Být virtuálním asistentem může být zdrcující, zvláště když máte jinou nebo podobnou sadu úkolů pro několik klientů. A jelikož působíte na dálku, je nutné většinu vašich činností automatizovat pomocí softwarových nástrojů pro zvýšení produktivity.
Tento článek zdůrazňuje 10 základních nástrojů a aplikací, které by každý virtuální asistent měl mít ve svém arzenálu. Tyto nástroje zefektivní váš pracovní postup a obohatí vaši zkušenost jako začínajícího nebo pokročilého virtuálního asistenta. Než je ale odhalíme, pojďme si krátce projít pojem virtuální asistence.
1. Slack
Udržování efektivní komunikace s klienty je jako virtuální asistentka zásadní a Slack s tím dělá dobrou práci. Je to jeden z nejlepší platformy pro rychlé zasílání zpráv pro vzdálené týmy který vám umožňuje komunikovat v reálném čase s klienty a členy týmu při práci na projektu.
Projekty můžete rozlišovat pomocí „kanálů“ a zpřístupnit je pouze oprávněným osobám. Kromě toho má Slack funkci volání v aplikaci a zábavné vlastní emotikony pro uvolněnější konverzace. Můžete také sdílet různé soubory s jednou nebo více osobami, včetně zvukových nahrávek a obrázků.
Stažení: Slack for Okna | | Mac | iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
2. Google Workspace
Google Workspace, také známý jako G-Suite, je sbírka různých softwarových nástrojů s různými funkcemi a režimy provozu. Jako virtuální asistent vám však stačí asi osm těchto nástrojů. Obsahují:
- Google dokumenty: Toto můžete použít k vytváření, úpravám a formátování textových dokumentů.
- Google Mail: Tento nástroj je skvělý pro zasílání zpráv a e-mailový marketing.
- Prezentace Google: Tento bezplatný nástroj uspokojí všechny vaše prezentační potřeby.
- Povlečení na postel: Tento nástroj můžete použít pro zadávání dat a sestavování rozpočtu.
- Google Meet: Skvělé pro videokonference a zůstat v kontaktu se svou klientelou.
- Formuláře Google: Můžete to použít k provádění průzkumů a získávání odpovědí v reálném čase.
- Disk Google: Toto je jeden z nejlevnější poskytovatelé cloudových úložišť pro osobní a pracovní soubory.
- Kalendář Google: Pomůže vám naplánovat si projekty a zůstat na správné cestě.
3. Calendly
Calendly je plánovací nástroj pro správu událostí. Jako samostatný kalendář to však nestačí. Chcete-li své schůzky automatizovat a zefektivnit, musíte do aplikace integrovat kalendářovou aplikaci, jako je Kalendář Google nebo iCloud kalendář. Má také různé časové úseky připravené k použití: 15, 30 a 60 minut.
Můžete si naplánovat schůzku s různými daty a časy a vaši hosté mohou svou dostupnost označit v kalendáři. Hosté si však stále mohou vybrat přesný dostupný čas bez ohledu na časové úseky, ale v rámci vámi poskytnutého období.
Stažení: Klidně pro iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
4. Canva
Ve většině případů by součástí vašich administrativních povinností jako virtuálního asistenta bylo grafické navrhování. Proto by bylo nejlepší mít nástroj pro návrh. Canva je vaše oblíbená aplikace pro veškerý design a infografiku. Můžete jej použít k navrhování bannerů na sociálních sítích, letáků, kolotočových příspěvků, karet atd.
A co je nejdůležitější, můžete si s nimi pohrát bezplatná písma Canva, šablony, obrázky a prvky k vytvoření úžasných návrhů.
Stažení: Canva pro Okna | Mac | iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
5. Hootsuite
Hootsuite je komunitní aplikace pro správu sociálních médií, která vám umožňuje sledovat a procházet různé platformy sociálních médií z jednoho místa namísto otevírání více karet. Je kompatibilní s Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn a tak dále.
Můžete vytvářet, upravovat, formátovat a plánovat obsah pro každou platformu, kontrolovat statistiky a efektivně spravovat publikum svých klientů. Přestože je bezplatná verze skvělá, verze pro vám poskytuje přístup k komplexnějším funkcím, zejména pokud máte náročnou klientskou základnu.
