Čtenáři jako vy pomáhají podporovat MUO. Když provedete nákup pomocí odkazů na našich stránkách, můžeme získat provizi přidružené společnosti. Přečtěte si více.

Už si nemusíte posílat e-mailem dokument aplikace Word tam a zpět mezi spolupracovníky, abyste mohli věci udělat. Mohli byste, ale s webovými textovými procesory, jako jsou Dokumenty Google, je spolupráce a komunikace hračkou.

V rámci softwaru najdete různé nástroje a funkce, které vám pomohou zůstat v obraze a stát se stranou. V tomto článku naleznete kompletního průvodce používáním těchto nástrojů v Dokumentech Google.

Chcete-li zefektivnit zpětnou vazbu a spolupráci vašeho týmu, zde je návod, jak zmínit ostatní a efektivně využívat komentáře v Dokumentech Google.

Zmínky o ostatních ve vašich Dokumentech Google

Chcete-li zmínit kontakt kdekoli v dokumentu Google, zadejte @ a pokračujte s jeho e-mailovou adresou. Pokud jste si je uložili jako kontakt ve svém účtu Google, jejich jméno se zobrazí v seznamu. Zde můžete kliknutím na jejich jméno dokončit jejich přidávání.

instagram viewer

Když je zmíníte v dokumentu, neodešlete jim oznámení, ale vytvoříte značku, na kterou můžete umístit ukazatel myši. kartu kontaktu se zkratkami, pomocí kterých jim můžete poslat e-mail, vytvořit nebo naplánovat schůzku nebo zobrazit své nedávné interakce na Googlu.

Pokud jste svému spolupracovníkovi ještě neudělili přístup, existují několik způsobů, jak sdílet své Dokumenty Google, nejrychlejší je Podíl tlačítko v pravém horním rohu. Jakmile na něj kliknete, budete požádáni o jejich e-mailovou adresu a volitelnou zprávu. Pak udeř Poslat.

Komentáře budou pingovat vaše spolupracovníky a obrátí jejich pozornost na váš sdílený dokument. Chcete-li použít komentáře:

  1. Zvýrazněte text nebo médium, kde chcete zanechat komentář.
  2. Na pravé straně dokumentu se zobrazí panel nástrojů. Zde vyberte modrou ikonu řeči se symbolem plus. Alternativně můžete tento symbol najít v šedé barvě na horním panelu nástrojů nebo kliknutím pravým tlačítkem myši zobrazit seznam dalších možností.
  3. Zobrazí se panel komentářů. Napište své myšlenky do pole, pomocí @ a e-mailové adresy přidejte své spolupracovníky.
  4. Až budete připraveni sdílet, klikněte Komentářa vaše poznámka se objeví v dokumentu. Každý, kdo bude označen v rámci, obdrží oznámení. Každý, kdo má přístup k dokumentu, může prohlížet a přidávat své myšlenky.

Chcete-li zabránit tomu, aby komentáře zaplňovaly váš dokument, můžete je vyřešit, jakmile si je přečtete nebo dokončíte související úkoly. Chcete-li tak učinit, klikněte na zaškrtnutí v záhlaví vlákna. Tato akce skryje poznámku, ale máte přístup k a obnovit vyřešené komentáře v Dokumentech Google přístupem k vaší historii. Zjistíte to výběrem ikony řeči v pravém horním rohu obrazovky.

