Vytváření seznamu úkolů je efektivní hack produktivity, který vám pomůže zaměřit vaši pozornost na věci, na kterých záleží. Můžete však zvážit doplnění tohoto seznamu o seznam věcí, které není třeba udělat, abyste zvýšili svou produktivitu.
Váš seznam věcí, které nemáte dělat, by se měl skládat z málo hodnotných úkolů a návyků, o kterých jen zřídkakdy vědomě přemýšlíte a které plýtvají vaším časem a energií. Vytvořením tohoto seznamu a vyvarováním se těchto návyků získáte prostor pro další plnění úkolů. I když je váš seznam věcí, které nemáte dělat, je v konečném důsledku na vás, tento článek obsahuje některé běžné příklady, které vám pomohou začít.
1. Kontrola e-mailů celý den
Pokud neradi necháváte nepřečtené nebo zodpovězené zprávy, pravděpodobně máte ve zvyku neustále kontrolovat své e-maily během pracovního dne. Trávit tolik času ve schránce se může zdát jako produktivní zvyk, ale není tomu tak, pokud to vaše práce nevyžaduje.
Jedním z hlavních problémů s tímto zvykem je to, že se dostáváte do reaktivního režimu, protože necháte svou doručenou poštu, aby určovala úkoly pro daný den, místo abyste upřednostňovali své vlastní úkoly. To vám ubírá čas a soustředění, které byste měli investovat do smysluplnějších činností.
To znamená, že byste měli zvážit aktivnější přístup k času a doručené poště tím, že budete dávkovat svou e-mailovou aktivitu. Dávkování úkolů zahrnuje seskupování podobných úkolů a práci na nich najednou, například kontrolu a odpovídání na vaše e-maily v určitou denní dobu, přičemž zbytek času ponecháváte na produktivní úkoly.
2. Multitasking
Dalším zvykem, který se maskuje jako hack produktivity, je multitasking. Ačkoli se to může zdát neintuitivní, multitasking, nebo přesněji přepínání kontextu, může být časově náročné a neefektivní. Je to proto, že pokus o více věcí najednou nutí váš mozek neustále přepínat mezi úkoly, což může být vyčerpávající a vést ke snížení efektivity a přesnosti.
Single-tasking vám naproti tomu umožňuje soustředit se na jeden úkol a věnovat veškerou energii jeho dokončení. To minimalizuje rozptylování, zlepšuje koncentraci a pomáhá vám dokončit jednotlivé úkoly rychleji a s lepším výsledkem.
3. Řekněte ano zbytečným schůzkám
Dalším zvykem, který si přidáte na svůj seznam věcí, které nemáte dělat, je říkat ano zbytečným schůzkám. Přijetím každé schůzky, která se vám naskytne, rychle zaplníte váš plán a zbude vám málo času na dokončení věcí.
Nejprve se pokuste zpochybnit účel každého setkání a zjistit, zda je nepostradatelný. Některé schůzky lze nahradit rychlými hovory, e-maily nebo chatovými zprávami. Pokud je schůzka nezbytná, zajistěte, aby měla jasný program a časovou osu a snažte se, aby byla co nejstručnější. Být selektivní při schůzkách, které přijímáte, vám pomůže uvolnit čas ve vašem dni a umožní vám soustředit se na smysluplnější úkoly.
Sociální média jsou skvělým nástrojem, jak se spojit se svými vrstevníky a zůstat informováni, ale také mohou vybrat daň na vaší produktivitě, když se neustále ocitáte v nekonečných králičích norách zpravodajské kanály. Je těžké se zbavit tohoto zvyku, protože si nemusíte vždy uvědomit, že to děláte, dokud neuplyne několik hodin.
Na překonat svůj zvyk bezduchého rolování, musíte rozpoznat a odstranit, co to spouští. Mezi běžné viníky patří upozornění a pocit, že vám něco chybí. Jakmile identifikujete a odstraníte spouštěče, můžete využít nástroje, které vám pomohou minimalizovat váš čas strávený v aplikacích sociálních médií, jako je např Čas u obrazovky pro snížení používání iPhonu nebo Režim ostření na Androidu.
5. Ztrácet čas všedními/opakujícími se úkoly
Běžné úkoly zabírají drahocenný čas a zdroje, které byste mohli použít na jiné, důležitější úkoly, a jsou další položkou na našem seznamu, který není třeba dělat. Tyto úkoly mohou snadno sklouznout pod radar, ale rychle se sčítají a mohou být velkou ztrátou času. Některé příklady světských úkolů zahrnují zadávání dat, přepis videokonferencía ruční plánování příspěvků na sociálních sítích, abychom jmenovali alespoň některé.
Existuje několik způsobů, jak snížit množství času, který strávíte světskými úkoly, včetně delegování úkolů na někoho jiného, outsourcingu na službu třetí strany nebo používání automatizační nástroje pro řešení opakujících se úkolů. Jedna nebo více z těchto strategií vám může pomoci ušetřit čas a uvolnit energii pro účinnější úkoly.
6. Používání telefonu v posteli
I když to nemusí znít špatně, používání telefonu v posteli je jedno zvyk chytrých telefonů, který může bránit vaší produktivitě. Používání smartphonu jako první věc ráno nebo poslední věc v noci může mít několik nepříznivých účinků.
Například modré světlo vyzařované vaším telefonem může narušit produkci melatoninu, hormonu, který pomáhá regulovat spánkové cykly. Navíc kontrola zpráv nebo sociálních médií jako první věc ráno může nastavit negativní tón pro zbytek vašeho dne.
S ohledem na to je vytvoření zóny bez telefonu ve vaší ložnici zásadní. To pomůže zlepšit kvalitu vašeho spánku a umožní vám začít den produktivněji. Můžete se uchýlit k jiným činnostem, jako je čtení fyzické knihy, psaní deníku před spaním a používání staromódního budíku k probuzení.
7. Selhání upřednostnění vašich úkolů
Je v pořádku mít plán na svůj den sepsáním úkolů na seznamu úkolů, ale pokud jim neupřednostníte priority, je pravděpodobné, že se k těm nejdůležitějším nedostanete včas. V ideálním případě byste se měli snažit strávit své nejproduktivnější hodiny těmi nejnáročnějšími a nejdůležitějšími úkoly. Tento přístup zajišťuje, že ze svého dne vytěžíte maximum a nepromeškáte žádné důležité termíny.
Jeden z nejlepších způsobů připravte si seznamy úkolů pomocí Eisenhowerovy matice. Tento jednoduchý rámec vám pomůže určit, které úkoly upřednostnit na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Jakmile určíte své hlavní priority, můžete se nejprve zaměřit na jejich řešení a zbytek vašich úkolů může následovat.
Automatizujte úkoly s nízkou hodnotou a eliminujte neproduktivní návyky, abyste zvýšili produktivitu
Vytvoření personalizovaného seznamu věcí, které není třeba udělat, je efektivní strategie, která vám může pomoci soustředit se na nejdůležitější úkoly a zvýšit vaši produktivitu.
Delegováním, outsourcingem nebo automatizací úkolů s nízkou hodnotou a zbavením se neproduktivních návyků můžete vytvořit více prostoru pro věci, na kterých vám nejvíce záleží, a využít svůj den na maximum. Tento seznam můžete použít jako inspiraci k vytvoření seznamu věcí, které nemáte dělat, a začít odstraňovat z vaší každodenní rutiny plýtvače času.