Jak převést prezentaci v PowerPointu (PPT) do PDF: Kompletní průvodce krok za krokem

Z mnoha důvodů můžete chtít převést prezentaci PowerPoint (PPT) do souboru PDF. Možná budete muset své snímky sdílet s ostatními, kteří nemají nainstalovaný PowerPoint zařízení nebo chcete zajistit, aby si vaše prezentace zachovala svou strukturu a formátování deska.

Nebo možná hledáte způsob, jak chránit svůj obsah a ovládat, kdo k němu může přistupovat nebo jej upravovat. Ať už je váš důvod jakýkoli, převod PowerPointové prezentace do PDF bez potřeby aplikace třetí strany je snadný. Pojďme se ponořit!

1. Možnost exportu

Nejprve klikněte na Soubor v hlavní nabídce.

Pak klikněte Vývozní na levém postranním panelu zajistěte Vytvořte dokument PDF/XPS je vybráno a poté klikněte Vytvořte PDF/XPS.

V zobrazeném vyskakovacím okně můžete kliknout Možnosti upravit vzhled konečného dokumentu PDF.

The Rozsah sekce Volby umožňuje nastavit konkrétní snímky, které chcete přidat do souboru PDF. Ve výchozím stavu, Všechno je vybráno, aby zahrnovalo všechny snímky v dokumentu PDF.

Toto můžete změnit na Aktuální snímek uložit pouze aktuální zobrazení snímku, Snímky k určení rozsahu snímků, popř Výběr pro uložení konkrétních snímků, které jste vybrali.

Chcete-li uložit konkrétní snímky, můžete také podržet Ctrl na klávesnici a vyberte snímky, které chcete přidat (z miniatur snímků v levé liště), než přejdete na možnost Export.

The Možnosti publikování vám umožní zvolit vzhled snímků v souboru PDF. Můžete se rozhodnout publikovat jako:

• Snímky (výchozí): Každý snímek se zobrazí jako samostatná stránka.
• podklady: Umístěte více snímků na jednu stránku.
• Stránky poznámek: Zahrňte text do poznámky pod každým snímkem.
• Obrysové zobrazení: Extrahujte text ze snímků a prezentujte je v obrysu.

Do dokumentu PDF můžete také zahrnout skryté snímky, zarámovat všechny snímky a zahrnout komentáře. Až budete hotovi, klikněte OK.

Můžete si vybrat Optimalizovat pro standardní (vyšší kvalita a větší velikost souboru) nebo minimální velikost (o něco nižší kvalita a menší velikost). Poté zadejte umístění (např. Plocha) pro uložení souboru PDF, zadejte Název souboru a klikněte Publikovat.

2. Možnost Uložit jako

Místo použití možnosti exportu můžete použít příkaz Uložit jako. Nejprve přejděte na Soubor tab. Poté vyberte Uložit jako z levého postranního panelu zadejte název souboru a vyberte PDF jako typ souboru a klepněte na Procházet vyberte umístění pro uložení souboru.

V dialogovém okně, které se objeví, můžete nakonfigurovat nastavení PDF pomocí pole Možnosti (jak jsme to udělali dříve v sekci Exporty).

Místo navigace do sekce Uložit jako můžete stisknout Ctrl+Shift+S na klávesnici přímo otevřete dialogové okno Uložit jako.

3. Možnost tisku

Dalším způsobem, jak uložit PPT jako PDF, je použít možnost Tisk. Přejděte na Soubor kartu a vyberte Tisk z levého bočního panelu. Případně můžete jen zasáhnout Ctrl+P na vaší klávesnici.

Pod Nastavení skupině, můžete určit rozvržení snímků (nastaveno na Full Snímky stránek ve výchozím nastavení) a také vyberte konkrétní snímky, které chcete zahrnout do konečného dokumentu PDF (nastaveno na Tisk všech snímků ve výchozím stavu).

Tato nastavení jsou velmi podobná těm, která jsou k dispozici v poli Možnosti, na které jsme se podívali v předchozích metodách. Jediný rozdíl je v tom, že tato metoda vám poskytuje náhled na konečný výstup.

Nastavte tiskárnu na Microsoft Print to PDF a klikněte Tisk.

V zobrazeném dialogovém okně zadejte název souboru, určete umístění pro jeho uložení a klikněte Uložit.

4. Email jako příloha

Tato závěrečná metoda vám umožňuje přímo odeslat PPT e-mailem jako PDF jediným kliknutím. Nejprve však musíme tento příkaz přidat na panel nástrojů Rychlý přístup.

Klikněte tedy na šipka dolů na panelu nástrojů Rychlý přístup a vyberte Více příkazů z rozbalovací nabídky.

Zajistit Všechny příkazy je vybráno. Poté vyberte E-mail jako příloha PDF ze seznamu příkazů klepněte na Přidat, pak OK.

Nyní, když máte E-mail jako příloha PDF na panelu nástrojů Rychlý přístup, stačí na něj kliknout a připojit svůj PPT jako PDF k novému e-mailu.

Váš účet Outlook se automaticky otevře s přiloženou verzí vašeho balíčku snímků ve formátu PDF. Nyní vše, co musíte udělat, je přidat adresy, na které chcete soubor odeslat, přidat zprávu a stisknout Poslat.

Omezení převodu souboru PPT do formátu PDF

Převod PPT do PDF je jedním ze způsobů snížit velikost souboru prezentace PowerPoint. Má to však svá omezení.

Všechny přechody a skvělé animace, které jste přidali do své prezentace nebudou použity na dokument PDF. Kromě toho se v konečném dokumentu PDF neobjeví žádný obsah, který je mimo rámec snímku. Ujistěte se tedy, že veškerý relevantní obsah, který chcete mít v PDF, je ve snímku.

Převeďte z PPT do PDF jako profesionál

Pokud jste se dostali až sem, měli byste být schopni snadno a s jistotou převést své soubory PPT na soubory PDF. Ať už potřebujete spolupracovat s kolegy, distribuujte své snímky klientům nebo archivujte svou práci pro budoucí použití, formát PDF zajišťuje kompatibilitu a dostupnost napříč různými platformami a zařízení.

Svou prezentaci v PowerPointu můžete také převést na Prezentace Google, abyste získali to nejlepší z obou světů.