Zásadní, ale běžně přehlíženou výzvou, které pracovníci na dálku čelí, je efektivní práce v různých časových pásmech. Virtuální společnosti si často najímají po celém světě. Přestože spolupráce s globálními profesionály podporuje kariérní růst, vyžaduje také, abyste se řídili hektickými plány. Pravděpodobně nemůžete pracovat na typickou směnu od 9 do 5.
Koordinace s jednotlivci v různých časových pásmech je náročná. Abychom vám pomohli zvládnout váš pracovní den, podělíme se o osm tipů pro bezproblémovou spolupráci se zahraničními partnery.
1. Informujte třetí strany o své poloze hned od začátku
Okamžitě sdělte své časové pásmo. Při představování se zmiňte o svém rozvrhu a preferovaných komunikačních kanálech, aby vaši spolupracovníci věděli, jak vás kontaktovat. Využijte také této příležitosti k nastavení hranic. Vysvětlete vzácné případy, kdy by bylo přijatelné posílat zprávy i po skončení směny.
Chcete-li svůj rozvrh komunikovat efektivněji, uveďte jej na svých online profilech. Ne každý si to nakonec zapamatuje. Zahrnutím úředních hodin do vašeho e-mailového podpisu, profilu pracovního chatu, účtu LinkedIn a profilu Google předejdete nedorozuměním.
Jen se ujistěte, že je aktualizujete, kdykoli je to nutné. Ať už pracujete na různé směny nebo odcházíte brzy, sdílení změn s vaším rozvrhem je vaší odpovědností.
2. Stáhněte si přesný převodník časových pásem
Nastavení schůzek se vzdálenými týmy je složité. Nejen, že dodržují nekoordinované pracovní plány, ale někteří zapomínají počítat rozdíly v časových pásmech. Hostitelé schůzek nemohou poskytnout stejný plán ve 24 časových pásmech.
Chcete-li zajistit, aby všichni dodržovali stejný plán, měl by váš tým používat převodníky časových pásem. K dispozici je několik možností. Můžete je dokonce integrovat s pracovními nástroji pro celý tým, jako jsou systémy řízení projektů a kalendářové aplikace.
3. Při plánování plánů používejte vojenské časy a určete časová pásma
Zvykněte si při plánování schůzek používat vojenský čas a určovat časová pásma. Nenechte prostor pro dohady. Můžete dokonce zahrnout připomenutí, které příjemcům řekne, aby převedli uvedený čas na místní časová pásma. Nikdo tak nepřehlédne zkratky časových pásem.
Abyste předešli zmatkům, řiďte se nejčastěji používaným časovým pásmem ve vašem týmu. Řekněme, že jste z New Yorku. I když by bylo vhodné použít místní časové pásmo, vašim spoluhráčům z jiného státu nebo země mohou časté převody dělat potíže.
Co se týče freelancerů, řiďte se časovými pásmy, které prospívají vašim klientům. Provedením úprav na vaší straně budete vypadat profesionálně a vlídně a vaši partneři o vás budou mít pozitivní dojem.
Při rezervaci schůzek se vzdálenými pracovníky si všimnete, že čekáním na potvrzení se promarní mnoho času. Rozdíly v časových pásmech ztěžují získávání odpovědí v reálném čase. Pokud ostatní strany žijí na opačné straně světa, pravděpodobně o nich neuslyšíte až do dalšího pracovního dne. Dokonce i několik e-mailů tam a zpět může trvat týden.
Pro zefektivnění procesu použijte a spolehlivý nástroj pro plánování schůzek. Široce používané možnosti jako Kalendář Google a Calendly automaticky zobrazují dostupná data pro všechny zúčastněné strany. Uživatelé si jednoduše vyberou preferované sloty. Jakmile si každý vybere datum, aplikace sečte výsledky, aby se hostitel mohl rozhodnout, zda schůzku prosadí.
