Pokud se vaše úkoly hromadí, zatímco se blíží termín, a cítíte se zahlceni, možná neřešíte svůj čas efektivně.
Většina z nás dělá strašlivé chyby v řízení času, které nás nejen stojí naše drahocenné hodiny, ale také vedou ke zvýšené úzkosti, stresu a vykolejení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Podívejme se na některé z nejčastějších chyb při řízení času a na to, jak se jim vyhnout, abychom zvýšili naši produktivitu:
1. Nestanovování cílů
Bezúčelná práce bez cíle může mít za následek nedostatek motivace a produktivity. Snadno podlehnete rozptýlení a špatně hospodaříte se svým časem.
Jak se tomu vyhnout?
Stanovení cílů a odhodlání se k nim vám dává směr a motivuje vás k dokončení vašich úkolů. Budete se více soustředit a budete lépe hospodařit se svým časem a zdroji, abyste dosáhli svých cílů.
Pamatujte však, že ne všechny cíle jsou stejné. SMART (specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené) cíle fungují lépe než nespecifické cíle. Několik studií toto tvrzení podporuje. Jeden takový
studie provedená v bankovním sektoru metropole Cape Coast zjistili, že stanovení konkrétních a náročných (přesto dosažitelných) cílů pomohlo zvýšit výkon zaměstnanců.Takže místo toho, abyste měli za cíl „dokončit svůj první román“, použijte jeho variantu SMART, tedy „dokončit každý měsíc alespoň jednu kapitolu mého prvního románu“. Ten druhý je konkrétnější, vyzve vás a stanoví časový limit pro váš cíl.
2. Neupřednostňování
Pokud nemáte seznam úkolů, které by vám pomohly udržet si přehled o úkolech, zjistíte, že po nich skáčete nahodile. Na konci dne budete mít stále spoustu nedokončených úkolů a frustrace. Nejde o to, že by bylo málo času, ale o to, že svůj čas neřešíte dobře.
Jak se tomu vyhnout?
Mít seznam úkolů vám pomůže stanovit priority úkolů a dobře řídit svůj čas tím, že čas přiřazujete na základě důležitosti a naléhavosti vašich úkolů. Jak na to:
- Najděte si aplikaci pro seznam a prioritizaci úkolů který vyhovuje vašim potřebám.
- Zapište si všechny úkoly, které musíte udělat za den nebo týden do svého seznamu úkolů.
- Seřaďte je na základě jejich důležitosti a naléhavosti pomocí systému hodnocení.
- Nejdůležitější a naléhavé úkoly seřaďte nahoru, zatímco nejméně důležité a naléhavé úkoly zůstávají dole.
- Začněte s nejdůležitějšími a nejnaléhavějšími úkoly a přejděte v seznamu dolů.
3. Nesledování času
Pokud zahájíte projekt, aniž byste vyhodnotili, jak dlouho to bude trvat, je možné, že to zabere více času, než je požadováno. Nebo se můžete stát příliš sebevědomým a zabrat si více, než zvládnete, aniž byste měli dostatek času to dokončit. S méně času na ruce nejenže nebudete schopni dodržet termíny, ale odvedená práce bude pravděpodobně podprůměrná.
Jak se tomu vyhnout?
Vždy vyhodnoťte, kolik času by měl konkrétní projekt zabrat, a snažte se projekt dokončit v tomto časovém rámci (nezapomeňte si dát více času na krátké přestávky). Měl by jsi pomocí aplikace pro sledování času můžete sledovat, kolik času strávíte na projektu nebo úkol.
Jakmile budete vědět, kolik času (v průměru) určitý úkol zabere, můžete své úkoly naplánovat efektivněji. Udělejte to dostatečně často a získáte podrobný protokol o čase stráveném na různých úkolech v konkrétní den/týden/měsíc.
Jakmile to budete mít, můžete zjistit, které opakující se úkoly vám zabírají nejvíce času, a vymyslet řešení, jak je provádět efektivněji, nebo je automatizovat, abyste ušetřili více času. Internet se hemží bezplatné aplikace pro sledování času můžete použít ke sledování svých projektů pro lepší řízení času.
4. Prokrastinující
Prokrastinace je obrovskou překážkou v práci, zvláště když musíte dokončit obtížný nebo nudný úkol. Přidejte k tomu směs působivých rušivých vlivů, např. váš smartphone, a máte dokonalý recept na prokrastinaci.
Budete flákat, poddat se rozptylování a ztrácet čas, dokud se nepřiblíží termín. Lidé, kteří prokrastinují, mají vždy málo času, zaostávají za termíny a mají jen malou nebo žádnou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.
