10 chyb, kvůli kterým je váš e-mail mimo kancelář neprofesionální

Než se vydáte na dovolenou, zjistíte, že pracujete proti času. Jako většina zaměstnanců musíte delegovat úkoly, dokončit nevyřízené dodávky a organizovat schůzky. Všechny tyto povinnosti mohou zabrat celý týden.

Vzhledem k vašemu hektickému rozvrhu můžete přehlédnout zdánlivě drobné, ale kritické úkoly, jako je nastavení e-mailů mimo kancelář (OOO). Ano, spěcháte, ale prosím nekopírujte a nevkládejte šablony. Zachovejte si profesionální a seriózní image i o přestávce tím, že se vyhnete těmto 10 chybám ve svém e-mailu mimo kancelář.

1. Zkratka Out-of-Office jako OOO

Zkratku OOO používejte s mírou. Zatímco většina lidí ví, co to znamená, psaní „mimo kancelář“ vypadá profesionálněji. Udržuje formální tón. Konzervativní jedinci by dokonce mohli považovat nadměrné používání zkratek v obchodní komunikaci za nevhodné.

Stejné pravidlo platí i pro ostatní zkratky. Vždy hlásněte jejich první zmínku – žargon použijte až poté, co je explicitně definujete. Usnadněte si porozumění svým e-mailům.

Můžete použít OOO ve svém předmět emailu pokud je celá fráze příliš dlouhá. V ideálním případě zůstaňte do 60 znaků.

2. Nadužívání vtipů a hříček

Mnoho zaměstnanců vtipkuje ve svých e-mailech mimo kancelář. Vtipné poznámky o tom, že neodpovídají, protože popíjejí margarity nebo plavou s delfíny, jsou běžné. Možná jste už nějaké dostali.

Zatímco humor zvyšuje morálku a podporuje kamarádství, musíte ho podávat opatrně. Pro vtipy na pracovišti je čas a místo. A hromadné rozesílání slovních hříček prostřednictvím zpráv mimo kancelář může způsobit nedorozumění, zejména mezi těmi, které sotva znáte.

Zdržte se používání vtipů v e-mailech mimo kancelář. Můžete je poslat blízkým kolegům, ale vyhněte se urážlivým vtipům o vašem zaměstnavateli a spolupracovníkech. Používejte bezpečné vtipy nebo vůbec žádné.

3. Neuvádí, kdy se vrátíte do kanceláře

Ačkoli je to neobvyklé, někteří lidé zapomínají uvést datum návratu v e-mailech mimo kancelář. Buď používají obecné šablony, nebo se zaměřují na nepotřebné informace. Je to neprofesionální a nákladná chyba. Vaši kolegové si mohou dokonce myslet, že jste nespolehliví, když přehlížíte tak zásadní detaily.

Abyste zajistili přehlednost, rozdělte svou dostupnost. Uveďte data své dovolené a návratu a poté nastavte období, kdy budete online, abyste mohli odpovídat na pracovní zprávy. Podrobné plány minimalizují riziko nevyžádaných nebo nesprávně směrovaných e-mailů.

4. Neupřesnění toho, co představuje nouzovou situaci

Explicitně definujte, co představuje stav nouze, pokud k e-mailu v nepřítomnosti připojíte alternativní kontaktní čísla. Říká: "V případě nouze SMS!" je vágní. Někteří příjemci mohou překročit hranice a bombardovat vás požadavky souvisejícími s prací, čímž přeruší vaši přestávku.

Pro přehlednost uveďte příklady incidentů, které pravděpodobně nastanou. Při přímém zasílání zpráv určete vhodné kanály pro nenaléhavé problémy a protokoly. A neváhejte ignorovat spolupracovníky, kteří ignorují tyto pokyny.

5. Řekněte všem o svém tísňovém čísle

Přestaňte připojovat svá kontaktní čísla ke všem e-mailům v nepřítomnosti. Někteří lidé budou stále překračovat hranice, i když nastavíte jasné protokoly a pokyny. Bohužel ne každý respektuje přestávky svých spolupracovníků.

Místo toho, abyste se s těmito jedinci hádali, omezte svou interakci s nimi úplně. Nedávejte jim své kontaktní údaje. Svěřte své číslo několika vybraným jednotlivcům, se kterými si rozumíte v kanceláři i mimo ni.

Místo hromadného zasílání osobních kontaktních údajů přiřaďte dočasnou kontaktní osobu. Požádejte je, aby během vaší dovolené vyřídili vaše zprávy. Měli by uspořádat nevyřízené úkoly, abyste mohli po návratu do kanceláře rychle začít pracovat.

