6 E-mailových nástrojů pro produktivitu, které vám ušetří hodiny

E-mail stále zaujímá své nedílné místo na dnešním pracovišti, a to navzdory rozšíření komunikačních nástrojů s praktickými funkcemi. Jako spolehlivý nástroj pro interní komunikaci, kontakt se zákazníky a online ID používané k registraci pro různé služby je nezbytné používat ty nejlepší nástroje pro produktivitu e-mailu, abyste to maximalizovali technika.

Proč je toto důležité? Zvýšením produktivity e-mailu můžete zefektivnit svůj komunikační proces, vyhnout se přívalu e-mailů, které zahlcují vaši doručenou poštu, a získat více času na soustředění se na jiné úkoly. Níže se budeme zabývat nejlepšími nástroji pro zvýšení vaší e-mailové produktivity.

1. ChatGPT k psaní e-mailů

ChatGPT je chatbot s umělou inteligencí, který dokáže simulovat lidské konverzace a generovat reakce, které znějí přirozeně. Jedním z neuvěřitelných způsobů, jak můžete využít ChatGPT ke zlepšení svého pracovního dne, je jeho použití jako pomocníka při psaní nebo konkrétněji k vytváření e-mailů.

Vše, co musíte udělat používejte ChatGPT pro psaní obtížných e-mailů v práci je jít do Web OpenAI a vytvořte si účet, pokud jej nemáte. Dále uveďte kontext pro to, co chcete napsat do e-mailu.

Například vaše role, komu se e-mail posílá a čeho chcete konverzací dosáhnout. Dále požádejte ChatGPT, aby za vás napsal koncept e-mailu. Tento koncept můžete použít tak, jak je, nebo jej v případě potřeby upravit.

Alternativně můžete použít Microsoft Bing Chat, vestavěný konverzační chatbot poháněný systémem přirozeného jazyka OpenAI GPT, stejnou technologií, která pohání ChatGPT.

Jednou z výhod používání Bing Chat je, že je zabudován do prohlížeče Microsoft Edge. Vše, co musíte udělat, je přihlaste se k vyhledávání Bingu založeném na umělé inteligenci v Edge a použijte jeho Komponovat funkce na postranním panelu pro psaní e-mailu.

2. GrammarlyGO pro úpravu a psaní e-mailů

Po napsání konceptu e-mailu by vaším dalším krokem měla být úprava, zda neobsahuje překlepy a další chyby. GrammarlyGo je další nástroj pro produktivitu e-mailu, který stojí za zvážení. Tak, co je GrammarlyGO? Je to nástroj pro úpravy s generativními schopnostmi umělé inteligence, který vám může pomoci zlepšit pracovní postup psaní a produktivitu.

Pomocí GrammarlyGO můžete zkontrolovat interpunkční a pravopisné chyby, opravit gramatické chyby a zlepšit své psaní. Kromě toho můžete využít generativní schopnosti umělé inteligence Grammarly k vytváření nebo přepisování e-mailů.

Vše, co musíte udělat, je zaregistrovat si bezplatný účet Grammarly, který vám poskytne přístup k základním návrhům na psaní a úpravy a také ke 100 výzvám za měsíc. Kromě toho si také můžete do svého prohlížeče stáhnout rozšíření Grammarly, abyste mohli upravovat a generovat obsah přímo z vašeho prohlížeče, aniž byste museli opustit stránku.

3. Špice zjednodušit a zlepšit váš e-mail

Pokud hledáte inovativní řešení, které přesahuje to, co nabízejí běžní e-mailoví klienti, Spike je inovativní řešení, které může zlepšit váš e-mailový zážitek a produktivitu.

Začněme některými z hlavních problémů, které jsou často spojovány s mnoha e-mailovými klienty, jako je přeplněná schránka a omezená možnost automatického třídění e-mailů.

S vestavěnou funkcí organizace Spike, Prioritní pošta, můžete snadno třídit své méně důležité e-maily, jako jsou propagační e-maily a oznámení z aplikací sociálních médií, do jiné schránky s názvem jiný zatímco uchovává důležité e-maily Prioritní pošta.

Dále Spikova vlákna podobná chatu, podobná těm, která se objevují v aplikacích pro zasílání zpráv, vám umožní snadno sledovat konverzace s vašimi kontakty. Tento konverzační přístup zjednodušuje a zlepšuje vaši e-mailovou zkušenost a umožňuje vám rychle procházet e-maily.

