Jak používat TimeTree k opravě pracovního plánu vašeho týmu

Sjednávání schůzek a hovorů v práci může být stresující, pokud nemáte k dispozici ty správné nástroje. Bez ohledu na velikost vašeho týmu je komunikace životně důležitá, pokud se chcete vyhnout střetům a dalším problémům s plánováním. Dobrou zprávou je, že existuje aplikace, která vyřeší vaše problémy s plánováním a zajistí vám pořádek.

TimeTree je výkonná aplikace pro sdílení kalendářů s mnoha integrovanými funkcemi pro efektivní komunikaci s vaším týmem a vytvoření bezproblémového pracovního plánu. Zde je návod, jak pomocí TimeTree opravit pracovní plán vašeho týmu.

1. Vytvořte sdílený kalendář

Chcete-li začít spolupracovat se svými kolegy a sdílet události, musíte si vytvořit sdílený kalendář. Toto je vynikající funkce TimeTree a pomůže vám na první pohled porozumět rozvrhu vašeho týmu. Chcete-li vytvořit sdílený kalendář:

1. Klikněte na tlačítko nabídky v levém horním rohu domovské obrazovky.
instagram viewer
2. Přejděte dolů do spodní části postranního panelu a stiskněte Přidat kalendář knoflík. Zobrazí se seznam možností pro různé účely.
3. Vybrat Práce pro vstup na stránku, kde chcete kalendář pojmenovat a popis, a v případě potřeby nahrát titulní obrázek a pozadí.

Nyní, když je váš kalendář nastaven, můžete pozvat další členy, aby se připojili. Na domovské stránce klepněte na Vícea poté vyberte Pozvěte lidi do tohoto kalendáře pozvat ostatní. Můžete si vybrat, zda chcete pozvat lidi přes e-mail, Messenger nebo WhatsApp, nebo si můžete vygenerovat adresu URL.

Stažení: TimeTree pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici předplatné)

2. Přidejte události do sdíleného kalendáře

Ať už máte na starosti svou společnost nebo zaměstnance, přidání události do kalendáře vaší organizace je rychlé a snadné. Chcete-li přidat událost, klepněte na Vytvořit tlačítko pod hlavním rozhraním kalendáře.

Poté budete mít přístup k základním možnostem, jako je nastavení časů událostí a vytváření připomenutí událostí. K dispozici je také funkce opakování, která může být užitečná pro týdenní schůzky. Pro přístup k těmto možnostem stiskněte malou oboustrannou šipku pod časem začátku a konce události.

3. Uspořádejte si pracovní události pomocí štítků

Jedna věc, která staví TimeTree před ostatní kalendářové aplikace, jsou působivé možnosti správy štítků. K dispozici je řada výchozích barevných štítků, které lze přizpůsobit v Správa štítků událostí tab. Zde můžete nastavit vlastní barvy a přejmenovat štítky.

Štítky jsou skvělým organizačním nástrojem pro vaši společnost. Můžete je použít ke kategorizaci typů událostí, jako jsou rozhovory, skupinové schůzky, 1-1 hovory nebo společenské události. Můžete také přiřadit barvu k označení svátků nebo období nedostupnosti.

4. Přidejte další podrobnosti ke svým schůzkám a událostem

TimeTree poskytuje několik nástrojů, které vám pomohou rozšířit všechny potřebné podrobnosti o událostech ve vaší organizaci.

The Umístění nástroj založený na Mapách Google lze použít k nastavení místa pro události. Všichni účastníci kalendáře mohou zobrazit polohu a je zde možnost najít ideální trasu. The URL možnost je dalším užitečným nástrojem. Můžete to použít k přidání odkazu na schůzku Zoom do skupinové události nebo odkazu na jakoukoli webovou stránku.

