Jak vybrat správný nástroj pro řízení projektů

Pokud pracujete na něčem důležitém s malým týmem nebo na osobním projektu, je důležité zůstat nad věcí a organizovat si pracovní postup. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je investovat do nástroje pro řízení projektů. Použití specializovaného softwaru může pomoci zefektivnit váš pracovní postup a udržet všechny pohyblivé části organizované.

Nicméně, s tolika možnostmi, jak si vybrat tu správnou? Prvním krokem je vědět, jaké funkce a aspekty hledat. Zaměřte se na to, na čem vám a vašemu týmu skutečně záleží. Přemýšlejte o funkčnosti, flexibilitě, rozhraní, zabezpečení a podpoře.

1. Vlastnosti a funkčnost

Než začnete hledat nástroj pro řízení projektů, měli byste zjistit funkce, které vám pomohou dělat věci efektivně. Než se pohnete vpřed, položte si několik otázek. Budete například pracovat sólo nebo s týmem? Pokud je to to druhé, jaká je velikost a rozsah vašeho týmu? Jaké nástroje potřebujete a bez čeho se obejdete?

Obecně budete chtít možnosti pro vytváření úkolů, milníků, plánů a časových os, aby všichni měli přehled. Čím přizpůsobivější a flexibilnější tyto nástroje jsou, tím lépe. Některé nástroje umožňují nastavit opakující se úkoly, závislosti a upozornění, aby se projekty pohybovaly efektivně.

Některé nástroje jsou univerzálnější než jiné. Například můžete používejte ClickUp jako nástroj pro osobní produktivitu i pro malé týmy. Prvním krokem je tedy posouzení potřeb vašeho pracovního postupu a poté výběr nástroje, který mu nejlépe vyhovuje.

2. Rozhraní, které skutečně využijete

Mnoho nástrojů pro řízení projektů je vysoce univerzálních a lze je přizpůsobit různým situacím. Například, s Notion můžete dělat hodně, jako je psaní poznámek, vytváření seznamů úkolů nebo dokonce vytváření vlastního CRM. I když je to možná jeden z nejlepších nástrojů pro produktivitu, někteří by mohli dát přednost něčemu jednoduššímu, s čím se rychle zorientují.

Pokud je tomu tak, hledejte jednoduchý a intuitivní design, který lze snadno procházet několika kliknutími. Funkce by měly být snadno dostupné a neměly by být pohřbeny pod vrstvami nabídek. Odrážky, číslované seznamy a spousta prázdného místa usnadňují skenování pokynů a informací.

Aplikace by také měla obsahovat řídicí panel, který poskytuje rychlý přehled o úkolech, plánech a upozorněních, abyste měli o všem efektivně přehled. Pamatujte, že tento nástroj budete používat téměř každý den, takže najděte něco, co by vás mohlo skutečně bavit.

3. Možnosti přizpůsobení

Ideální nástroj by vám měl poskytnout úplnou kontrolu nad tím, které funkce a zobrazení vidíte vy nebo váš tým. Někteří z vás mohou potřebovat jednoduchou nástěnku Kanban a seznam úkolů, zatímco jiní preferují grafy, grafiku a sledovače času, které jim pomohou vizualizovat všechna tato data. Ať tak či onak, sekce by měly být přizpůsobitelné a snadno povolit nebo zakázat.

Měli byste také být schopni přidávat vlastní pole, zobrazení a filtry, abyste mohli sledovat pokrok, na kterém skutečně záleží. Můžete například chtít označit určité úlohy jménem klienta nebo úrovní priority. Podobně můžete chtít vlastní zobrazení, které zobrazuje pouze úkoly s vysokou prioritou přiřazené vašemu týmu.

4. Spolupráce a komunikace

Spolupráce je klíčem ke každému dobrému nástroji projektového řízení. Chcete něco, co vám umožní snadno pracovat se členy týmu a klienty, aby každý mohl sledovat pokrok a zůstat informován. Ujistěte se, že můžete přidat uživatele a určit jejich úroveň přístupu.

