7 základních nástrojů, které potřebujete pro své online schůzky

Online schůzky se staly nepostradatelnými na pracovišti, ať už pracujete z domova nebo v kanceláři. I když jsou nepopiratelně pohodlné, protože spojují lidi lokálně i globálně, jak často jsou produktivní?

Existuje několik problémů, které je třeba překonat, abyste zajistili, že online schůzky budou efektivní a stojí za váš čas. Naštěstí můžete pomocí správné kombinace nástrojů vytvořit prostředí schůzek, které bude více spolupracovat. Níže se budeme zabývat některými základními nástroji pro produktivní online schůzky.

1. Zvětšení pro synchronní nebo online schůzky v reálném čase

Produktivní online schůzka nebude možná bez nejlepší software pro videokonference pro práci na dálku. Díky široké škále nástrojů pro virtuální schůzky, které nabízejí různé funkce a funkce, Zoom vyniká svým intuitivním rozhraním.

To neznamená, že Zoom postrádá výkonné funkce, protože nabízí vysoce kvalitní video a zvuk, nahrávání a možnosti sdílení obrazovky.

To není vše; můžete také použít funkci Virtuální pozadí aplikace Zoom ke změně pozadí, což může být výhodné, pokud máte přeplněný pracovní prostor. Zoom také podporuje integraci s dalšími oblíbenými nástroji pro produktivitu, jako je Slack, Google Calendar a Asana, což usnadňuje vytváření virtuálního prostředí pro spolupráci.

2. Tkalcovský stav pro asynchronní schůzky

Co se stane, když nemůžete dát všechny dohromady na online schůzku? Toto je jedna z nejvíce běžné výzvy pro práci na dálku čelí týmům pracujícím v různých časových pásmech.

Efektivním řešením tohoto problému by bylo mít asynchronní schůzky, které nevyžadují, aby lidé byli současně online. Kromě toho jsou asynchronní online schůzky obvykle produktivnější, protože můžete poskytovat promyšlenější výměny názorů a vést nepřerušované diskuse.

Naštěstí jich je několik asynchronní video komunikační nástroje můžete využít pro své virtuální schůzky. Jedním z nich je Loom, který vám umožňuje nahrávat videa a sdílet je se svými týmy podle potřeby. To je ideální pro vytváření podrobných výukových programů nebo zasílání zpětné vazby členům týmu, aniž byste museli plánovat schůzku.

3. Krisp k eliminaci hluku na pozadí během schůzek

Hluk na pozadí brání produktivitě na pracovišti několika způsoby, zejména při virtuálních setkáních. Ať už se jedná o štěkání vašeho psa, plačící miminko, stavbu za oknem nebo o hovory kolegů v pozadí, hluk může při virtuálních schůzkách rušit.

Krisp je úžasný nástroj s umělou inteligencí pro potlačení hluku, který může zvýšit produktivitu vašich online schůzek odstraněním nežádoucího hluku na pozadí. Krisp můžete použít k zajištění čistého hlasu, minimalizaci rušivých vlivů a vytvoření produktivnějšího pracovního prostředí.

Kromě toho je Krisp kompatibilní s některými z nejpopulárnějších online komunikačních nástrojů, včetně Microsoft Teams, Zoom, Skype a dalších.

4. Camo používat svůj smartphone jako webovou kameru

Když jsme vyřešili sluchovou výzvu v podobě hluku na pozadí, zaměřme svou pozornost na běžný vizuální problém během virtuálních setkání. Většina lidí používá pro videokonference počítače s podprůměrnými vestavěnými webovými kamerami. Camo je perfektní nástroj, pokud chcete zlepšit kvalitu svých videohovorů a vypadat profesionálněji během online schůzek.

Pokud jste obeznámeni s kamerou Continuity Camera od společnosti Apple, která umožňuje majitelům počítačů Mac používat svůj iPhone jako webovou kameru, Camo dělá totéž pro uživatele macOS, Windows, iOS a Android. Vše, co musíte udělat, je stáhnout si Camo do smartphonu a počítače a spárovat obě zařízení pomocí USB kabelu nebo přes bezdrátové připojení naskenováním QR kódu.

Po spárování zařízení můžete upravit nastavení podle svých preferencí a začít je používat s oblíbenými aplikacemi pro videokonference, jako je Zoom, pro vaše online schůzky.

5. Calendly naplánovat schůzky

Jak tedy často přimějete své kolegy nebo klienty, aby se připojili k vašim online schůzkám? Vsadíme se, že strávíte spoustu času odesíláním e-mailů nebo telefonováním, abyste pro každého našli ten nejvhodnější čas. Calendly je účinný online nástroj pro plánování schůzek, který vám může pomoci automatizovat proces plánování, takže se můžete soustředit na produktivní výměnu názorů se svými klienty nebo kolegy.

Plánování schůzek a úkolů pomocí Calendly je jednoduchý. Vše, co musíte udělat, je vytvořit typ události, od individuálních po skupinové schůzky. Vyberte název, místo, popis, trvání a datum události.

Po zadání všech nezbytných podrobností můžete odkaz sdílet prostřednictvím e-mailu se svými pozvanými, aby si mohli vybrat nejlepší čas na základě vaší dostupnosti. Tady nějaké jsou Calendly tipy, které vám pomohou zlepšit se v plánování.

6. Vydra.ai k nahrávání vašich schůzek

Jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, aby vaše online schůzky byly produktivní, je zaznamenat všechny klíčové body projednávané během sezení. Ruční psaní poznámek během aktivní relace však může být náročné, zejména při dlouhém jednání nebo při poslechu rychlých řečníků. V tom může být Otter.ai užitečná.

Otter je asistent pro schůzky s umělou inteligencí, který zaznamenává zvuk a přepisuje řeč do textu v reálném čase. Vydru můžete použít k nahrávání online schůzek ve vaší nepřítomnosti, generování souhrnů, zachycování snímků do poznámek a hledání relevantních informací pomocí vyhledávání klíčových slov.

S Otter se můžete zaměřit na to, aby vaše virtuální schůzky byly poutavější a produktivnější, a zároveň vám poskytuje poznámky a přepisy generované umělou inteligencí.

7. Trello proměnit poznámky ze schůzek na proveditelné úkoly

Setkání slouží jako platforma pro výměnu nápadů a diskuzi o strategiích a řešeních. Co ale přijde po skončení schůzky? Jak zajistíte, aby se všechny plány a strategie projednávané na schůzce proměnily v proveditelné úkoly? Můžeš použijte Trello k organizaci svých projektů.

Trello je nástroj pro řízení projektů ve stylu Kanban, který vám může pomoci organizovat vaše osobní a profesionální úkoly. Je to ideální nástroj pro týmy, které chtějí mít vizuální přehled o projektech tvorbou Desky pro každý projekt a Karty pro konkrétní úkoly v rámci projektu.

Poté můžete nastavit termíny dokončení, přiřadit úkoly členům týmu a připojit soubory související s úkolem. Vaše poznámky ze schůzek se tak snadno změní na proveditelné úkoly.

Bez správných nástrojů se z vašich online schůzek může rychle stát nepořádek v kalendáři a události, které ztrácejí čas. Tyto nástroje však můžete použít mimo jiné k automatizaci opakujících se úkolů, nahrávání a shrnutí konverzací a přeměně poznámek ze schůzek na akceschopné úkoly. To vše vám pomůže vytěžit maximum ze schůzek vašeho virtuálního týmu a zajistí, že budou poutavé a produktivní.