6 Pokročilé funkce Microsoft Excel, které musíte znát

Přestože Microsoft Excel existuje nejdéle, má spoustu funkcí, o kterých pravděpodobně nic nevíte. Dokonce i odborníci společnosti Microsoft vám mohou říci, že každý den je den učení s Excelem.

Jaké jsou tedy některé z těchto úžasných pokročilých funkcí, které vám chybí? V tomto článku prozkoumáme šest pokročilých funkcí Excelu, které musíte znát, a jak mohou pomoci zvýšit vaši produktivitu.

1. Fuzzy Matching

Fuzzy matching je a Funkce Microsoft Excel pro produktivitu což vám umožní zkontrolovat související položky v různých seznamech a sloučit je, pokud jsou přibližně podobné.

Pokud například provádíte průzkum a některé položky mají překlepy, fuzzy shoda je započítá spolu se správně napsanými položkami, pokud se pravopis bude co nejvíce blížit správnému jeden.

Příbuzný: Jak vytvořit myšlenkovou mapu v Excelu

Chcete-li, aby byly vaše položky ještě přesnější, můžete nastavit preferovanou úroveň prahové hodnoty podobnosti na vaši fuzzy shodu. Měli byste však vědět, že funkce fuzzy shody bude fungovat pouze u textových sloupců. Zde je návod, jak dosáhnout nejasné shody:

1. Nejprve se ujistěte, že máte Fuzzy Lookup nainstalovaný a povolený v Excelu.
2. Dalším krokem je přeměnit váš seznam na tabulku. Toho dosáhnete zvýrazněním seznamu a stisknutím Ctrl + T.
3. Jakmile to uděláte, uvidíte Fuzzy Lookup Tool se objeví na hlavním panelu.
4. Nyní vyberte, kterou z převedených tabulek chcete porovnat.
5. Poté se zobrazí vyskakovací okno s výzvou k výběru Práh podobnosti chcete pro srovnání – práh 0,85 není tak špatný.
6. Nakonec vyberte buňku, kde je Fuzzy vyhledávací tabulka se vloží a klikněte Jít na Nástroj pro vyhledávání pro dokončení vašeho srovnání.

2. Nové okno a uspořádat

Pokud vaše práce vyžaduje, abyste se zabývali více listy, pak je tato funkce užitečná. Microsoft Excel vám umožňuje otevírat různá okna a uspořádat je tak, jak si přejete, abyste k nim měli snadný přístup.

Máte-li všechny karty, které potřebujete, otevřené a ve svém zobrazení, můžete si ušetřit čas a námahu s procházením mezi více okny. Povede také dlouhou cestu při minimalizaci chyb a zmatků.

Příbuzný: Jak zalomit text v Excelu

Chcete-li použít funkci uspořádání, musíte provést následující kroky:

1. Otevřete požadované sešity a poté klikněte na listy, které chcete otevřít.
2. Klikněte na Pohled kartu, pak Uspořádat vše.
3. V zobrazeném dialogovém okně vyberte možnost, která vám nejlépe vyhovuje.
4. Klikněte OK.

3. Text do sloupců

Takže jste dělali změny ve svém listu, když najednou musíte rozdělit data z jednoho sloupce do různých. Řekněme, že chcete mít jméno a příjmení ve dvou samostatných sloupcích. Vypadá to hekticky, že? Naštěstí nemusíte kopírovat a vkládat data buňku po buňce pomocí funkce text do sloupce.

Příbuzný: Nejlepší online kurzy pro zvládnutí pokročilého Excelu

Umožňuje oddělit texty ve sloupcích pomocí šířky s oddělovači nebo oddělovače, jako je čárka, pomlčka nebo mezera. Pokud tedy položky ve vašem sloupci mají některou z těchto položek, tato funkce vám umožní přesunout část jejích dat do nového sloupce.

Zde je návod, jak používat funkci textu do sloupců:

1. Klikněte na sloupec, který obsahuje zamýšlený text.
2. Klikněte na Data, pak vyberte Text do sloupců.
3. Zobrazí se dialogové okno zobrazující Průvodce převodem textu na sloupce. Klikněte na Vymezené > další.
4. Vyber Oddělovače které se vztahují na vaše údaje. To může být Prostor nebo Čárka.
5. Po dokončení klikněte na další a vyberte data Destinace na vašem pracovním listu.
6. Poté klikněte na Dokončit.

