8 tipů, jak úspěšně uspořádat webinář

V dnešní době se mnoho moderních pracovišť odvrací od tradičnějších fyzických konferencí, které byly v podnikovém světě po mnoho let normou. Místo toho začali využívat snadnost, kterou mohou virtuální semináře nebo webináře nabídnout.

Webináře vám umožňují setkávat se s kolegy na mnoha různých místech a jejich organizace je relativně snazší než fyzická setkání. Jsou vstřícní v odvětvích s převážně vzdálenými nebo hybridními pracovišti. Než naplánujete svůj první nebo další webinář, měli byste si poznamenat několik věcí, abyste zajistili, že bude úspěšný.

1. Zvýrazněte cíl webináře

Bezproblémový webinář můžete uspořádat pouze tak, že nejprve nastíníte účel virtuální schůzky. Webináře slouží mnoha funkcím, jako jsou týmové brainstormingy, schůzky s klienty, prezentace a dokonce i virtuální semináře.

Zdůraznění klíčových cílů webináře vám pomůže vybrat ten nejlepší a nejrelevantnější obsah pro vaše zúčastněné publikum. Pomůže vám také sledovat celkovou strukturu vašeho webináře.

Měli byste jasně nastínit svůj cíl; V opačném případě by se váš webinář mohl v průběhu vývoje ztratit. To je zvláště důležité, pokud pořádáte webinář poprvé a chcete zajistit, aby probíhal hladce a efektivně.

2. Shromážděte znalosti o účastnících pro relevanci

Vědět, s kým budete mluvit, je zásadní, a proto si musíte udělat průzkum a shromáždit informace o lidech, kteří se vašeho webináře zúčastní. Pomůže vám s nimi vytvořit osobnější spojení a dá vám vědět, jaké části vaší prezentace s nimi mohou nebo nemusí rezonovat.

Nestačí jen nastavit webovou kameru a mluvit s nimi; musíte také rozumět svým účastníkům. Stejně tak vám to pomůže s nimi komunikovat a povzbudí je, aby se s vámi zapojili během vašeho webináře.

Pokud chcete uspořádat agendu svého webináře, máte k dispozici mnoho nástrojů. Některé zábavné nástroje by vám mohly pomoci učinit váš webinář mnohem interaktivnějším.

Většina platforem, jako je Zoom, Google Meet a další alternativní software pro hostování webinářů mají funkce, které vám umožňují naplánovat pozvánky předem, a téměř všechny mají po ruce nástroj chatovací schránky, který vašim účastníkům prostor pro komentáře, užitečnou zpětnou vazbu a kladení jakýchkoliv otázek, které mohou mít, aniž by se museli potýkat s tokem vašich prezentace.

Tyto a další funkce, jako je přepis a nástroje pro sdílení obrazovky, může přispět k tomu, aby byl váš webinář interaktivnější a lépe organizovaný.

4. Vytvářejte přitažlivé prezentace

Obecně platí, že lidé mají krátkou dobu pozornosti, takže se rozhodně chcete vyhnout tomu, abyste své účastníky během webináře nudili. Můžete to udělat tak, že je zapojíte vizuálně přitažlivými snímky.

Vaše snímky by měly být barevné a stručné, aby bylo snazší je sledovat. Můžete také použít širokou škálu vizuálních pomůcek pro ilustraci svých bodů, jako jsou grafy a diagramy.

Dalším skvělým způsobem, jak udržet vaše snímky poutavé, je vyhnout se zbytečně malým písmům a přidávat obrázky relevantní pro vaši diskusi v každé fázi prezentace. Pro svůj webinář můžete sdílet své snímky pomocí nástroje pro sdílení obrazovky na preferované platformě webináře. Zvažte jejich úpravu pomocí specializovaných nástroje pro prezentaci snímků pro nejlepší dopad.

5. Zajistěte, aby bylo interaktivní díky relaci otázek a odpovědí

Lidé se rádi cítí vidět a slyšet. Skvělý způsob, jak se k tomu připojit a co nejlépe využít tuto touhu, je povzbudit své účastníky, aby kladli otázky a poté adekvátně odpovídali na jejich otázky.

To jim nejen dává prostor k tomu, aby si ujasnili případné nejasnosti ohledně webináře, ale také je to udrží v aktivní účasti. Svou relaci Q&A si můžete naplánovat během krátkých přestávek mezi prezentacemi nebo je vyřídit až po ukončení webináře.

Případně můžete při procházení snímků odpovědět na jakékoli otázky, které na vás mají vaši účastníci. To by však mohlo přerušit váš celkový tok.

6. Udržujte oční kontakt s fotoaparátem optimálně

Říká se, že oči jsou okny do duše. Udržování dobrého očního kontaktu s kamerou dává vašim účastníkům dojem, že s nimi mluvíte příměji a důvěrněji, a pomáhá jim udržet pozornost během webináře.

Nastavte fotoaparát tak, abyste mohli prezentovat své snímky v pohodlné poloze, která vám umožní dívat se přímo do fotoaparátu, nikoli na obrazovku. Pokud jste pořádání webináře na chytrém telefonu, budete muset být ještě opatrnější při umístění fotoaparátu.

7. Uspořádejte webinář v nerušivém prostoru

I ty zdánlivě nedůležité věci se mohou rychle stát destruktivním rozptýlením. Pořádání webináře v přeplněném pracovním prostoru nebo přeplněném prostředí pouze rozptýlí vaši pozornost a vaše účastníky.

Naplánujte si předem, kde budete webinář pořádat, uklidit všechna špinavá místa, všimněte si všech potenciálních poruch, které by mohly nastat, a vyřešte je před zahájením relace. Měli byste také pamatovat na ztišení všech zařízení, která během webináře nebudete potřebovat, a vypnout funkci oznámení na vašem osobním počítači.

8. Proveďte zkušební provoz před dnem webináře

I když máte pocit, že je váš plán dokonalý, provedení zkušebního běhu před zahájením webináře neuškodí. Zkušební provoz vám pomůže odhalit a odstranit vše, co by mohlo narušit tok vaší prezentace, a zajistí hladký průběh vašeho webináře.

Odkaz na svůj webinář můžete sdílet s hrstkou lidí, kteří se mohou připojit jako náhradní účastníci a poskytnout vám zpětnou vazbu o věcech, jako je kvalita zvuku a videa, vaše prostředí a dokonce i celková přitažlivost vašeho zařízení prezentace.

Byla by to také skvělá příležitost zkontrolovat vaše zařízení a ujistit se, že funguje správně. Nechtěli byste, aby se vaše kamera uprostřed prezentace nakláněla v podivném úhlu.

Pořádání působivého webináře

Každý může úspěšně provést působivý webinář, když zváží tyto základní tipy pro hostování. Umožní vám organizovat a strukturovat váš webinář, povzbuzovat účastníky k aktivní účasti, vyhýbat se jakémukoli předvídatelnému narušení nebo rozptylování a maximálně využít vaše vybavení.

Tyto tipy můžete vždy použít v jakémkoli softwaru pro videokonference, který používáte pro svůj webinář. Pomohou vám správně se usadit na platformě a zajistit hladký průběh procesu.