Po vytvoření události se zobrazí další možnosti, které vám ušetří čas. Jedním z nich je Kopírovat na více dat možnost, kterou lze využít pro týdenní schůzky. K dispozici je také tlačítko pro zkopírování události do jiného kalendáře v TimeTree. To lze použít k duplikování důležitých pracovních událostí do vašeho osobního kalendáře, což vám může zabránit, abyste o něco přišli, pokud je kalendář na vašem pracovišti přeplněný.

5. Použijte funkci poznámky k plánování a správě pracovních událostí

Kromě sdílení rozvrhů slouží TimeTree také jako skvělý nástroj pro řízení událostí. The Memo Tato funkce vám pomůže naplánovat události a poznamenat si všechny potřebné podrobnosti spojené s událostmi.

Funkce poznámek je oddělená od kalendáře, což znamená, že nemáte všechno přeplněné na jednom místě. Chcete-li vytvořit novou poznámku, stiskněte Plus ikona (+) v pravém dolním rohu stránky s poznámkami. Zde můžete přiřadit název, štítek a přepínat poznámku mezi textovou poznámkou nebo kontrolním seznamem.

Štítky jsou označeny barvou názvu poznámky, což poskytuje jasnou vizuální reprezentaci typů poznámek na stránce poznámek. Pořadí poznámkových karet můžete změnit tak, že je jednoduše podržíte a přetáhnete.

6. Používání seznamů úkolů ke správě úkolů

Pokud neradi používáte k organizování svého pracovního života více aplikací, TimeTree kombinuje plánování se správou úkolů a přináší vše, co potřebujete k organizaci vaší společnosti, na jedno místo.

Integrovaný Seznam úkolů funkce umožňuje připojovat úkoly k událostem. Chcete-li k události přidat seznam úkolů, vytvořte událost a vyberte Seznam úkolů ve spodní části doplňkových možností. Poté můžete zadat úkoly spojené s touto událostí, jako je například odeslání e-mailů určitým lidem předem.

Pořadí úkolů můžete změnit přetažením šesti teček napravo od úkolů a úkoly odstranit přejetím prstem. Tento jednoduchý seznam úkolů přístup vám pomůže zapamatovat si vše, co potřebujete, aniž byste se spoléhali na externí aplikaci. Pomocí této funkce můžete prohlížet a spravovat svůj plán a zároveň procházet úkoly správce.

7. Komunikujte s ostatními kolegy pomocí chatu v kalendáři

Jednou z novějších a nejvýkonnějších funkcí TimeTree je jeho Kalendář chat. Tato funkce umožňuje všem členům sdíleného pracovního kalendáře vzájemně komunikovat. Tento sdílený prostor lze použít k diskusi o plánech, plánování událostí a kladení otázek.

Chcete-li získat přístup k této funkci, klepněte na malou ikonu bubliny chatu v pravém horním rohu rozhraní kalendáře. Kalendář Chat funguje velmi podobně jako aplikace pro zasílání zpráv, jako je WhatsApp. Reakce můžete odeslat klepnutím na malou ikonu emoji a můžete nahrávat fotografie. Vytvořené události a jakékoli aktualizace se také zobrazí v chatu Kalendáře.

Kalendář Chat může být pro vaši společnost obrovskou úsporou času. Díky sdílení zpráv ve skupině se nebudete muset při plánování událostí spoléhat na zasílání e-mailů tam a zpět.

Vyčistěte plán svého týmu a usnadněte plánování

Pokud chcete jasnější způsob, jak dohlížet na rozvrh vaší společnosti, TimeTree je perfektní volbou. Vlastnictví sdíleného kalendáře je jedním z nejlepších způsobů, jak snadno pochopit dostupnost všech vašich zaměstnanců.

Používání TimeTree odstraňuje stres spojený s plánováním, dvojitými rezervacemi a problémy s komunikací, což vaší společnosti umožňuje bezproblémový chod bez jakýchkoliv výpadků. Stáhněte si TimeTree pro efektivní řešení potřeb vaší společnosti v oblasti time-managementu.