Už vás nebaví znít ve vaší digitální komunikaci pasivně-agresivně? Zde je několik frází, kterým se vyhnout, abyste zlepšili svou profesionální image.
Nedostatek neverbálních podnětů v online komunikaci ztěžuje předávání zpráv. Musíte pečlivě volit slova. Házení žargonu a slangu bez ohledu na druhou stranu může vyvolat špatný dojem.
Nemůžete předvídat, jak vás lidé vidí na digitálním pracovišti. Vyhýbáním se těmto pasivně-agresivním frázím však předejdete riziku, že si kolegové vaše zprávy špatně vyloží.
1. “Poznamenané”
„Poznamenané“ je rychlá a pohodlná reakce, kterou lidé nadměrně používají v online pracovních konverzacích. Údajně uznává zprávy, ale ironicky, jeho stručnost implikuje nedostatek angažovanosti. Obecné, jednoslovné odpovědi jsou bezmyšlenkovité a odmítavé.
Namísto bezmyšlenkovitého posílání stručných odpovědí se s odesílatelem zapojte tím, že budete klást otázky, upřesňovat nebo rekapitulovat jeho zprávu. Ukažte, že jim plně rozumíte. Vaši kolegové ocení extra úsilí, které věnujete svým zprávám.
2. „Neslyšel jsem o tobě“
Začít následné e-maily slovy „Ještě jsem od vás neslyšel“ je jednoduché a pohodlné, ale zní to neslušně. Příjemci málokdy dobře reagují na otevření vyvolávající pocit viny. Mohli by si myslet, že se kvůli vám cítí špatně, když přehlížejí vaše předchozí zprávy.
Prozkoumat proaktivní, ale zdvořilé způsoby, jak požádat o následná opatření místo vyžadování okamžitých odpovědí. Všimněte si, že vaši spolupracovníci mají ve svém osobním i profesním životě hodně věcí – musíte respektovat jejich hranice.
Určete, zda potřebujete, aby odpověď druhé strany pokračovala v časově citlivém projektu. Buďte zdvořilí, ale netlučte se do křoví.
3. "Myslel jsem že víš"
Fráze „Myslel jsem, že jsi věděl, že [téma]“ zní blahosklonně a přesouvá vinu na příjemce. Mohou se dokonce urazit, v závislosti na konverzaci. Znamená to, že jste splnili své povinnosti, ale druhá strana ty své přehlédla. Nikdy neházejte tato obvinění na digitální pracoviště.
Lepší přístup je vyjasnit nedorozumění přímo – nezáleží na tom, kdo se mýlí nebo má pravdu. Spolupracujte na řešení problémů se svými kolegy. Pokud si na ně stěžujete, projděte si správné kanály, místo abyste se dohadovali přes e-mail.
4. "Díky předem"
Říct: „Předem díky“ nezní vždy vesele – také působí jako manipulativní a náročné. Příjemci se mohou cítit nuceni vaši žádost přijmout. Tato fráze vytváří vykonstruovaný pocit tlaku, který by jim mohl být nepříjemný.
Při projevování vděčnosti se vyhněte naznačování domněnek. Poděkujte příjemci za přečtení vaší zprávy a za zvážení vaší žádosti, ale nemluvte, jako by s vámi již souhlasil.
Nebo ještě lépe, hledejte proaktivní způsoby ukončení e-mailů. Můžete zrekapitulovat to nejdůležitější ze své zprávy, vložit jemnou frázi s výzvou k akci (CTA) nebo naznačit nejlepší způsob, jak vás mohou čtenáři kontaktovat. Odstraňte ze svých e-mailů vágní, obecné závěrečné řádky.
5. „CC’Ing [Můj šéf] pro referenci/viditelnost“
Když během složitých diskuzí najednou řeknete „CC’ing [šéfe] pro referenci nebo zviditelnění“, znamená to, že nedůvěřujete svým kolegům. Budou si myslet, že se distancujete tím, že předáte odpovědnost svému šéfovi. Ukazuje to z vaší strany špatnou profesionalitu.
Zapojte svého šéfa pouze v případě potřeby. Ukvapená zmínka o nich v každém žhavém vláknu zpráv vás ničí pracovní vztah s nadřízenými a kolegové. Musíte se naučit spolupracovat s ostatními a převzít odpovědnost za svá rozhodnutí.
