Jak používat funkci SORTBY v aplikaci Microsoft Excel

Microsoft Excel nabízí výkonné nástroje pro kompilaci, organizaci a vizualizaci dat téměř jakýmkoli představitelným způsobem. Někdy se setkáte se scénářem, kdy potřebujete vytvořit více konkrétních zobrazení vašich informací.

Funkce SORTBY v Excelu nabízí pohodlný způsob vytváření složitých rozpisů a specializací na řemesla uspořádání dat, která dodají vašim informacím jasnost, aniž by došlo k záměně uvnitř vašeho originálu datový soubor.

Používá se pro funkci SORTBY aplikace Excel v aplikaci Excel

Existuje několik způsobů, jak třídit data v aplikaci Excel, i když metody, které vás nejsnáze napadnou, mohou mít pro složitější potřeby nevýhody.

Pomocí funkce SORT vytvoří samostatnou, organizovanou sadu dat, ale můžete třídit pouze podle jedné sady kritérií. Řazení pomocí nástroje Třídění a filtrování v Excelu nabízí mnohem jemnější granularitu, ale třídí původní datovou sadu přímo, což ztěžuje vytváření a zobrazování více pohledů, zvláště pokud je chcete vidět současně.

Funkce SORTBY v podstatě kombinuje nejlepší části těchto dvou funkcí; vytváří samostatné zobrazení vaší datové sady (nebo „pole“), které lze třídit podle více než jednoho kritéria. Můžete tedy například seřadit výsledkovou tabulku hráčů ve hře podle názvu týmu, poté podle skóre a poté podle konkrétních herních úspěchů.

V příkladu, který použijeme pro tento článek, máme seznam údajů o prodeji v rámci regionu. Sloupce obsahují příjmení našich prodejců, stát, kde pracují, počet prodejů, které provedli, a celkovou částku, kterou z těchto prodejů vydělali.

Jak používat funkci SORTBY v Excelu

Abychom vytvořili naše první řazení pomocí funkce SORTBY, uspořádejme naše prodejce podle státu.

1. Vyberte buňku F2.
2. Do buňky nebo do řádku vzorců zadejte následující:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16)

3. lis Vstupte.

Tato funkce říká Excelu, aby seřadil celý náš rozsah (buňky A2 přes D16) hodnotami "State" v buňkách B2 přes B16. Automaticky se nastaví na vzestupné pořadí (A-Z). Výsledné pole obsahuje naše data uspořádaná podle státu (nejprve Arizona, pak Kalifornie, pak Nové Mexiko...).

Všimněte si, že seznam jmen není řazen abecedně, protože o to jsme nežádali. Je však snadné tento vzorec změnit a zadat více kritérií.

Řazení podle více kritérií současně s SORTBY v Excelu

Změňme naši novou datovou sadu tak, aby nejprve seřadila podle státu a poté podle počtu uskutečněných prodejů, čímž vytvoříme miniaturní žebříček toho, jak úspěšní byli jednotliví naši prodejci v každém státě.

1. Vyberte buňku F2 znovu. Případně, pokud chcete ponechat i první vzorec pro porovnání rozdílů, vyberte buňku K2 namísto.
2. Do buňky nebo do řádku vzorců zadejte následující:

   =SORTBY(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1)

3. lis Vstupte.

Výsledné nové pole má nyní trochu komplikovanější vzorec, když požadujeme, aby Excel třídil podle více polí.

Vzorec začíná stejně jako předchozí vzorec v tom, že žádáme Excel, aby naše seřadil pole ve sloupcích A až D informací o stavu ve sloupci B, ale vzhledem k tomu, že jich máme nyní více rozsahy, podle kterých chceme třídit, musíme Excelu objasnit obě pole, podle kterých chceme třídit (ta podle_pole syntaxe) a také řazení_pořadí, nebo směr, kterým má Excel uspořádat data.

Každý z podle_pole argumenty mohou být široké pouze jeden sloupec s hodnotami uvedenými svisle, jak je máme zde (např například buňky B2:B16) nebo jeden řádek dlouhý, s hodnotami uvedenými napříč vodorovně (například buňky A4:D4).

I když dva sloupce, o které jsme tento vzorec právě požádali, sloupce B a C, jsou vedle každého z nich jinak nemůžeme spojit dva sloupce do jednoho požadavku na rozsah ve vzorci (jako "B2:C16"). Výsledkem je "#REF!" chyba, protože Excel si není jistý, podle kterého z těchto dvou polí seřadit nebo v jakém pořadí.

Nemluvě o tom, že je zcela možné, že rozsahy, které chcete seřadit, jsou od sebe odděleny (jako zde například sloupce B a D), nebo byste chtěli seřaďte buňky podle rozsahů, které nejsou ve vašich datech v pořadí (například pokud chcete třídit podle „Stav“ ve sloupci B, pak podle „Název“ ve sloupci A, jak je navrženo dříve).

Tyto dva sloupce tedy musí být ve vzorci uvedeny jako samostatné rozsahy, aby bylo Excel explicitně sděleno pořadí, ve kterém chceme pole seřadit – v případě výše uvedeného příkladu nejprve podle stavu, poté podle počtu odbyt.

The řazení_pořadí syntaxi lze definovat ve dvou směrech: "1" pro vzestupné pořadí (pořadí A-Z nebo nejnižší čísla seřazená jako první) nebo "-1" pro sestupné pořadí (pořadí Z-A nebo nejvyšší čísla seřazená jako první). The řazení_pořadí pole nesmí být žádná jiná čísla kromě 1 nebo -1, jinak "#HODNOTA!" Chyba bude vrácena, protože neexistují žádné jiné způsoby, jak data objednat.

Upřesnění řazení_pořadí byl v první verzi našeho vzorce pouze volitelný, protože bylo hned jasné, podle čeho řadíme, a už jsme řadili vzestupně.

Pokud však chceme tyto hodnoty seřadit v sestupném pořadí nebo kdykoli třídíme podle více kritérií, je nutné syntaxi k vyplnění, protože pořadí řazení může být uspořádáno v různých směrech pro různé rozsahy, jak jsme to udělali v tomto vzorec.

Také nemůžeme po tomto vzorci požadovat částečné třídění našeho pole – například řazení A1:D16 podle rozsahu B1:B10. Každý argument rozsahu ve vzorci musí zahrnovat stejný počet buněk – tedy pokud je náš původní pole hodnota má 15 buněk, pak všechny podle_pole argumenty, podle kterých se vzorec seřadí, musí také obsahovat 15 buněk. V opačném případě dostaneme "#HODNOTA!" chyba.

Nyní, když rozumíme stavebním kamenům tohoto vzorce, je snadné vidět, jak použít SORTBY k uspořádání našich dat podle tolika kritérií, kolik chceme nebo potřebujeme. Zadejte pole nejprve zadejte podle_pole třídit, pak řazení_pořadí, pak naše další podle_pole, naše další řazení_pořadía tak dále, jako v syntaxi vzorce:

=ŘADIT(pole, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY je další výkonná a všestranná funkce v Excelu

Funkce SORTBY v aplikaci Microsoft Excel usnadňuje vytváření specifikovaných rozpisů informací a je všestranná nástroj pro snadné uspořádání chaotických datových souborů komplexními způsoby, aby byly vaše informace jasnější a pohotovější akceschopný.

Existuje ještě více způsobů, jak využít mnoho funkcí, nástrojů a funkcí aplikace Excel k uspořádání tabulek a efektivnějšímu a produktivnějšímu využití času.