13 hacků Kalendáře Google ke zvýšení vaší produktivity

Klíčové věci

• Nastavte výchozí připomenutí pro všechny události v Kalendáři Google, abyste nezmeškali důležité schůzky a zvýšili produktivitu. V případě potřeby přidejte více oznámení.
• Integrujte Kalendář Google s dalšími nástroji, abyste zjednodušili pracovní postupy a vyhli se neustálému přepínání mezi aplikacemi. Například integrujte se Slack pro plánování a aktualizaci stavu.
• Dostávejte e-mail s denní agendou, abyste upřednostnili důležitá připomenutí a schůzky. Nastavte si to v nastavení Kalendáře Google, abyste zajistili, že už nikdy nezmeškáte oznámení.

Je pravděpodobnější, že jste Kalendář Google alespoň jednou použili, ať už vám někdo poslal pozvánku na schůzku, nebo jste jej právě použili, protože je dodáván s vaším zařízením.

I když je Kalendář Google velmi přímočará aplikace, pokud jde o plánování, přichází s několika úžasné funkce a integrace, které mohou pomoci zvýšit vaši produktivitu a celkově zlepšit účinnost. Níže je uveden seznam některých z nejlepších.

1. Nastavit výchozí připomenutí

Vždy je užitečné nastavit si připomenutí, abyste nezmeškali nadcházející události nebo si dali dostatek času na přípravu. Nastavení připomenutí pro každou novou událost, kterou uděláte, však může být docela oříšek.

Naštěstí vám Kalendář Google umožňuje automaticky vytvářet výchozí připomenutí pro všechny události, které uděláte. Zde je postup:

1. Přejděte na domovskou stránku Kalendáře Google.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola vpravo a vyberte Nastavení.
3. Pod Nastavení mých kalendářů, vyberte svůj kalendář.
4. Vybrat Upozornění na události a poté vyberte + Přidat upozornění.
5. Vyberte si preferovanou dobu trvání kliknutím na rozbalovací nabídku.

V budoucnu budou všechny události, které vytvoříte, automaticky mít tato výchozí připomenutí. Upozorňujeme, že můžete přidat více než jedno oznámení – řekněme, že chcete dostávat několik oznámení o vaší události.

Každodenní správa a používání různých nástrojů, ať už pro osobní nebo pracovní použití, může být zdrcující – vyžaduje, abyste neustále přepínali mezi nástroji, abyste měli přehled o svých projektech a úkolech.

Mnoho z těchto nástrojů umožňuje integrovat Kalendář Google, takže nemusíte ručně přenášet informace do nebo z aplikace do kalendáře. Například Kalendář Google je a docela užitečná integrace Slacku, kterou byste měli vyzkoušet pokud používáte aplikaci pro obchodní zasílání zpráv. Integrace vám umožní naplánovat a odstranit události přímo ze Slacku. Slack může aktualizovat váš stav na základě vašeho plánu! Všimněte si, že způsob integrace Kalendáře Google s aplikací se liší v závislosti na aplikaci.

3. Získejte svůj denní program e-mailem

Pokud máte ve zvyku oznámení ledabyle odsouvat, aniž byste o nich přemýšleli, je velká šance, že svá oznámení z Kalendáře přehlédnete. A pokud upřednostňujete e-maily před jinými formami komunikace, zde je praktický trik: můžete si nechat poslat svůj denní rozvrh přímo na váš e-mail. Tímto způsobem vám neuniknou důležitá připomenutí a schůzky.

Udělat toto:

1. Přejděte do Kalendáře Google a klikněte na ikonu ozubeného kola.
2. Vybrat Nastavení > Nastavení pro mé kalendáře.
3. Vyberte kalendář, ze kterého chcete dostávat e-maily.
4. Přejděte dolů na Další oznámení.
5. Jít do Denní agenda a vyberte E-mailem z rozbalovací nabídky.

Počítejte s tím, že každé ráno v pět ráno dostanete e-mail s denním programem, abyste měli představu, jak by váš den vypadal.

4. Začněte svůj týden v jiný den

Ať už vaše práce zahrnuje změny rozvrhů, offshore úkoly s různými dny zahájení týdne, nebo prostě dáváte přednost netradičnímu začátku týdne, Kalendář Google vám pomůže. Počáteční den týdne můžete snadno změnit v Kalendáři Google.

Jednoduše přejděte do svého Kalendáře Google Nastavení, vyberte Všeobecnéa poté přejděte dolů na Zobrazit možnosti. Klikněte Začněte týden a vybrat si z sobota, Nedělenebo Pondělí.

5. Použijte svůj hlas k nastavení nové události

Pokud zrovna nemáte volné ruce, ale potřebujete okamžitě naplánovat událost, můžete k vytvoření události použít svůj hlas, místo abyste otevírali aplikaci Kalendář Google a zadávali všechny podrobnosti.