6. Ásana
Asana vám umožňuje bezproblémově spolupracovat a řídit projekty. Pokud pracujete s týmem, můžete přidat členy na své pracoviště na Asaně, kde můžete sledovat jejich pracovní postup. Do tohoto nástroje můžete také integrovat Kalendář Google a Disk Google, abyste si mohli nastavit připomenutí úkolů a událostí.
Kromě toho vám Asana umožňuje rozlišovat mezi projekty nebo konkrétními informacemi pomocí barevných kódů a v případě potřeby přidat přílohy. Můžete například použít červenou pro označení projektů s vysokou prioritou, žlutou pro probíhající projekty, modrou pro kontrolované a zelenou pro dokončené projekty.
Stažení: Ásana pro iOS | Android | Mac (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
7. TimeDoctor
Time management je špičková dovednost, kterou by měl mít každý virtuální asistent. Stále však potřebujete nástroj, který vám pomůže zůstat soustředěný, zvláště pokud je vaše mzda hodinová. TimeDoctor vám umožní sledovat vaši práci a volný čas a vidět vaše každodenní úspěchy. Vytváří zprávy o čase stráveném na každém projektu a úkolu.
TimeDoctor vám také pomůže zvládnout rozptýlení. Při práci sleduje dobu používání webu a aplikací. A když překročíte stanovený čas, upozorní vás pop. Také vás upozorní, když váš počítač zůstane nečinný déle, než je vaše obvyklá pracovní doba. Bez ohledu na to můžete ručně upravit čas v případě potřeby.
Stažení: TimeDoctor pro Google Play | Mac | Okna | Linux (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
8. MailChimp
MailChimp vám umožňuje spravovat a komunikovat s publikem a zákazníky vašich klientů. Když vaši klienti uvedou na trh nový produkt nebo službu, můžete použít MailChimp k představení těchto produktů jejich klientele nebo cílové skupině pomocí bulletinů nebo reklamních kampaní.
Tento nástroj vám umožňuje segmentovat vaše newslettery, odesílat hromadné e-maily a analyzovat výkon každé reklamní kampaně. Do platformy můžete také integrovat další nástroje, jako je Shopify a Stripe.
Stažení: MailChimp pro iOS | Android (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
9. Ontraport
Ontraport je další marketingová a CRM platforma, která vám pomůže koordinovat obchodní aktivity vašich klientů z jednoho systému. Jinými slovy, můžete použít Ontraport k představení produktů cílovému publiku klienta a současně spravovat interakce se zákazníky.
Můžete importovat a exportovat kontakty, vytvářet prodejní cesty a automatizovat marketingové kampaně pro obchodní optimalizaci. Kromě toho není rozhraní intuitivní pro začátečníky. S trochou cviku to však můžete obejít. Je také k dispozici jako webová platforma a mobilní aplikace.
10. Gramaticky
Jako virtuální asistent musíte být vždy na vrcholu své hry s obsahem a používání tohoto nástroje vám toho pomůže dosáhnout. Grammarly je široká editační webová platforma, která kontroluje textový obsah na gramatické chyby, výřečnost, pravopis, interpunkci, plagiáty a kvalitní doručení.
Platforma využívá umělou inteligenci, aby zajistila, že váš obsah bude téměř bezchybný a srozumitelný. Můžete zkontrolovat, zda je váš obsah poutavý, a kategorii lidí, která nejlépe vyhovuje. Bezplatná verze je však omezená a budete se muset zaregistrovat do placené verze, abyste mohli využít všechny vzrušující funkce.
Můžete také uložit své dokumenty a v případě potřeby se k nim vrátit.
Stažení: Gramaticky pro iOS | Mac | Okna (Bezplatné, dostupné nákupy v aplikaci)
Vynikněte ve své kariéře jako virtuální asistentka
Virtuální asistence je rychle rostoucí odvětví; proto můžeme v blízké budoucnosti očekávat dobrou úroveň saturace. Získání základních dovedností virtuálních asistentů je nezbytné, abyste zůstali relevantní v oboru. Kombinace těchto nástrojů, které jsme uvedli, s vašimi dovednostmi vám však pomůže vyniknout ve vaší kariéře.
A konečně, pokud jste v oboru noví, musíte se nejprve naučit, jak se stát virtuálním asistentem, než začnete hledat nástroje. Konzumace základních informací o kariérní cestě vám pomůže tyto nástroje dlouhodobě nezneužívat.
