3 efektivní způsoby použití ChatGPT v Excelu

Excel je neuvěřitelně užitečný nástroj pro práci s velkým množstvím dat. Nalezení a implementace správných vzorců však může být někdy složitá a frustrující zkušenost. Naštěstí může být ChatGPT vynikajícím zdrojem, který vám pomůže překonat tyto problémy.

S pomocí tohoto jazykového modelu AI můžete hledat pomoc s problémy souvisejícími s Excelem, vytvářet vzorce a přijímat odpovědi v reálném čase, které vám pomohou využít Excel co nejlépe. V tomto článku prozkoumáme některé efektivní způsoby použití ChatGPT v Excelu a zjistíme, jak může zlepšit vaše zkušenosti s analýzou dat.

1. Použijte ChatGPT k vytváření a implementaci vzorců

Vytváření nebo hledání správných vzorců aplikace Excel může být zastrašující a časově náročné. Navíc, pokud vzorec obsahuje chybu, může vést k nesprávným výsledkům, jejichž oprava může být ještě složitější.

Abyste se vyhnuli všem těmto potížím, můžete požádat ChatGPT, aby pro vás vytvořil vzorce na základě konkrétních podrobností o tom, co chcete, aby váš vzorec dělal. Můžete požádat chatbota, aby navrhl vzorce na základě zadaných úkolů, nebo můžete požádat o radu ohledně vzorce, který již máte.

Chcete-li začít, uveďte své základní požadavky na vzorec. To může zahrnovat ukázku vaší tabulky a popis úkolu, který chcete dokončit. Jakmile to uděláte, můžete požádat ChatGPT o vytvoření vzorce. To může zahrnovat použití vzorce/funkce nebo ruční přidání vzorce do tabulky.

Zde je příklad: Měli jsme tabulku, která obsahuje údaje o prodeji různých produktů v různých městech, a chtěli jsme vypočítat celkové prodeje pro každý produkt. Zadali jsme všechny potřebné údaje do ChatGPT a požádali jsme jej o výpočet prodeje produktu A.

Takto reagoval:

Postupovali jsme přesně podle kroků v naší excelové tabulce a vzorec přesně vypočítal celkový prodej.

Když žádáte ChatGPT, aby pro vás vytvořil vzorce, je třeba mít na paměti několik věcí:

• Čím více informací poskytnete, tím lépe. Ujistěte se, že jsou vaše pokyny jasné a konkrétní. Pokud tabulka není příliš dlouhá, můžete její obsah zkopírovat a poskytnout jej chatbotovi pro přesnější odpověď. Také jsme mluvili o jak psát efektivní výzvy ChatGPT pro nejlepší odpovědi v naší předchozí příručce, na kterou se můžete za tímto účelem obrátit.
• Znovu zkontrolujte formátování a syntaxi vzorců vytvořených pomocí ChatGPT. Pokud jsou některé z nich nesprávné, Excel vrátí chybu.
• Vždy dvakrát zkontrolujte výsledky, abyste zajistili přesnost. Zatímco ChatGPT může vytvářet vzorce za vás, má také určitá omezení. Nejlepší je otestovat vzorec na malém vzorku dat, abyste se ujistili, že poskytuje přesné výsledky.

Když budete mít na paměti tyto body, můžete chatbota používat efektivněji a s větší jistotou k překonání jakýchkoliv obav, které můžete mít z práce s tabulkami.

2. Použijte ChatGPT k vytvoření maker

Makra jsou sada instrukcí, které Excelu říkají, aby provedl určité úkoly v určitém pořadí. To znamená, že makra umožňují zaznamenat konkrétní sadu akcí a poté ji provést později jediným kliknutím, aniž byste museli pokaždé ručně zapisovat kód.

Vytváření maker v Excelu však může být trochu skličující, zvláště pokud nejste obeznámeni s programováním nebo VBA. Naštěstí vám ChatGPT může pomoci s tímto procesem poskytnutím užitečných pokynů a rad.

Podívejme se na příklad. Máme tabulku prodejních dat s následujícími sloupci:

• Jméno zaměstnance
• Kraj
• Čtvrťák
• Celkové tržby

Chceme vytvořit filtr, který bude zobrazovat celkové prodeje uskutečněné v prvním čtvrtletí pro region Sever. Popsali jsme to ChatGPT a vytvořili pro to makro, jak je uvedeno níže:

Jakmile budete mít požadované makro, pojďme jej implementovat a spustit:

1. zmáčkni Alt + F11 klávesami na klávesnici otevřete Editor jazyka Visual Basic.
2. V následujícím okně přejděte na Vložit > Modul.
3. Zde zadejte kód, který jste dříve zkopírovali z ChatGPT.
4. Zavřete dialog a klikněte na Soubor > Uložit jako.
5. Rozbalte rozevírací seznam Uložit jako typ a vyberte Sešit Excel s podporou maker.
6. Klikněte Uložit pro uložení souboru makra.
7. Nyní se vraťte ke svému pracovnímu listu a přejděte k Vývojář tab.
8. Klikněte na Makra a vybrat si Filtrovat data ze seznamu.
9. Konečně trefit Běh.

Toto makro nyní bude filtrovat vaše data tak, aby zobrazovalo pouze prodeje pro cílovou oblast.

3. Použijte ChatGPT k automatizaci odesílání e-mailů

Při řízení velkého týmu může být automatizace úkolů, jako je odesílání e-mailů, záchranou. Excel poskytuje různé metody pro automatizaci odesílání e-mailů, což je užitečné zejména při pravidelném odesílání e-mailů skupině lidí s podobnými podrobnostmi. Začlenění ChatGPT navíc může dále zefektivnit proces automatizace e-mailů pro maximální efektivitu.

Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je požádat ChatGPT o vytvoření relevantního makra VBA. Tato metoda je velmi podobná krokům, které jsme již popsali výše. Pojďme se rychle podívat na příklad.

Předpokládejme, že máme seznam e-mailových adres pro vrcholové vedení naší firmy a potřebujeme jim poslat e-mailem zprávu o příjmech za první čtvrtletí. Zde je návod, jak požádáme ChatGPT o vytvoření makra VBA.

Jakmile máme makro, uložíme modul a spustíme jej podle výše popsaných kroků. Tak jednoduché! Kromě těchto tří metod, které jsme uvedli pro použití ChatGPT v aplikaci Excel, můžete také použít chatbot pro analýzu a vizualizaci dat v Excelu pomocí nástrojů, jako jsou grafy a analýza dat Toolpak. Můžete požádat ChatGPT, aby vám vysvětlil, jak tyto nástroje efektivně používat.

Navíc můžete použít ChatGPT k řešení problémů v Excelu tím, že mu poskytnete podrobnosti o chybě, se kterou se setkáváte. Zatímco existuje řada věci, které ChatGPT v Excelu neumí přesto je to skvělý nástroj, který vám může pomoci stát se tabulkovým profesionálem.

ChatGPT na záchranu

ChatGPT je cenným zdrojem, jak z Excelu vytěžit maximum. Můžete jej použít k vytváření nových vzorců, získat pomoc s případnými chybami v tabulkách a dokonce se naučit nové dovednosti tím, že jej požádáte o vysvětlení, jak určité funkce fungují. Při správném použití vám může pomoci maximalizovat produktivitu Excelu a překonat všechny obavy z tabulek, které můžete mít.