Kde si uchováváte poznámky zákazníků? Sedí vám na stole v poznámkovém bloku nebo v dokumentu na vašem pevném disku? To může způsobit několik problémů:

  1. Znovu je najít.
  2. Odešlete je svým spolupracovníkům, kteří je také budou muset znovu najít.

Navíc jsou skryté poznámky obzvláště naléhavé, když klient již telefonuje. Ale nemusí to tak být. Pokud se zaseknete ve snaze najít perfektní CRM nebo nejste úplně připraveni investovat do toho, co chcete, proč si nevybudovat funkční v Tabulkách Google? Zde je návod.

1. Přidávání názvů a zmrazení horního řádku vašeho CRM v Tabulkách Google

Začněte přidáním názvů polí, která chcete zahrnout do horní části tabulky. Jméno, telefonní číslo, e-mail, datum kontaktování, stav a poznámky jsou některé základní sloupce, které můžete chtít použít.

Budete také chtít zvážit některé sloupce jedinečné pro váš obchodní nebo prodejní cyklus. Jaké informace budou užitečné, až bude čas znovu navázat konverzaci?

Může to být cokoliv – rozpočet vašeho potenciálního klienta, jeho požadovaný produkt nebo služba, s kým dříve mluvili, kde pracují atd. Pokud máte aktuální systém, je to další místo, kde hledat reference.

instagram viewer

Jakmile se rozhodnete pro své názvy a zadáte je, můžete zmrazit horní řádek tabulky Google. Udělat to tak:

  1. Zvýrazněte celý řádek.
  2. Jít do Pohled v levém horním rohu.
  3. Vybrat Zmrazit.
  4. Vybrat 1 řádek.

Nyní při posouvání zůstanou tituly nahoře.

2. Přidání rozbalovacích nabídek a podmíněného barevného kódování do CRM v Tabulkách Google

Pro opakující se odpovědi můžete pod libovolný nadpis přidat rozevírací seznam možností, bude to užitečné. Několik příkladů jsou názvy produktů, služeb nebo seznam vašich prodejců.

Vytvoření rozevíracího seznamu je také skvělý způsob, jak přidat sloupec pracovního stavu do tabulky Google. Stavy vám poskytnou rychlý přehled o tom, kde se v prodejním cyklu nachází potenciální zákazník. Udělat toto:

  1. Klikněte do buňky pod nadpisem.
  2. Jít do Data v nabídce vlevo nahoře.
  3. Vybrat Ověření dat.
  4. Z možností vedle Kritéria, Vybrat Seznam z rozsahu.
  5. Do pole vedle zadejte slova, která chcete zahrnout, oddělená čárkou.
  6. Udeřil Uložit jakmile bude váš seznam připraven.

Nyní se v buňce objeví váš seznam možností a můžete přidat podmíněné barevné kódování, které vám usnadní orientaci v CRM.

Najdeš Podmíněné formátování pod Formát menu nahoře. Jakmile na něj kliknete, otevře se postranní panel, kde můžete upravit rozsah buněk. Klikněte na buňku obsahující vaši rozevírací nabídku a přidejte barvy podle následujících kroků.

  1. Pod Pravidla formátu, klikněte na rozbalovací nabídku pod Formátovat buňky, pokud… a vyberte Text obsahuje.
  2. Zobrazí se pole, do kterého zadáte slovo, které chcete obarvit.
  3. Pod Styl formátování, změňte barvu pozadí na požadovanou – světlejší pastelové barvy lépe fungují s černým textem.
  4. Jakmile budete připraveni, klepněte Hotovo.
  5. Opakujte se zbývajícími možnostmi.

Když kliknete na možnosti v nabídce, buňka nyní změní barvu. Chcete-li to přidat do celého sloupce, zkopírujte buňku a vyberte sloupec kliknutím na jeho písmeno v horní části. Před vložením zrušte výběr buňky s nadpisem přidržením CMD nebo CTRL a kliknutím na něj.

3. Další užitečné formátování pro vytvoření CRM v Tabulkách Google

Chcete-li zajistit, aby vaše položky vypadaly pokaždé stejně, můžete do sloupců na listu přidat další formátování. Pokud má vaše CRM sloupec data, můžete tato data zachovat konzistentní přidáním formátu. Udělat toto:

  1. Kliknutím na písmeno v horní části sloupce data vyberte celou věc.
  2. Jít do Formát v horním menu.
  3. Vybrat Číslo.
  4. Vybrat datum.

Nyní pokaždé, když zadáte datum, váš list jej naformátuje pokaždé stejně.

Můžete to také udělat, aby byla jakákoli měna ve vašem CRM konzistentní. Postupujte podle stejných kroků, ale vyberte si z různých dostupných možností nebo přejděte na Vlastní měna pro více možností, včetně různých typů.

Další výhodou pro zachování konzistentnosti dat je to, že můžete použijte funkci řazení v Tabulkách Google rychle najít informace.

4. Přidávání poznámek do vašeho CRM v Tabulkách Google

Pokud chcete mít vše na jednom místě, můžete přidávat poznámky přímo do své tabulky Google. I když se to na první pohled může zdát trochu neohrabané, trocha formátování vám pomůže udržet věci čisté a uspořádané.

Zde je několik tipů, které vám pomohou dělat poznámky ve vašem CRM:

  • Poklepáním na buňku ji upravíte.
  • Stisknutím můžete přidat konec řádku Option + Enter na Mac nebo Ctrl + Enter na PC.
  • Stisknutím můžete přidat odrážku Možnost + 8 na Mac nebo Alt + 0149 na PC.
  • Chcete-li se vyhnout použití zkratky odrážky pokaždé, zkopírujte je a vložte.
  • Pokud chcete, můžete jako body použít pomlčky, které vám usnadní práci.
  • Nastavte si svůj Obtékání textu na Klip aby text zůstal úhledně zastrčený uvnitř, místo aby se rozvaloval.
  • Klip také zabrání tomu, aby buňky byly příliš vysoké.
  • Jakmile na něj znovu dvakrát kliknete, zobrazí se celý jeho obsah.

Případně, pokud chcete vytvořit samostatný dokument pro každého potenciálního klienta, můžete tento sloupec použít pro odkazy na Dokumenty Google.

Udržujte všechny své poznámky o vztazích se zákazníky pohromadě v Tabulkách Google

Nalezení správného CRM pro vás a váš tým je projekt sám o sobě – zvláště pokud jste menší tým nebo právě začínáte. Může se stát, že nepotřebujete všechny funkce, které jsou součástí některých předplatných CRM, nebo ještě nejste připraveni do jedné investovat.

Mezitím můžete sledovat všechny své prodejní poznámky v Tabulkách. Prvním krokem je rozhodnutí, jaký typ informací potřebujete shromažďovat, aby proces prodeje probíhal hladce. Odtud můžete podle kroků v tomto článku vyrobit přesně to, co potřebujete. Tímto způsobem je méně pravděpodobné, že ztratíte užitečné informace v poznámkových blokech nebo na starém papíru.