Jak používat návrhy úprav v Dokumentech Google

Někdy je při společné práci prospěšné dělat návrhy místo změn. Spíše než pingnout na svého spolupracovníka pomocí hry play-by-play nebo prohledávat historii verzí dokumentu můžete navrhnout změny pomocí Režim navrhování v Dokumentech Google. Udělat to tak:

  1. Zvýrazněte text nebo médium, na které odkazujete.
  2. Na pravé straně dokumentu se zobrazí panel nástrojů. Zde vyberte tužkou zelenou ikonu řeči. Případně můžete přepínat mezi režimy kliknutím na ikonu tužky na panelu nástrojů nebo kliknutím pravým tlačítkem myši na seznam dalších možností.
  3. Jakmile budete v režimu navrhování, všechny provedené úpravy se zobrazí jako návrh a text, který nahrazujete, se bude stále zobrazovat se zeleným přeškrtnutím. Pole pro komentáře se zobrazí na pravé straně a odrážejí všechny navrhované změny.
  4. Až budete připraveni, označte v jednom nebo více vláknech komentářů spolupracovníka, kterému chcete navrhnout změny, a kliknutím na Přehrát odešlete upozornění.

Až budete připraveni vrátit se do režimu úprav, klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost ze seznamu nebo klikněte na ikonu režimu navrhování na pravé straně panelu nástrojů.

Pokud kontrolujete návrhy někoho jiného, ​​můžete je zkontrolovat kliknutím na pole komentářů. Během toho klikněte na zaškrtnutí v horní části vlákna pro přijetí a na x pro odmítnutí. Přijetím změn se do dokumentu umístí úpravy vašeho spolupracovníka. Můžete jim také zanechat komentáře ve vláknu a komunikovat tam a zpět o konkrétních položkách.

Nastavení oznámení pro Dokumenty Google

Rychlý způsob, jak najít nastavení oznámení pro dokumenty, je pomocí ikony řeči v pravém horním rohu obrazovky. Jakmile otevřete panel, kliknutím na ikonu zvonku otevřete nabídku nastavení. Zde můžete upravit typy oznámení, která budete dostávat pro oba Komentáře a Úpravy.

U komentářů se můžete přihlásit ke všem, pouze k těm, ve kterých vás ostatní zmiňují, nebo k žádnému z nich. Pokud nevyberete žádné, stále se vám zobrazí vizuální indikátor, ale neobdržíte oznámení ani e-mail. Díky tomu budete muset věnovat zvýšenou pozornost tomu, aby vám neunikla aktualizace od spolupracovníka.

Díky úpravám se můžete přihlásit k odběru upozornění pokaždé, když někdo provede změny v dokumentu nebo žádné změny. Stále však můžete vidět, kdo co změnil v historii verzí vašeho dokumentu.

Jak používat historii verzí v Dokumentech Google – a proč je to užitečné

Vzhledem k tomu, že spolupracujete s ostatními, je dobré, že máte zálohu dokumentu pro případ, že by někdo omylem smazal nebo přepsal důležité informace. V horní části obrazovky je hypertextový odkaz, který uvádí, kdy došlo k poslední úpravě. Klikněte na toto a uvidíte zálohy z předchozích pracovních relací a provedené změny.

Použití historie verzí je užitečné, protože můžete vidět, co ostatní změnili, pokud to není jasné. Navíc se můžete vrátit k předchozí verzi, pokud nejste spokojeni s aktuálním dokumentem nebo pokud se něco pokazilo.

Jak zjistit, zda někdo jiný pracuje v dokumentu Google

Naštěstí vás Google pokryl, pokud jde o zjištění, zda váš spolupracovník aktuálně upravuje dokument. Pokud jsou s vámi v pracovním prostoru, jejich profilový obrázek se zobrazí v horní části obrazovky s barevným okrajem. Pokud tam jsou, ale neaktivní, bude to vypadat vybledlé.

Můžete také přesně vidět, kde se nacházejí, když se podíváte na jejich kurzor v odpovídající barvě. Tímto způsobem se můžete vyhnout překrývání nebo se vrátit později, pokud dáváte přednost práci sami.

Spolupracujte s Dokumenty Google

Díky Dokumentům Google je spolupráce s vašimi spolupracovníky hračka. Můžete přispívat do dokumentů nebo navrhovat úpravy. Navíc existuje spousta funkcí, jako je vlastní nastavení oznámení, historie verzí a aktualizace v reálném čase, aby byl váš pracovní postup hladký a stabilní.