6. „Jak si nepochybně uvědomujete“
Házení úderů typu: „Jak si nepochybně uvědomujete [předmět]“ během konverzace zní arogantně a povýšeně. Zpochybňují důvěryhodnost druhé strany a zesměšňují její odbornost. Vyslovování těchto frází jen přispívá k nelibosti na pracovišti a minimalizuje pravděpodobnost budoucích projektů.
Vaši spolupracovníci už s vámi nebudou chtít pracovat. Na digitálním pracovišti vždy používejte ohleduplný jazyk. Uvádějte potřebné poznámky a upomínky, aniž by se příjemce cítil špatně, že je přehlédl.
7. „Opětovné připojení [souboru] pro vaše pohodlí“
Vyslovení „Znovu připojení [souboru] pro vaše pohodlí“ je pasivní-agresivní způsob, jak vyvolat dříve odeslané dokumenty. I když to vypadá zdvořile, má podtóny zděšení a nepříjemnosti. Tato fráze viní příjemce k tomu, aby odpověděli, protože jste se údajně snažili nahrát staré soubory.
V následných krocích se vyhněte podobným frázím, které vyvolávají pocit viny. Jednoduše nahrajte všechny chybějící nebo přehlédnuté přílohy – neobviňujte nenápadně druhou stranu, že vaše zprávy ignoruje.
8. “Nejsem si jistý, zda jste viděli můj poslední e-mail”
Řádek „Nejsem si jistý, zda jste viděli můj poslední e-mail“ znamená, že příjemce často přehlíží důležité pracovní e-maily. Obviňuje je z nedbalosti a požaduje urychlené reakce. V závislosti na kontextu to mohou dokonce brát jako osobní útok na jejich pracovní morálku.
Vytváření vláken je zdvořilejší způsob, jak odkazovat na předchozí zprávy. Odpovězte na e-mail nebo chatovou zprávu, na kterou odkazujete, shrňte hlavní body a poté navrhněte akční plán. Provádějte příjemce spíše než je jen obviňovat a povyšovat je.
Zůstaňte produktivní vytvoření systematické rutiny správy doručené pošty. Okamžitá kontrola každého e-mailu, který vám přijde do cesty, snižuje produktivitu, ale zdržování odpovědí vytváří překážky v pracovním postupu.
9. „Abychom si byli jisti, že jsme na stejné stránce“
Když se během vášnivých diskusí vyjádříte „pro jistotu, že jsme na stejné vlně“, můžete znít povýšeně. Nepřidává žádnou hodnotu argumentům a pouze provokuje druhou stranu. Mohli by si o vás dokonce myslet špatně, že jste nedbale házeli generické jednostranné poznámky místo toho, abyste správně vyjádřili své názory.
Snažte se podporovat zdravé a konstruktivní diskuse se svými kolegy. Zacházejte s nimi jako se sobě rovnými, zvažte jejich názory a opravte je, když je to potřeba, místo abyste zavrhovali jejich nápady. V opačném případě by hádky mohly přerůst v hořkost a zášť na pracovišti.
10. „Pokud je to to, co chcete dělat“
Rčení: „Pokud to chcete udělat, pak [akce]“ podkopává hodnotu spolupráce na digitálním pracovišti. Upřednostňuje hrdost před týmovým růstem. Tato fráze znamená, že nesouhlasíte s druhou stranou, ale raději byste ji nechali udělat chyby, než ztrácet čas brainstormingem. Vaši kolegové by vám mohli vadit, že je nerespektujete.
Klíčem ke zdvořilé a přitom otevřené komunikaci je moderovaný dialog. Pořádejte schůzky, na kterých vy a vaši spoluhráči prezentujete nápady, sdílejte konstruktivní kritiku a diskutujte o různých názorech. Ujistěte se, že tyto hovory zprostředkovává nezaujatý nadřízený.
Přestaňte používat hrubé, pasivně-agresivní fráze
Uvědomění a opatrnost vám pomůže napravit špatné komunikační návyky. Přečtěte si své koncepty několikrát a pokračujte v hledání způsobů, jak lépe formulovat složitá prohlášení. Vždy zvažte, jak se zprávy objevují, než je odešlete.
A kromě pasivně-agresivních frází zkontrolujte své staré pracovní zprávy, zda neobsahují další chyby, kvůli kterým zníte neprofesionálně. Podívejte se, zda nevědomě nepoužíváte spamové řádky předmětu, vágní výrazy a obecná závěrečná prohlášení.