V případech jako jsou tyto, najmout osobního asistenta je pohodlné. Pokud žádný nemůžete získat, požádejte své spolupracovníky, zda by vám mohli dočasně odpovědět na pracovní zprávy. Jen se ujistěte, že dodržujete správný postup. Shazovat svou pracovní zátěž na náhodné podřízené je urážlivé a nespravedlivé.

7. Sdílení příliš mnoha podrobností o tom, proč jste na dovolené

Transparentnost pracoviště je obdivuhodná, ale nadměrné sdílení v e-mailech mimo kancelář působí neprofesionálně. Udržujte svůj osobní život v soukromí. Převážná část vaší zprávy by měla obsahovat datum návratu a dočasný kontaktní bod, nikoli důvod, proč si vzít dovolenou.

Navíc nedlužíte svým kolegům vysvětlení. Udržujte svůj důvod, proč se chystáte prolomit, v tajnosti, pokud to neovlivní obchodní operace. Řekněme, že váš partner podstupuje operaci. Jen řekněte, že máte nějaké osobní záležitosti, kterým se musíte věnovat, místo abyste všem říkali o lékařské pohotovosti.

8. Říkáte, že budete občas kontrolovat doručenou poštu

Neříkejte, že budete kontrolovat zprávy. Nabízení trvalé dostupnosti bez ohledu na zvážení maří účel zasílání e-mailů mimo kancelář. Příjemci možná ani nebudou respektovat vaši dovolenou. Budou si myslet, že je v pořádku vám zavolat a poslat zprávu jako obvykle.

Dodržujte zadané datum vrácení. Samozřejmě můžete kontrolovat svou doručenou poštu, odpovídat na kritické zprávy a spravovat úkoly, ale nikdy nezaručíte svou dostupnost. Vaši spolupracovníci nemají žádnou kontrolu nad vašimi osobními záležitostmi.

9. Recyklace stejných obecných šablon mimo kancelář

Zaneprázdnění pracovníci mají tendenci recyklovat své e-maily, které nejsou v kanceláři. Budou pouze kopírovat a upravovat své staré zprávy, což jim ušetří námahu s psaním od nuly. I když je to pohodlné, přijde mi to líné. Někteří příjemci mohou mít dokonce pocit, že jste jim poslali zprávu jako dodatečný nápad.

Místo toho prokažte profesionalitu psaním nových OOO e-mailů, kdykoli půjdete na dovolenou. Psaní není tak časově náročné, jak byste se mohli obávat. Můžete se dokonce inspirovat online šablonami popř ChatGPT při psaní obtížných e-mailů– prostě je nekopírujte a nevkládejte.

10. Pouze odesílání e-mailů mimo kancelář prostřednictvím jedné komunikační platformy

Nastavte zprávy o nepřítomnosti na svých pracovních platformách. S moderními společnostmi, které maximalizují digitální nástroje, je dnes běžné, že pracovníci v kancelářích žonglují s více komunikačními kanály. Používají různé aplikace pro e-maily, rychlé zprávy a videohovory. Pokryjte všechny tyto platformy, abyste mohli efektivně komunikovat o dovolené; jinak by někteří vaši poznámku nemuseli dostat.

Změňte také zprávy o nepřítomnosti. E-maily vyžadují formální formulaci, ale v aplikacích pro rychlé zasílání zpráv můžete použít neformální přístup. Řekněme, že vaše kancelář používá Slack. Místo vkládání stejného e-mailu v nepřítomnosti vytvořte krátkou uvolněnou zprávu a aktualizujte stav svého profilu na „Pryč“.

Správa více pracovních aplikací je neefektivní. Většina pracovníci ztrácejí hodiny přepínáním mezi platformami—zefektivněte svůj systém správy úkolů.

Nikdy neposílejte další neprofesionální e-mail mimo kancelář

Snažte se o personalizovaný e-mail mimo kancelář. Měla by odpovídat na otázky, které by vám mohli položit vaši nadřízení, partneři a kolegové. Vaše nepřítomnost tak neovlivní obchodní operace.

A zkuste použít nové uzavírací řádky, aby byly vaše e-maily mimo kancelář ještě profesionálnější. Říká: "Těším se, až se ozveš!" zní vzdáleně. Příjemci vašich e-mailů ocení personalizovaný, ale pro práci vhodný výstup.