Objevily se nové nápady pro pracovní týden, protože se stále více společností snaží bojovat proti vyhoření pracovníků. Například jeden sociální experiment mění 40hodinový pětidenní pracovní týden na 32hodinový čtyřdenní pracovní týden.
I když se někteří obávají, že snížení počtu odpracovaných hodin sníží produktivitu, nemusí to být nutně pravda. Podle zpráv z BBCČtyřletý test 32hodinového pracovního týdne ukázal, že „produktivita zůstala stejná nebo se zlepšila na většině pracovišť“.
Pokud vaše pracoviště zvažuje přechod na 32hodinový pracovní týden, postupujte podle těchto pěti kroků, abyste maximalizovali produktivitu.
1. Uspořádejte úkoly
Abyste se ujistili, že důležité úkoly mají nejvyšší prioritu, uveďte své úkoly na daný den (nebo týden, pokud chcete plánovat předem). Při pohledu na seznam roztřiďte každý úkol do tří kategorií: S vysokou prioritou, Střední priorita, a Nízká priorita.
Úkoly s vysokou prioritou jsou pro vaše podnikání zásadní a musí být provedeny rychle. Úkoly se střední prioritou by měly být dokončeny rychle, ale mohou být mírně zpožděny. A konečně, úkoly s nízkou prioritou jsou ty, které je třeba dokončit, ale ne hned.
Pokud si nejste jisti, jak své úkoly klasifikovat, zkuste to systém tří úderů pro upřednostňování seznamu úkolů.
Když uvádíte a třídíte své úkoly, použijte aplikaci pro společné poznámky jako Microsoft OneNote nebo Google Keep aby celý váš tým věděl, jaké práci by měl dát přednost. Aplikace pro poznámky také umožní členům vašeho týmu poskytovat zpětnou vazbu k seznamu priorit, takže se můžete ujistit, že základní práce je dokončena jako první.
2. Sdílejte kalendáře
Pokračujte ve spolupráci, kterou jste začali organizováním úkolů, tím, že váš tým bude sdílet své kalendáře. Většina kalendářových aplikací, např Microsoft Outlook a Kalendář Google, vám umožní sdílet svůj rozvrh s ostatními uživateli.
Uvědomění si rozvrhu každého je klíčem k udržení produktivního prostředí. Sdílením kalendáře se svým týmem může každý sledovat důležité týmové schůzky a zajistit, že nebude rušit spolupracovníky během období blokování.
Bude také snazší odstřihnout zbytečné schůzky. Znalost rozvrhu každého vám umožní zjistit čas, kdy se mají všichni setkat, místo toho, abyste měli více jednorázových schůzek. Umožní vám také zjistit, zda se předměty schůzky opakují.
3. Používejte aplikace s časovačem (a poslouchejte je)
S vaším pracovním týdnem zkráceným o 20 % se každá minuta dne stává cennějším zdrojem. Chcete-li optimalizovat svůj čas, musíte si vytvořit plán a držet se ho. Zablokujte si v kalendáři čas pro každý úkol, který musíte dokončit, a pro schůzky a přestávky (protože si musíte vzít přiměřené a regenerační přestávky být co nejlepší).
Jakmile si vytvoříte plán, nastavte si pro každý úkol časovač. Některé oblíbené aplikace s časovačem zahrnují Pomofocus a Toggl. Bez ohledu na to, jakou aplikaci si vyberete, nezapomeňte si ji poslechnout. Když vám časovač řekne, abyste přestali, měli byste se zastavit a přejít k dalšímu úkolu, i když jste jej nedokončili.
Chcete-li bojovat proti nedokončené práci, vždy přidejte do svého plánu blok dohánění. Doháněcí blok je stanovený čas, který si dáváte na to, abyste mohli pokračovat v práci na úkolech, které jste nestihli dokončit. Přidání jednoho vstupu vám umožní zůstat na správné cestě k dokončení všech vašich prací.
4. Použijte cloudový úložný systém
Sdílení dokumentů je nezbytné pro každé podnikání. Doby tištěných úložných systémů, které omezovaly dostupnost, jsou naštěstí dávno pryč. Ale v 32hodinovém pracovním prostředí nepostačí ledajaký digitální úložný systém.
Ujistěte se, že váš tým sdílí dokumenty v prostředí cloudového sdílení, např OneDrive nebo Disk Google. Když hostujete dokumenty v místním prostředí, přístup je omezený, což zpomaluje pracovní postupy. Systémy cloudových úložišť umožňují každému přístup k potřebným materiálům a zabraňují zrychlení v pracovním dni.
Systémy cloudových úložišť také umožňují každému sledovat postup práce, což napomáhá úsilí o vzájemnou spolupráci na projektech. Chcete-li však svůj cloudový úložný systém zpřístupnit, uspořádejte a vyčistěte své cloudové úložiště čas od času. Vy a členové vašeho týmu tak nebudete ztrácet čas tříděním zastaralých složek a souborů, abyste našli to, co potřebujete.
5. Sledujte svůj den v tabulce
Kromě blokování času v kalendáři zaznamenávejte své denní úkoly do tabulky pomocí programu jako je Microsoft Excel nebo Tabulky Google. Zaznamenejte si každý úkol a kolik času vám zabrala.
Když zaznamenáváte čas na úkol, nezapisujte si do kalendáře jen to, co jste si zablokovali. Místo toho, pokud potřebujete více času na dokončení úkolu, zapište si to. Znát celkový čas, který strávíte nad úkolem, je nezbytné, abyste zjistili, jak optimalizovat svůj den.
Po týdnu sledování času stráveného na vašich každodenních úkolech se podívejte, jak byl váš čas rozložen v seznamu úkolů, které jste museli dokončit. Prostudujte si seznam a zeptejte se sami sebe, co říká. Kde trávíš většinu času? Jaké úkoly trvají déle, než se očekávalo? Kde můžete zkrátit strávený čas?
Toto sledování a dotazování vám umožní lépe porozumět tomu, jak je během dne využíván váš čas. Vědět, kde trávíte svůj čas, vám umožní zjistit, co lze zkrátit, delegovat a čemu je třeba věnovat více pozornosti.
Maximalizujte svůj 32hodinový pracovní týden
Chcete-li maximalizovat produktivitu během 32hodinového pracovního týdne, nezapomeňte organizovat své úkoly, sdílet kalendáře, používat aplikace s časovačem, používat cloudové úložiště a sledovat svůj den. Těchto pět kroků představuje drobné změny vašeho pracovního dne, které významně ovlivní váš pracovní týden.
Je důležité si uvědomit, že ztráta osmi hodin v týdnu neznamená, že musíte ztratit něco ze svého pracovního výkonu. Naopak změna na čtyřdenní pracovní týden může váš tým motivovat k větší práci.
Produktivita není vždy o čase, který máte; jde o to, jak ten čas využiješ.