Měli byste si uvědomit, že tato funkce je praktická i pro jiná data, jako jsou data nebo sériová čísla. Klíčem je zajistit, aby byly všechny vaše oddělovače na správném místě, než se pokusíte data rozdělit.

4. Importovat statistiky z webových stránek

Přenos dat z konkrétního webu do vašeho listu Excel může být také problémem, ale už ne. S funkcí Import Stats je to všechno tak jednoduché. Zde je to, co musíte udělat, abyste tuto funkci zprovoznili.

Nejprve musíte otevřít list Excel, do kterého chcete importovat data.

1. Klikněte na Soubor, a v rozevírací nabídce vyberte Otevřeno. Pak si vyberte Přidejte místo. Jakmile to uděláte, zobrazí se dialogové okno s dotazem, které soubory chcete importovat do Excelu.
2. Přejděte dolů na panel otázek, přidejte adresu URL webu, ze kterého chcete importovat data, a klikněte Otevřeno. Bude to trvat sekundu nebo dvě a poté se otevře další dialogové okno s výzvou k zadání bezpečnostního klíče Windows. K tomu dojde, pokud má počítač, který používáte, při spuštění systému Windows přihlašovací heslo.
3. Zadejte tedy své uživatelské jméno pro Windows, přihlašovací heslo a klikněte dobře.

5. Funkce odstranění duplikátů

Poslední věc, kterou chcete při práci s daty, je redundance. Bohužel po přenosu dat z jednoho sloupce do druhého nebo z jiného webu můžete riskovat, že se věci budou replikovat. Chcete-li se tomu vyhnout, můžete použít funkci Odebrat duplicity v Excelu.

1. Vyberte tabulku a pokračujte k Chcete-li to provést, karta Data.
2. Zde klikněte na Odstraňte duplikáty. Tím se zobrazí výzva k otevření okna. Vyskakovací okno se zeptá, které sloupce a řádky chcete skenovat na duplikáty. Zadejte potřebné sloupce a řádky a Excel vaše kopie vymaže.

6. Vlastní seznamy

Vlastní seznamy jsou účinným způsobem, jak se vyhnout zdlouhavému zadávání dat a riziku chyb. Umožňuje vám to vytvoření vlastního seznamu předem přidejte rozevírací nabídku nebo použijte funkci automatického vyplňování aplikace Excel, čímž ušetříte čas.

Příbuzný: Vzorce Excelu, které vám pomohou vyřešit skutečné problémy

Několik příkladů zahrnuje vlastní seznam produktů, zaměstnanců nebo míst. Můžete také použít vlastní seznamy Excelu, jako jsou dny v týdnu nebo měsíce v roce. Chcete-li použít funkci automatického vyplňování aplikace Excel, můžete jednoduše zadat jedno slovo a přetažením rukojeti výplně dokončit zbytek.

Excel vám umožňuje používat váš vlastní seznamy v libovolné tabulce nebo sešitu aplikace Excel kliknutím na Karta Soubor > Možnosti > Pokročilý > Upravit vlastní seznamy v systému Windows a Vynikat > Předvolby > Vlastní seznamy na Macu.

Použijte tyto nové triky, abyste vlastnili svůj Microsoft Excel

Pokud jste velkým fanouškem aplikace Microsoft Excel, máme pro vás dobrou zprávu; nemůžete vyčerpat jeho úžasné vlastnosti! I když to může znít skličujícím způsobem, pamatujte, že všechny existují, aby vám práci usnadnily a zvýšily její produktivitu. A co víc, nemusíte se je všechny učit za den.

Nezapomeňte cvičit každý den a maximálně využít funkce v tomto článku. Pokud je používáte často, budete je mít během okamžiku na dosah ruky!

Jak používat sledování změn v aplikaci Microsoft Excel

Pomocí možnosti Sledování změn v aplikaci Excel můžete sledovat změny v listu, které je třeba aktualizovat nebo zkontrolovat ostatními. Zde je návod!

Přečtěte si další

O autorovi