Měli byste mít možnost přidávat správce, členy týmu s různými oprávněními a klienty s omezeným přístupem. Přidělování úkolů a termínů by mělo být také jednoduché. Když je úkol přidělen, měl by být na to okamžitě upozorněn prostřednictvím upozornění. Kromě toho by členové týmu měli mít možnost komentovat úkoly, sdílet aktualizace, klást otázky a snadno sdílet soubory.

5. Flexibilita

Dobrý nástroj pro řízení projektů je takový, který se přizpůsobí vašim potřebám, jak váš projekt roste co do rozsahu, složitosti a dat. Nástroj by měl být schopen zvládnout tento nárůst dat a složitosti, aniž by ohrozil výkon nebo spolupráci.

Když projekt dále rozšíříte, budete nakonec potřebovat více nástrojů pro zvládnutí všech procesů. Proto je důležité, aby se nástroj mohl dobře integrovat s jiným softwarem, jako jsou aplikace pro sdílení souborů, e-mailové služby a obchodní nástroje.

6. Mobilní dostupnost

Pokud někteří členové vašeho týmu pracují na dálku a nemají vždy přístup k vyhrazenému pracovnímu prostoru, mobilní aplikace jim může pomoci zůstat ve spojení téměř odkudkoli. Zkontrolujte, zda má nástroj vyhrazenou aplikaci pro iOS nebo Android a zda se funkce přenášejí z plnohodnotného prostředí pro stolní počítače.

Uživatelé by měli být schopni při používání mobilní aplikace minimálně odpovídat na komentáře, kontrolovat přidělené úkoly a držet krok s postupem projektu. To je v dnešní době menší problém jako některé z nich nejlepší nástroje pro řízení projektů již mají vyhrazené mobilní aplikace, které poskytují produktivní zážitek.

7. Zabezpečení a ochrana osobních údajů

I když mnoho lidí může bezpečnostní aspekt přehlížet, je nezbytné, když nástroji svěřujete citlivá data, dokumenty a informace související s projektem. Šifrovací nástroje jako např SSL certifikace jsou velmi důležité. To znamená, že vaše data a dokumenty jsou zakódovány, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu.

Důležitá je také dvoufaktorová autentizace, která vyžaduje nejen heslo, ale také kód zaslaný do vašeho telefonu nebo ověřovací aplikaci. Díky tomu je pro hackery mnohem těžší získat přístup k vašemu účtu.

Nakonec se podívejte na nástroje pro zálohování a obnovu dat. Je možné, že softwarové servery mohou selhat nebo se stát obětí kybernetických útoků. V těchto situacích je životně důležité pravidelné automatické zálohování a plán na obnovení a zprovoznění vašich dat.

8. Ceny a plány

Mnoho nástrojů pro správu projektů je zdarma k použití, ale většina z nich má funkce uzamčené za předplatné. Možná budete moci používat určitý nástroj zcela zdarma, ale získáte omezený přístup k počtu lidí, které můžete přidat na palubu.

Ujistěte se, že nástroj, který používáte, má rozumnou cenu, takže dokonale odpovídá rozpočtu vašeho projektu. Při zohlednění ceny zkontrolujte recenze online, abyste zjistili, zda je zákaznická podpora dobrá. Chcete snadný přístup k chatu, volání nebo e-mailu společnosti v případě, že se něco pokazí.

Nástroj pro řízení projektů je velmi důležitý pro podniky nebo lidi, kteří chtějí vybudovat něco s potenciálním růstem v budoucnu. Pro nezávislé freelancery to možná není tak důležité, ale i tak to hodně pomáhá při zefektivnění pracovního postupu a ujištění, že nepromeškáte termíny.

Nejlepší na tom je, že mnoho z těchto nástrojů je více než jen software pro řízení projektů. Můžete je použít pro psaní poznámek, vytváření automap nebo dokonce jako pracovní kalendář. Tato funkce vše v jednom z nich dělá skvělou hodnotu, pokud pro každou funkci najdete ty správné případy použití.