5. Outsourcing nebo automatizace určitých obchodních procesů
Pokud často měníte plány pro časově citlivé, ale opakující se úkoly, zvažte jejich přesunutí na AI. Uvolněte svůj čas na složitější projekty. Automatizované systémy zvládnou nudné záležitosti, jako je plánování schůzek, zaznamenávání času, třídění e-mailů a sledování projektů.
Pro úkoly, které umělá inteligence nedokáže automatizovat, si najměte nezávislé pracovníky. Hledejte zručné a důvěryhodné profesionály, kteří vás mohou nahradit během vaší pracovní doby. Jakmile se však pracovní vytížení vašeho týmu zvýší, požádejte své personální oddělení nebo nadřízeného o získání stálého zaměstnance.
6. Využijte platformu organizovaného řízení projektů pro svůj tým
I když jsou schvalovací procesy klíčové, brání dokončení úkolu. Dokonce i přezkoumání prodejních nabídek nebo obchodních návrhů může ztratit několik dní, pokud stranám trvá odpovědi hodiny.
Chcete-li proces urychlit, zjednodušte sledování úkolů. Použití softwarové programy pro řízení projektů jako centrální místo pro týmové projekty, kde uživatelé mohou přiřazovat, odškrtávat, rušit a schvalovat úkoly svým vlastním tempem. Zde mohou vzdálení pracovníci plnit úkoly, aniž by museli komunikovat mimo platformu.
Projděte si funkce vašeho potenciálního nástroje pro řízení projektů. Pokud pracujete v různých časových pásmech, doporučujeme zvolit program, který již obsahuje převodníky časových pásem, technologii rychlých zpráv a plánování schůzek.
7. Seznamte se se svátky v různých zemích
Protože pracujete se vzdálenými týmy po celém světě, měli byste se seznámit se svátky v jiných zemích. Náboženství a kultury mají různá přesvědčení. Je neuctivé bagatelizovat hlavní svátek jiné země jen proto, že se jím neřídíte.
Řekněme, že pracujete s indiány. Ačkoli je Den díkůvzdání pro většinu Indů menším svátkem, přikládají velký význam Diwali, svátku světel, který se slaví kolem října nebo listopadu. Bylo by bezohledné přidělovat kritické úkoly během tohoto období.
Sledujte také země, které dodržují letní čas (DST). Lidé, kteří používají letní čas, přetočí v létě hodiny o hodinu dopředu, aby ušetřili elektřinu. to není dovolená. Mohlo by to však způsobit zmatek při nastavování schůzek.
8. Vyzkoušejte různé pracovní plány
Zatímco vzdálená práce nabízí časovou flexibilitu, přichází také s nevyzpytatelnými plány, které vyžadují rutinní úpravy. Vzdálené týmy musí najít časové úseky, které budou vyhovovat všem. Pravděpodobně budete pracovat na směny, které jste jako zaměstnanec kanceláře nedělali, takže si jich několik připravte triky, jak zůstat vzhůru v práci.
Mějte otevřenou mysl vůči různým rozvrhům. Pokud jste během své kariéry pracovali na stejné směně, využijte této příležitosti a přepracujte svou rutinu. Můžete například dělat své domácí práce a cvičit dříve během dne. Kdo ví? Možná zjistíte, že jste efektivnější a produktivnější, když pracujete mimo standardní pracovní dobu.
Pracujte efektivně v různých časových pásmech
Efektivní spolupráce se zahraničními partnery vyžaduje pečlivé plánování. Osoba na druhém konci obrazovky nežije ve stejném časovém pásmu jako vy, takže byste si neměli vynucovat rychlé obraty a naléhavé požadavky. Stejně tak podle toho řiďte svou pracovní zátěž. Zbavte se časově náročných a kritických úkolů, jako je nastavování schůzek, třídění e-mailů a zasílání oznámení do systémů umělé inteligence.
Pokud vaše každodenní úkoly zahrnují správu vzdáleného týmu, zvažte vytvoření plánu pro celý tým, který byste měli dodržovat. Ano, lidé mají různé preference řazení. Jakkoli byste jim chtěli vyjít vstříc, vaši pracovníci toho možná moc nezvládnou, pokud jen zřídka pracují podle stejného rozvrhu.