidáta znáte a na jak dlouho. Vysvětlete svou roli a vztah. Nechte to jednoduché, ale pokud se chcete podělit o něco pozitivního, jako je váš první dojem z kandidáta, klidně to udělejte několika slovy.

To znamená, že se držte profesionálních detailů. Příjemce reference nemusí vědět, kam jel kandidát na dovolenou nebo jak si berou kávu.

Zaměřte se v e-mailu na to, co je dělá dobrými pro roli, o kterou se ucházejí.

IV. Popište kladné vlastnosti kandidáta

Toto je nejdůležitější část odkazu na postavu. Pokud jste provedli průzkum, měli byste vědět, co práce nebo příležitost vyžaduje a které z kvalit kandidáta odpovídají vašemu účtu.

Jak již bylo zmíněno, příprava může tento proces značně usnadnit. Můžete mít například své pracovníky sledovat a dosahovat chytrých plánů cílů, což může sloužit jako důkaz jejich úspěchů a nasazení.

Nestačí vyjmenovat vítězné kvality kandidáta. Pokud máte anekdoty, které demonstrují jejich dovednosti a úspěchy, vetkejte je do e-mailu. Ukazuje, že jejich činy jsou stejně pozoruhodné jako jejich schopnosti a osobnost.

PROTI. Přizpůsobte své prohlášení o doporučení příležitosti

Poslední část vašeho e-mailu s referenčními postavami by měla být vaším doporučením.

Stejně jako všechno ostatní se musíte ujistit, že to odráží příležitost. Pomocí jeho požadavků, aby vás nasměroval, přesně vysvětlete, proč je váš pracovník, student nebo přítel vhodný.

Nehrejte se na ně však. Udělejte prohlášení, které jde přímo k věci, jasně a stručně, o tom, proč by měl příjemce vážně uvažovat o kandidátovi.

Vaše přihlašovací údaje a kontaktní údaje, které následují, by měly vytvořit e-mail jako vysoce spolehlivou referenci na charakter.

4. Zvažte použití šablon referenčních znaků

Pokud chcete další pokyny, jak napsat e-mail s referenčními postavami, prozkoumejte vzorky a šablony ke stažení dostupné online. Mnoho z nich je ve formátu dopisu, ale můžete je rychle upravit podle rozložení e-mailu.

Workable má několik šablon, které by vás mohly zajímat, včetně referenčního dopisu pro zaměstnance, obecného doporučujícího dopisu a jednoho speciálně pro učitele.

Corporate Finance Institute může také pomoci se svou šablonou referenčního dopisu. Před stažením tohoto bezplatného zdroje se stačí zaregistrovat na platformě.

Šablona má malý výběr referenčních písmen znaků, některá ve Wordu a jiná ve formátu PDF. Stáhněte si je a upravte je, jak uznáte za vhodné.

Další webovou stránkou, kterou si můžete prohlédnout, je referenční příručka pro postavy na The Balance Careers. Obsahuje spoustu tipů, ale také ukázky a šablony e-mailů a také dopisů.

Pokud hodně pracujete na Wordu, podívejte se na šablonu doporučujícího dopisu společnosti Microsoft. Můžete si jej zdarma stáhnout a provést potřebné změny.

Podívejte se, jaké kvalitní webové stránky jako tyto mohou nabídnout rady a nástroje. Buďte připraveni vyladit jejich šablony tak, aby vyhovovaly vašim okolnostem, některé více než jiné.

5. Několikrát zkorigujte svůj e-mail s referenčními postavami

Nejslibnější aplikace pro každou příležitost jsou ty, které se nejvíce blíží dokonalosti, takže nechcete, aby nějaká drobná chyba zničila šance vašeho kandidáta.

Po dokončení e-mailu s odkazem na postavu jej hned neposílejte. Odložte jej na chvíli stranou a znovu jej prozkoumejte, hledejte chyby a nadbytečnosti. Vše se musí pěkně vejít na jednu stránku.

E-mail si několikrát zkontrolujte a při každém průchodu vyhledejte konkrétní problémy. Požádejte někoho jiného, ​​aby to také zkontroloval. Neváhejte a vyberte si ten nejlepší nástroj pro kontrolu gramatiky v okolí a zkombinujte jeho schopnosti s vaší pozorností k detailu.

Ale nedíváte se jen na pravopis a gramatiku. Vystihli jste správně jméno příjemce? A co název práce? Jsou vaše kontaktní údaje správné a aktuální?

Čím více budete e-mail pročesávat, tím více jej můžete upřesnit. Najdete chyby a šance na zlepšení.

Kandidáti by měli usilovat o každou část svých žádostí

Zářící doporučení od zaměstnavatele, kolegy nebo akademika může udělat s vyhlídkami kandidáta zázraky. Pokud jste to vy, kdo píše referenční e-mail postavy, berte tento úkol vážně.

Ale zatím můžete podpořit pouze kandidáta. Sami musí vynaložit úsilí při plnění cílů, psaní motivačních dopisů, úspěšnosti při pohovorech a podobně. To znamená, že podpora od vás a online služeb je neocenitelná.

5 online šablon průvodních dopisů, které vám urychlí práci snů

Přečtěte si další