6 tipů, jak přimět lidi, aby otevřeli a četli vaše e-maily

Přestože nyní máme několik komunikačních platforem nabízejících odlišné funkce pro lepší spolupráci při práci, e-maily mají v našich životech stále zásadní roli, zejména při konverzacích s lidmi mimo naše osobní kruhy.

Problém je v tom, že stále čekáte na odpověď a sami si říkáte, zda byl váš e-mail otevřen a přečten vícekrát, než dokážete spočítat. Zde je několik klíčových kroků pro optimalizaci vašich e-mailů:

1. Začněte působivým tématem

První dojem je všechno, takže je důležité mít silný předmět při odesílání e-mailu – zvláště pokud chcete, aby jej daná osoba otevřela. Předmět je první věc, kterou lidé uvidí, takže musí upoutat jejich pozornost a přimět je dozvědět se více. Pokud je váš předmět nevýrazný nebo spamový, je velká šance, že daná osoba e-mail neotevře.

Na druhou stranu, pokud je předmět zajímavý, pravděpodobně e-mail otevřou a přečtou si, co jste napsali. Na to, abyste upoutali něčí pozornost, máte jen pár sekund, tak je nechte počítat.

Zde je několik tipů pro psaní lepších předmětů:

• Vyhněte se psaní vět, které jsou příliš dobré na to, aby byly pravdivé.
• Přizpůsobte si předmět tak, že přidáte jméno příjemce, své jméno nebo něco jiného, ​​co mu dá vědět, že je váš e-mail určen právě jemu.
• Nepište jednoslovné předmětové řádky jako „ahoj“, „ahoj“ nebo „ahoj“.
• Vzbuďte zvědavost příjemce tím, že napíšete něco, co možná neví.
• Nepoužívejte spamové spouštěče, které mohou váš e-mail dostat do nevyžádané schránky. Některé příklady zahrnují 100 % zdarma, $$$, zdvojnásobte svůj příjem hned, levně, nemažte, jednou za život, abychom jmenovali alespoň některé.
• Vyvarujte se vykřičníků nebo velkých písmen.

Pamatujte, že lidé jsou zaneprázdněni a každý den dostávají nespočet e-mailů, takže si věci zbytečně nekomplikujte vymýšlením příliš dlouhých nebo komplikovaných předmětů. Krátké a přímočaré předmětové řádky jsou ideální, protože usnadňují čtení všem, kdo je obdrží.

2. Napište zabijáckou úvodní větu

Jak jsme již zmínili, nemáte mnoho prostoru k tomu, abyste upoutali pozornost příjemce svým předmětem. Stejný princip platí pro úvodní větu vašeho e-mailu.

Vaše úvodní věta by měla být dostatečně chytlavá a zajímavá, aby si váš příjemce chtěl přečíst více, a měla by také shrnout, o čem je zbytek e-mailu. Pokud je to možné, snažte se vyhnout uvádění nových témat v úvodní větě, protože to může zmást vašeho čtenáře.

Zde je několik tipů, jak pomoci:

• Začněte otázkou. Položit čtenáři otázku je skvělý způsob, jak je zaujmout a vzbudit v nich zájem o to, co píšete.
• Proveďte pozorování nebo sdílejte statistiku, která upoutá pozornost vašeho čtenáře.
• Sdílejte osobní příběh související s daným tématem.
• Pokud chcete, aby čtenář věnoval pozornost, pak by váš otvírák e-mailů měl být jedinečný a měl by se odlišovat od ostatních, které obdržel. Vyhněte se otřepaným úvodním řádkům jako „Doufám, že vám to vyjde dobře“ nebo „Doufám, že je s vámi všechno v pořádku.“ V závislosti na účelu vašeho e-mailu nebo vašeho příjemce, můžete jít na něco zábavného a kreativního, jako například: „Doufám, že už jste vypili kávu“ nebo „Slibuji, že tento e-mail je kratší než předchozí jedničky.”

3. Vyleštěte si pravopis a gramatiku

E-maily budete s největší pravděpodobností používat v profesionálním prostředí a efektivní způsob, jak zlepšit svou otevřenost, je mít dobře napsané a bezchybné e-maily. Překlepy a gramatické chyby mohou způsobit, že budete vypadat neprofesionálně a nedbale.

Pokud si nejste jisti svým sebeeditační schopnosti, je nejlepší nechat někoho jiného, ​​aby váš e-mail před odesláním zkorigoval. Svěží sada očí vám může pomoci zachytit chyby, které jste možná přehlédli.

Případně můžete využít nástroje pro úpravy, např Gramaticky nebo Aplikace Hemingway k vyleštění vašich e-mailů. Jen nezapomeňte zkontrolovat správnost opravené verze, než stisknete tlačítko odeslat.

4. Buďte struční – dostaňte se k věci

Nikdo nečte rád dlouhé, klikaté e-maily a spisy, které se toulají po odstavcích, aniž by se dostali k věci, budou pravděpodobně ignorovány nebo smazány.

Při psaní e-mailu jděte rovnou k věci a vyhněte se bití. To vám pomůže zajistit, že vaše sdělení bude sděleno efektivně.

Kromě toho, pokud máte spoustu informací ke sdílení, zkuste je rozdělit na menší části, aby je váš příjemce snáze strávil. Pokud je to možné, používejte nadpisy a seznamy, abyste si uspořádali své myšlenky a usnadnili jim rychlé procházení vašich e-mailů.

5. Poskytněte užitečné informace

Odstraňte výplňová slova a fráze jako „jen“, „ve skutečnosti“ a „velmi“. Nepřidávají vaší zprávě žádnou hodnotu.

Měli byste se také vyhnout používání zkratek nebo oborového žargonu, pokud nevíte, že je vaši čtenáři předem znají. Tím zajistíte, že vaše e-maily zůstanou dostupné, i když někteří lidé nemají specializované znalosti o tom, o čem diskutujete.

Pokud někdo potřebuje nějaké klíčové informace o události nebo tématu, než se rozhodne, určitě to udělejte zahrňte to hned, aby jim při čtení zbytku neuniklo nic důležitého e-mailem.

6. Odesílejte e-maily ve správný čas

Neexistuje jeden ideální čas pro odesílání e-mailů – záleží na obsahu vaší zprávy a na tom, co chcete od svých příjemců. Jen mějte na paměti, kdy jsou lidé s největší pravděpodobností k dispozici, a podle toho se přizpůsobte.

Pokud například posíláte e-mail související s konkrétní událostí, je důležité, abyste jej neposílali příliš brzy nebo příliš pozdě. Pokud je to možné, snažte se je naplánovat na optimální časy, například během pracovní doby.

Příbuzný: Jak odesílat anonymní e-maily: Tajné metody

Zlepšete míru otevření a čtenost vašich e-mailů

Přečtení e-mailů může mít vážný dopad na vaši produktivitu a ziskovost vašeho podnikání.

Existuje několik důvodů, proč lidé ignorují vaše e-maily, z nichž některé jsou mimo vaši kontrolu. Implementace těchto tipů vám však může pomoci zlepšit míru otevření, počet čtenářů a odezvu na vaše e-maily.

7 nejlepších nástrojů pro organizaci vašich e-mailů a zvýšení produktivity

Ke komunikaci s lidmi používáme e-maily každý den. Může se však rychle stát ohromujícím. Zde je návod, jak uspořádat doručenou poštu.

Přečtěte si další

O autorovi