Navíc můžete použít Spike ke sjednocení všech vašich e-mailových účtů do jednoho portálu, abyste mohli sledovat e-maily z různých účtů, aniž byste mezi nimi přepínali. Zatímco jeho Super hledání Tato funkce usnadňuje nalezení toho, co hledáte.

4. Zapier k automatizaci vašich e-mailových pracovních postupů

Integrace nejčastěji používaných nástrojů do vaší produktivity vám může pomoci ušetřit čas a zlepšit vaši produktivitu, protože umožňuje synchronizovat data napříč různými aplikacemi a platformami. Vzhledem k tomu, kolik času trávíte ve své e-mailové schránce, dává propojení e-mailu s dalšími aplikacemi a službami, které pravidelně používáte, smysl.

Ke spojení e-mailu s dalšími oblíbenými nástroji produktivity můžete použít nástroj pro automatizaci pracovních postupů, jako je Zapier. Můžete například použít Integrace e-mailu pomocí Zapier propojit svůj e-mail se Slackem a odesílat všechny příchozí e-maily na konkrétní kanál Slack. Jste uživatelem Kalendáře Google? Zapier můžete použít k automatickému vytváření událostí Kalendáře Google z příchozích e-mailů.

Zapier vám také umožňuje vytvářet vlastní automatizované pracovní postupy pro zpracování jakýchkoli opakujících se úkolů spojených s vašimi e-maily a dalšími nástroji. Tyto integrace Zapier mohou výrazně zvýšit vaši e-mailovou produktivitu.

5. SaneBox k uspořádání doručené pošty

Když je vaše schránka přeplněná a většinu času trávíte tříděním e-mailů, je náročné cokoli splnit. SaneBox je chytré e-mailové řešení, které vám pomůže automaticky uspořádat vaši doručenou poštu.

Pomocí SaneBox můžete vyčistit svou doručenou poštu tak, že prohledáte své e-maily, abyste našli aplikace, weby a zpravodaje, k jejichž odběru jste se přihlásili, a vyberte ty, které chcete vyhodit do koše.

Dále SaneBox využívá umělou inteligenci k třídění vaší e-mailové schránky tím, že identifikuje e-maily, které vyžadují okamžitou pozornost, a zároveň klasifikuje ty méně důležité v @SaneLater složku. Kromě toho můžete také naučit SaneBox organizovat e-maily ručním odesíláním e-mailů do konkrétních složek.

Můžete například posílat spamové e-maily na adresu @SaneBlackHole nebo vytvořte samostatnou složku pro e-maily od členů rodiny. SaneBox si zapamatuje a automaticky přidá všechny příchozí e-maily do příslušných složek.

6. Todoista přeměnit e-maily na úkoly

Jedním z nejlepších způsobů, jak zlepšit svou e-mailovou produktivitu, je přeměnit e-maily na proveditelné úkoly, které můžete splnit. Todoist je efektivní aplikace se seznamem úkolů, která vám pomůže uspořádat vaše úkoly a udělat více.

Můžete nainstalovat Todoist pro Gmail nebo Todoist pro aplikaci Outlook doplňky pro rychlou přeměnu e-mailů přímo z vaší schránky na úkoly. Po instalaci otevřete jakýkoli e-mail, který chcete změnit na úkol Todoist, klikněte na Todoista ikonu, pojmenujte projekt, nastavte termín dokončení a úroveň priority a klikněte na PŘIDAT ÚKOL.

Trávte méně času ve své e-mailové schránce a získejte více práce

Jako komunikační nástroj by vám váš e-mail měl poskytnout informace, které potřebujete k rozhodování a akci. Pokud trávíte příliš mnoho času ve své doručené poště, bude to bránit vaší schopnosti efektivně dokončit svou práci.

Je tedy čas zaujmout proaktivní přístup pomocí výše uvedených nástrojů e-mailové produktivity. Pokud tak učiníte, pomůže vám to uspořádat si doručenou poštu a snížit přetížení e-mailem, udržet krok s nejdůležitějšími e-maily, reagovat rychleji a ušetřit čas na to, abyste se mohli soustředit na důležitější úkoly.