Spolupráce s vašimi spolupracovníky by měla být hračka, protože existuje tolik způsobů, jak je oslovit. Někdy však používání více komunikačních nástrojů může být ohromující a použití toho špatného může překážet konverzaci.
Kdy je tedy nejúčinnější napsat e-mail, poslat zprávu nebo použít software pro řízení projektů? Čtěte dále a zjistěte, který komunikační nástroj je pro vaši diskusi ideální.
Kdy odeslat e-mail
Pokud máte spoustu informací, které je třeba shrnout, a podrobnosti, které je třeba zahrnout do zprávy, je odeslání e-mailu ideální volbou. Je to také nejlepší cesta pro žádosti.
Vzhledem k tomu, že e-mailová konverzace je obvykle pomalejší než konverzace držená přes aplikaci pro zasílání zpráv, poskytuje příjemci více času na zvážení informací. Mohou si s ní sednout, pokud potřebují, a poskytnout promyšlenou odpověď, když jsou připraveni.
I když je běžné si myslet, že vaši spolupracovníci neocení dlouhé e-maily, existují mnoha způsoby, jak formátovat dlouhé e-maily aby vynikly důležité informace. V žádném případě nechcete psát román, ale e-mail vám umožňuje prezentovat všechny informace najednou, v médiu, které je méně naléhavé.
Myslete jen na své vlastní preference. Chtěli byste raději dostat jeden dlouhý, ale přesný e-mail, o kterém máte pocit, že máte čas na zvážení, nebo obdržet zdlouhavou zprávu Slack a přitom se snažit soustředit na jiné projekty?
Kromě toho, že se cítíte méně uspěchaní, e-maily se dají rychleji najít a odkazovat se na ně později, lze je jednoduše přeposlat někomu jinému a je snadné zahrnout další osoby mimo vaše pracoviště. To také dává vaší zprávě větší formálnost než Slack nebo podobná aplikace. Některé situace, kdy je e-mail pravděpodobně ideální, jsou:
- Shrnutí události, zprávy, projektu nebo zpětné vazby.
- Podání žádosti.
- Odeslání čehokoli formálního.
- Včetně někoho mimo vaše pracoviště.
- Cokoli dlouhého nebo důležitého – zvláště pokud se na to příjemce bude muset odkázat později.
Kdy odeslat zprávu
Nástroje pro zasílání zpráv, jako je Slack, vám pravděpodobně poskytnou rychlejší odpověď než e-mail. Je to skvělé místo, kde můžete pokládat jednoduché otázky, rychle se spojit se svými spolupracovníky a sdílet nápady.
I když jsou někdy to, co potřebujete, rychlé odpovědi, je důležité mít na paměti, že k tomu budete muset své otázky položit jednoduše. Vzhledem k rychlým reakcím typickým pro aplikaci je pro příjemce snadné přehlédnout detaily nebo celé zprávy, zejména v hlučném kanálu nebo pracovním prostoru.
To může vést k delším konverzacím nebo důležitým aktualizacím, které zůstanou bez povšimnutí – zvláště pokud je kanál tak zaneprázdněn, že jej vaši spolupracovníci ztlumili.
Použití zmínek ve Slacku může trochu pomoci usměrnit konverzace ve skupinách nebo kanálech, ale je nejlepší, aby byly vaše zprávy krátké a věcné. Pokud nemůžete a Slack je oblíbeným místem vašeho týmu, zkuste to shrnout pomocí odrážek. Při odesílání zprávy byste také měli zvážit, zda máte čas na konverzaci. Váš spolupracovník může rychle reagovat, hledat vysvětlení nebo klást vlastní otázky.
Pokud se někdy konverzace ve Slacku protáhne, protože věci nejsou jasné, může být rychlejší zavolat kolegovi na telefon nebo použít Slackův nástroj sdružování pouze pro hlas objasnit. Slack rozhodně není jediným dostupným nástrojem pro zasílání zpráv, ale pokud chcete věci zjednodušit, je nejlepší vybrat si jednu aplikaci, kterou budou používat všichni ve vaší organizaci.
Kromě toho, pokud chcete, aby věci zůstaly profesionální, budete se chtít vyhnout používání osobních aplikací, jako je Facebook Messenger nebo SMS. Některé situace, kdy je aplikace pro zasílání zpráv ideální, jsou:
- Rychlé kladení otázek.
- Sdílení nápadů a spolupráce.
- Odesílání rychlých aktualizací.
- Provádění oznámení – na správném kanálu.
Kdy použít software pro řízení projektů
Někdy je ideální použít komunikační nástroje v rámci softwaru pro řízení projektů, jako je ClickUp. Hlavní výhodou toho je, že vy a vaše spolupracovníci stráví méně času komunikací a také hledáním informací ve vaší schránce, zprávách a kdekoli jinde, kde diskutujete práce.
Pomocí ClickUp můžete mít cokoli související s úkolem nebo projektem na jednom místě.
Sekce komentářů na kartě úkolu v ClickUp vám umožňuje posílat otázky nebo vysvětlení vašim spolupracovníkům. Zde můžete označit ostatní, přiřadit komentáře a připojit podpůrné dokumenty.
Úkol nebo projekt můžete také sdílet vyplněním správných informací a přiřazením někoho jiného k samotnému projektu nebo jako pozorovatele. Jen nezapomeňte použít sekci popisu k přidání dalších podrobností – podobně jako e-mail.
Navíc můžete vytvořit nástěnku projektových žádostí v ClickUp jako způsob, jak si vy a váš tým rychle navzájem přidělovat úkoly a požádat o pomoc. Některé situace, kdy je ideální komunikace se softwarem pro řízení projektů:
- Chcete-li položit otázku týkající se projektu.
- Chcete-li sdílet komentář, nápad nebo návrh týkající se konkrétního projektu.
- Máte úkol delegovat na někoho jiného.
- Máte podpůrné dokumenty, které vám pomohou s projektem.
Další tipy pro efektivní komunikaci
Bez ohledu na to, jaké médium si vyberete, zde je seznam dalších tipů, které vám pomohou efektivně komunikovat:
- Pošlete to všechno najednou—Pokud máte novinky, zpětnou vazbu, aktualizaci nebo opravdu cokoli, co byste chtěli říct, pošlete to všechno najednou, nikoli po částech. Držet vše pohromadě pomáhá omezit oznámení – a rozptýlení nebo očekávání, které přichází poté, co někdo pošle zprávu „ahoj“.
- Využijte předmět a kanály– nejen, že budete udržovat relevantní řádky předmětů a kanály, které vám pomohou získat odpovědi, které hledáte, ale vy a vaši spolupracovníci budete také moci informace najít později.
- Držte se jedné metody—Pokud obdržíte e-mail, odpovězte e-mailem. Pokud se jedná o zprávu, odpovězte ve stejné aplikaci. Zůstanete-li konzistentní, vaše konverzace budou přístupné a organizované.
Zefektivněte komunikaci a zvyšte svou produktivitu
I když máte na dosah tolik komunikačních nástrojů, je rozhovor se svými spolupracovníky pohodlný, někdy může být použití toho špatného překážkou. Pokud toho chcete říct hodně, nejlepší je e-mail. Pokud chcete být rychlí a věcní, jděte s poslem, jako je Slack.
Nakonec, pokud se vaše myšlenka nebo nápad vztahuje k nějakému úkolu, udělejte sobě a svým spolupracovníkům laskavost tím, že je sdílíte v softwaru pro řízení projektů v rámci příslušného úkolu. Při předávání konverzace byste měli také zvážit, jak ji později vy a vaši spolupracovníci v případě potřeby najdete.