Stačí říct něco jako: „Hej, Google, vytvořte událost v kalendáři: večeře s Jane Doe ve 20 hodin. u Chili's. Kromě zaznamenávání všech informací může Google před uložením události požádat o další informace.

Upozorňujeme, že to není možné, pokud používáte zařízení Apple. Siri nemůže vytvářet události pomocí Kalendáře Google. Pokud chcete, aby Siri přidávala události do vašeho Kalendáře Google, musíte jej nastavit jako výchozí kalendář. Udělejte to tak, že půjdete na Nastavení > Kalendář > Výchozí kalendář.

6. Vložit svůj kalendář

Manipulace s vaším rozvrhem může být obtížná, zvláště pokud si s vámi lidé chtějí nastavit rozvrhy. Pokud máte webové stránky, umožněte ostatním lidem, aby si s vámi nastavili plán na základě jejich preferencí vložením kalendáře na váš web.

7. Použijte online plánovací software

Sdílení kalendáře může přinést nevýhodu využití volného času. Pokud hledáte lepší kontrolu nad tím, kdy si s vámi mohou ostatní naplánovat schůzky, stojí za to prozkoumat nástroje, které zjednodušují online plánování, jako Calendly.

Když se zaregistrujete do Calendly pomocí své adresy Gmail, bez problémů se synchronizuje váš kalendář s vaším účtem Calendly. Ale to není vše. Tato integrace přináší řadu výhod, jako je automatické plánování, zpracování časových pásem a přizpůsobení – díky čemuž je zážitek z rezervace s vámi více přizpůsobený.

8. Nastavit časové bloky

Kalendář Google vám může dále pomoci dosáhnout maximální produktivity s časovými bloky. Tato funkce vám umožňuje přiřadit určené sloty, abyste se mohli soustředit na konkrétní projekty nebo úkoly. Díky tomu můžete efektivně zaměřit svou energii na konkrétní cíle, což vám zabrání prokrastinovat a ztrácet čas přecházením z jednoho úkolu na druhý.

9. Automaticky odmítnout události

Používání Kalendáře Google vám nejen pomáhá sledovat vaše schůzky. Můžete jej také použít k zajištění rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Když nastavíte pracovní plán, může Kalendář Google automaticky odmítat žádosti o schůzku, když jste mimo kancelář nebo na dovolené.

Můžete jim také poslat zprávu o nepřítomnosti a informovat je, co mohou mezitím udělat, například je nasměrovat na jiného kolegu, který může vyřídit jejich požadavky nebo obavy.

10. Střídat s jiným časovým pásmem

Práce s lidmi v jiných časových pásmech může zkomplikovat plánování schůzek a nastavování plánů. Místo toho, abyste trávili příliš mnoho času konzultací online převodník časových pásem, můžete použít funkci sekundárního časového pásma Kalendáře Google ke sledování časových rozdílů a předcházení nehodám v plánování.

V Kalendáři Google klikněte na Nastavení > Všeobecné > Časové pásmo. Klíště Zobrazit sekundární časové pásmo pod Časové pásmo.Můžete také přidat štítky do každého časového pásma pro další organizaci.

11. Vytvářejte opakované schůzky

Pokud máte schůzky každý týden nebo měsíc, můžete nastavit opakující se schůzky namísto ručního vytváření událostí pokaždé. Když vytvoříte událost, vyberte rozbalovací nabídku, která říká Neopakuje se a zvolte, jak často chcete událost opakovat.

12. Vytvořte zástupce události

Zatímco vytvoření nové události v Kalendáři Google vám zabere pouze několik kliknutí, zkratka události většinu kroků přeskočí a přenese vás přímo do nového okna události v Kalendáři Google.

Stačí otevřít prohlížeč, napsat cal.newa hit Vstupte nebo vrátit. Kromě toho existuje dlouhý seznam Zkratky Kalendáře Google které vám pomohou procházet a používat aplikaci efektivněji.

13. Najděte si ideální čas na schůzky

Najít ideální čas je další boj s nastavením schůzky nebo harmonogramu. To je tím těžší, čím více lidí je zapojeno, a situace se stává nepřehlednější, pokud do rovnice hodíte různá časová pásma.

Naštěstí má Kalendář Google funkci Najít čas, která vám umožní najít dostupný čas pro každého v týmu. Vyžaduje však přístup k týmovým kalendářům Google a můžete jej používat pouze prostřednictvím webové aplikace, nikoli v mobilní aplikaci. Tato funkce vám umožňuje najít vzájemně dostupný čas, který vyhovuje všem v týmu.

Využijte svůj kalendář ve svůj prospěch

Kalendář Google nabízí řadu funkcí a integrací zvyšujících produktivitu. Od nastavení výchozích připomenutí po správu časových pásem a používání hlasových příkazů vám zvládnutí těchto hacků může pomoci maximálně využít váš kalendář pro efektivní správu času.