Jak se tomu vyhnout?
Skvělý způsob, jak se vyhnout prokrastinaci, je rozdělit obrovský projekt na menší, lépe zvládnutelné úkoly. Pokud například potřebujete napsat článek o 2000 slovech, místo abyste se museli děsit psaní celého článku, rozdělit to na dílčí úkoly: osnova, úvod, podnadpis 1, podnadpis 2, podnadpis 3 a závěr.
Nyní si přiřaďte časové úseky pro každý z těchto menších úkolů a oddejte se jim. Budete se cítit více motivováni k dokončení těchto menších úkolů a méně pravděpodobné, že budete odkládat. Další skvělou metodou, jak překonat prokrastinaci, je použití techniky Pomodoro. Technika Pomodoro sleduje podobný koncept.
Zde je návod, jak můžete použijte techniku Pomodoro:
- Rozdělte projekt na menší úkoly
- Získejte časovač a nastavte jej na 25 minut
- Dejte si 25 minut a pracujte na jediném dílčím úkolu
- Udělejte si 5 minut přestávku, jakmile zazvoní časovač (po 25 minutách)
- Dokončete čtyři 25minutové cykly a poté si dejte půlhodinovou přestávku
5. Neefektivní plánování
Všimli jste si, že některé dny nejsou tak produktivní jako jiné? Je to proto, že naše energetické hladiny se v průběhu týdne mění. Nejen to, různí lidé mají během dne různé úrovně energie.
Pokud při plánování nezvažujete své vrcholné produktivní hodiny, je možné, že se ocitnete před těmi nejdůležitějšími úkoly, které čekají, a zbývá vám málo času a energie.
Jak se tomu vyhnout?
Jste noční sova nebo ranní ptáče? Vyhodnoťte, jak pracujete, a zjistěte si svou špičkovou produktivní dobu. Jakmile budete vědět, kdy jste nejproduktivnější, naplánujte si podle toho své projekty.
Přidělte své nejproduktivnější hodiny nejdůležitějším (a nejintenzivnějším) úkolům a získejte méně důležité (nebo méně intenzivní) úkoly, např. odpovídání na e-maily nebo domlouvání schůzek, pro zbývající pracovní hodiny. Existuje několik kalendářových aplikací, které vám pomohou efektivně plánovat; najít ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
6. Podlehnout rozptýlení
A Průzkum společnosti Statista z června 2020 odhalil, že 53,7 procent lidí pracujících z domova si myslí, že největší příčinou rozptýlení je jejich smartphone. Jak často se vám stalo, že pracujete a najednou vám začne bzučet telefon? Rozptýlíte se a nyní jste nuceni zkontrolovat svůj telefon.
Ať už se jedná o e-mail od klienta, zprávu od vašeho kolegy nebo náhodné oznámení z Facebooku, Twitteru nebo Instagramu; rozptýlení vás může stát značnou část vaší pracovní doby.
Jak se tomu vyhnout?
Vše závisí na efektivním plánování. Stanovte si časové úseky pro práci, kontrolu e-mailů, volný čas atd. Když je čas pracovat, odložte telefon stranou (v režimu Letadlo), nejlépe v jiné místnosti, a pusťte se do práce.
Vzhledem k tomu, že největší zdroj rozptýlení je nyní mimo cestu, je mnohem pravděpodobnější a snazší soustředit se na svou práci. Vzhledem k tomu, že veškerou svou pozornost a pozornost věnujete jedinému úkolu, je méně pravděpodobné, že uděláte chyby a s větší pravděpodobností úkol zvládnete efektivně.
Co když přepnutí telefonu do režimu Letadlo nefunguje? Co když se vaše mysl zatoulá směrem k sociálním médiím a budete nuceni zvednout telefon a zkontrolovat e-maily nebo procházet svůj Facebook přímo na vašem notebooku? Pokud jste to vy, zkuste to pomocí aplikace Freedom se zbavíte rušivých vlivů, překonat prokrastinaci a dosáhnout více.
Uvolněte svůj plný potenciál
Zatímco se soustředíte na to, jak lépe hospodařit se svým časem, je snadné ztratit přehled o tom, proč na prvním místě řídíte svůj čas, tedy udělat více práce.
Procházet množstvím produktivních aplikací každý den, aniž byste museli udělat více práce, je zbytečné. Zjistěte, co vám vyhovuje, a držte se toho, aniž byste ztratili ze zřetele širší obrázek. Ale abyste zjistili, co vám vyhovuje, je důležité porozumět vašim potřebám v oblasti time managementu.
